便利なツールでも、使い方を間違えると怖いことに。


昨日応募を開始したGoogle Appsの
使い倒しプロジェクトですが、
応募はいただいたんですが、
たくさんというほどじゃなかったです。
quest.s196.coreserver.jp/www.9-4.jp/main/5syv…

あれ?もしかして難しそうに感じた?
もしくはみんなそんなに使ってない?
もしくは有償版とか必要性を感じてない?

えーと、なんでGoogle Appsなのかを
少し説明させてもらいますね。

私の場合ですけど、最近Google Docsで
ミーティングの時アジェンダ(目次)とか
議事録取ることが多くなりました。

これはGoogle版Wordみたいなもんなんですけど、
オンラインで共有して、みんなでリアルタイムで
書き込みができるから、かなり便利なんですよね。

自分が使うつもりがなくても
招待されるもんだから否応がなく
使わされることになります。

これがクラウドの悪い所ですね(笑)
口コミでしょうがなく使うことになる。

次にGoogleスプレッドシートなんですが、
これはGoogle版のエクセルみたいなもんですが、
これはシフト管理とか数字の
シュミレーションに使うことが多いです。

Skypeなんかでミーティングしながら
スプレッドシートを共有して
仕入値を変えたり、売上変えたりして
「こんぐらい出せるかなーいやこのくらい?」
とかミーティングしながら決めれるんです。

これも凄く便利なので、いつの間にか
Google Appsの虜になってしまいました(苦笑)

Google Appsは権限の設定ができます。
例えばGoogle Docsでミーティングする時、
3人だけ情報を見れるようにするためには
共有ボタンを押して招待すればいいんです。

ところがミーティングって入れ替わりしたり、
あとで概要だけ知ってもらうために
参加者以外の方にも見せたい場合がありますよね?

そういう場合、Wordだったらメールをファイル添付して
CCでその他の人にも送信とかってしてたけど、
今はGoogle Docsで共有者を増やせば良いだけなので
随分とその辺りが楽になりました。

ところが、あまりにも入れ替わりがあると面倒なので
「リンクを知ってる人全員」がアクセス可能という
設定にしてリンクを渡すだけでイチイチ招待する
必要がなくすることもできるんです。

これだと、招待ってどうするの?とか
あれ?ファイルが見れません!(未ログイン状態)とか
使い方を教える必要もないので便利なんです。

が!

実はそのまま放置してしまうと、
大事な極秘アジェンダのリンクが
バズって知らない人に見られたり。。

少し設定を間違えると、なんと検索エンジンで
しかも1位表示されてしまう事態になったりします。

ということで、有償版で権限の一括設定をして、
ファイルやフォルダの管理をしっかり
行い使い倒したいなという風に思っています。

便利な使い方をマスターして、ある日突然
「スプレッドシートでミーティングします!」
と言われても、すぐ対応できるように
マニュアルも作っておきたいんですよね。

ということで、オンラインのミーティングや
クラウド系のソフトは便利なんですが、
使い方を間違えるとボタン1つで
大切な情報が流出してしまう可能性があります。

年金情報流出が・・とかって笑ってる場合じゃなくて
使いやすいツールほど誰が何するか分からないので
もし、ピンと来ない方は私達がまとめた資料を
よく読み込んでスマートに活用してくださいね。

ということで、あと1日だけ募集を継続します。
あなたが活用してみて分かった便利な方法などを
テーマに沿って1つずつ記事にする簡単なお仕事です。
quest.s196.coreserver.jp/www.9-4.jp/main/5syv…

ksudhghs


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エグゼクティブクラブ代表の吉田です。 エグゼクティブクラブは9年に及ぶ実績を元に多数の成功者を輩出し、 14,000件以上に及ぶメール相談実績、2,700有余名以上の歴代会員サポート実績、 マニュアル・コンテンツ総数3300ページ以上、10名以上の講師陣によるサポート体制、 業界最大級の海外販売・個人輸出の会として、 あなたに的確なアドバイスをさせていただきます。

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