仕事がどんどん進むやることリストの作り方。


やりたいことがいっぱいありすぎて、
もうどうして良いのか分からない。

そういう相談は常日頃からいっぱい受けます。
本人がどうしていいか分かってないので
そもそも話しの的も得てない、話も前後する。

そういう時にまず、私がするのは
黙って相手の話しを聞くということ。
簡単な話し、ヒヤリングですね。

混乱の原因を把握し、紙に書き出して位置を示す。
その後にするのはアウトプット、見える化です。

やりたいことがいっぱいある、
情報収集しすぎたり、本を買いすぎると
途端に頭でっかちの手付かずな人になります。
仕事のキャパを超えても同じですね。

そんな時どうするかって言えば
部屋の掃除をするのと同じ。

散らかった部屋全体を見ると愕然とするけど、
まずは目の前のことから始めるしかありません。

目の前のゴミから1つずつ片付けてく。
この繰り返しで、いつの間にか部屋がキレイになる。
これが一番早く片付く方法です。

大事なことだらけのビジネスにおいて、
何が重要で一番最初に取り掛かるべきなのかを
判断するためにマネジメントシステムがあります。

マネジメントシステムの導入って審査費用や
コンサルティング料を含めると
300万円とかすることがあります。

私はこれをサラリーマン時代に上司に怒られながら
必死で習得したので一切ブレない経営ができてる。

今日はその高額なノウハウの中でも
ごく基本的な考え方をお話させていただきます。

今ってビッグデータの時代です。

あなたもビッグデータという言葉ぐらいは
聞いたことがあるはずですよね。

ビッグデータとは何か。

それはPOSデータのような
コンビニ客の購入情報やスマホの位置情報、
AmazonのASINコードのことを指します。
大量かつ膨大なデータですね。

でも、あなたの「やりたいこと」も
ビッグデータだってことは知ってました?

やりたいことが(データ)
多すぎる(ビッグ)

ね、ビッグデータでしょ(笑)

あなたのやりたいこととは何か。
それを書きだすのが
P1=情報の洗い出し、です。

超簡単なのでやってみてください。

エクセルでもGoogleスプレッドシートでもいいので、
縦の軸にやりたいことを思いつくまま書き出すんです。

ここで大事なのは「出し尽くすまで書き切る」ということ。
3分ぐらい思いっきり集中して書き切ります。

やりたいこと
・Amazon輸出
・eBay輸出
・海外サイト構築
・爪切り
・耳かき
・名刺の整理
・外注さんへのマニュアル作成
・メール返信
・セミナー申し込み
・映画見る

とりあえずこれだけ出てきたとします。
縦軸はこれで完成。もう無いと「決める」

では次にやるべきことは
データマイニングです。
これもP1=情報の洗い出し、です。

データマイニングっていうのは
発掘っていう意味で、データの中から
優先順位の高いものを抽出すること。

抽出条件は今度は横の軸に
思いつくままに書き出します。

一番メジャーなのは緊急性と重要性。
それだけで優先順位の高いものを
発掘できそうになかったら
もっと条件がないかと追加していきます。

やりたいこと抽出条件
・緊急性
・重要性
・時間

んーとりあえずこんくらいかな。
ちなみにAmazon輸出だったら
縦軸がASINコード、横軸は在庫の有無や
ライバルの数とかだったりします。

以前は価格差取れてるのに在庫チェックしてないとかで
アカウントサスペンドになるケースが多発しましたね。
抽出条件の項目が少なすぎたからです。

だから横軸を増やすのもとても大事。
今回はこれで完成。もう無いと「決める」

縦軸と横軸が揃ったら点数付けをします。
これがP2=点数付け、です。

点数評価の方法は5点満点やABC評価など
色んな考え方がありますが、
私が好きなのは2点評価法。

出来るか出来ないか、大きいか小さいか
という2択で判断してくので楽なんです。

あなたはAmazon輸出で少し稼げてたとします。
eBayはこれからやりたいことの1つ。

Amazon輸出は今すぐ緊急でやらなきゃいけないか?
うーん、そうでもないかな。緊急度は小1点

Amazon輸出は重要なことだろうか。
辞めるわけにはいかないから重要度大2点。

リサーチしたりとか作業に時間かかるから
時間は掛かる1点。

次はeBay輸出・・。と順番に点数をつけていきます。

試しに点数付けしてみた一覧がこちら。
150207

この結果を考察すると、今すぐやるべきことは
1.メール返信
2.爪切りと耳かき
だということが分かりました。

シートはこれで完成。
1番目から順番にやると「決める」

これをマーケティング用語では
ファネル(漏斗)と読んだりしますよね。

やりたいことを書いて、1つに決めます。
見込み客を集め、その中で絞込をします。
原理原則はどちらも一緒です。

広げるだけ広げてから、1つに絞る。
これがP1P2でやるべきこと。

そこまで行ったら他のやりたいことは
一旦忘れてやるべきことに集中する。
これがD=実行、です。

何も考えずに順番に終わらせて、
完了時にするのがC=チェック、です。

やってみてどうだったのか、
前提条件に誤りはなかったか、
もっとやりたいことがなかったか。

あれば表に追加していきます。
そして次にやるべきことを検討します。

1番目と2番目は終わってるので
3番目にやることを決めましょう。

同点が4項目あるので横軸のマイニング項目を
増やす必要があるかもしれません。
A=改善、です。

こうやって、やりたいことが無くなるまで
この工程を繰り返していくんですね。

この一連の流れのことをPDCAサイクルと言います。
あなたも一度は聞いたことがあるでしょう。

PDCAサイクルは、絶対に後ろに戻ってはなりません。

継続的改善と言って、真っ直ぐ順番に
継続しながら改善しないといけないんです。

よくある失敗例が、さあやろうと
手を付けた(Do)のに、またやりたいことが
頭の中に浮かんできて(P1)逆流することです。

PDCAサイクルは別名スパイラルアップと言って、
螺旋状に上昇することを目的としています。

150207b

やるべきことを決めたら戻らない。
今やるべきことを速攻で終わらせてから考える。

いかに素早くPDCAを回すかが鍵なんですよ。

こういうのって、1人ならいいんですけど、
プロジェクト単位や組織単位で
みんながバラバラに動いていると
収拾がつかなくなるぐらい混乱します。

なので組織全体として「やるべきこと」を決めて
トップダウンで全員が1つのタスクを実行すれば
今までの何十倍も早く動けたりするんですよね。

この順番通りにすれば、決めるタイミングがどこで、
いま自分はPDCAのどこにいるのかが把握できます。

これは私の独学ではなくて、
れっきとした学問です。

なぜ、多くの人が理解できないかというと、
学校や資格試験で「試験の解き方」ばかり学んでるから。

マネジメントシステムでは
「試験の作り方」を学ぶんですよ。

言われたことを正確にこなすためのものではなく、
お題そのものを考えて回答を作るための仕組みです。

その上で、両者には正答と誤答があります。

算数なら1+1=3と書いたらバツ。

マネジメントシステムは
DからPに戻ったらバツなんです。
(緊急事態を除く)

言われたことを完璧にこなせる人は多いけど、
やるべきことを自分で決められる人は少ない。

試験を解くのと同じように、
どんな試験を作るのかっていうのも
既に体系化された仕組みがあるんです。

答えのない世の中に答えを見出す
マネジメントシステム。

入門編は、このくらいで。


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エグゼクティブクラブ代表の吉田です。 エグゼクティブクラブは9年に及ぶ実績を元に多数の成功者を輩出し、 14,000件以上に及ぶメール相談実績、2,700有余名以上の歴代会員サポート実績、 マニュアル・コンテンツ総数3300ページ以上、10名以上の講師陣によるサポート体制、 業界最大級の海外販売・個人輸出の会として、 あなたに的確なアドバイスをさせていただきます。

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