なぜ、あなたのメールは届かないのか?


吉田です、おはようございます。

「このまま無視すれば警察へ通報します。」

1通のメッセージが届いてから、
メール配信について徹底的に見直すことにしました。

私のビジネスは直接会うことはごく稀で、
やりとりする時に一番多く使うのがメールです。

メール以外の活用方法も増えたけど・・

社内やパートナーとのやりとりは基本的に
チャットワークを使って行い、
会議は国内だけでなく、海外も多いので
スカイプかLINEを使うことが多いです。

でも、これは1対1もしくは最大15名までの
コミュニケーションにしか使えません。

無限大の人数を相手にするためには
メルマガ・ブログ・YouTube・SNSなどの媒体を
利用していくことになります。

これなら見る人が何千万人いたとしても
1人で対応は可能です。

中でも私が最重要視しているのがメール。
メールは読まれなくなってきているという
マーケッターの話しはよく聞くけど、
私はこれからもメールは使われ続けると考えています。

それはなぜか。答えは簡単で
「1つに集約する手段はメールしかないから」

基本的に物販の場合は
販売するセラーの数より購入する
バイヤーの数の方が圧倒的に多くなります。

例えばブログを見て、気になった商品を注文する時に
ブログのメッセージから直接返事が大量に返ってくると
メッセージの返答ができずにパンクします。

100の注文を短時間で一気に返答するためには
一旦ブログの中に注文フォームを作って
メールで「注文を受け付けました」と返してあげる
ことが必要になります。

他にも商品についての問い合わせがあった場合は
メールで質問を受け取って、内部で別の担当者に
振り分けて答えてもらうことで多くの顧客の質問に
数名の担当者で迅速に返答をすることが可能です。

この「担当者振り分け機能」が
全ての鍵を握ってます。

1箇所に集約できるのはメールだけ

ブロガー、アメブロ、eBay、Amazon、Facebook、
Twitter、YouTube、LINEなどコミュニケーションを取る
媒体はたくさんあるけど、何かの注文が確定した時
「注文が確定しました」と自動返信してくれる機能は
メール以外にはありません。

成果物がコンテンツの場合は
この自動返信メールが受け取った証拠になります。

もしメールがなかったら、
各媒体から注文を受ける度に
1つ1つ手動で返信をしなければなりません。

1000個売れたら1000回返す必要がある。
Facebook、Twitterなどで「この商品欲しいんだけど」
って言われたら、各サイトを見に行って
返事しないといけないので注文が集中したら
対応不能とコストアップに繋がります。

そのため、普段の質問はブログの
メッセージ欄などでも気軽に返信しますが、
商品やサービスの購入の際は必ず
「こちらの注文フォームからお申込み下さい」って
URLを渡して促してあげるようにしています。

例えば先日は別事業部の担当者が
WhatsAppを使って顧客と個別に対応してましたが、
これだと24時間ひっきりなしに連絡が来て
質問がずっと続いてしまいます。

本人も若干疲弊していたようで、
これでは稼ぎ続けられる
サービスとして成り立ちません。

WhatsAppから直接本人の携帯に質問が来たら、
メールで質問下さいって返事をして
窓口のメールアドレスを教えてあげる。

その後、日本時間の日中はシンガポールの担当者、
夜間はアメリカの担当者が返信するように
ワークフローを組めば、無理なく返事を
してあげられることができるでしょう。

2人でメールのテンプレートを共有すれば
似たような質問にはコピペ文と少し愛嬌のある
文章を追加してあげることで
迅速かつ丁寧な対応が可能になります。

こんな風に、私もそうですが多くの企業が
メールを活用して情報の一元化を測っています。

どこからアクセスされても最終的に
メールに促されるということは
利用者はメールアドレスを
持たされることに繋がるので
やはりメールは最重要項目だということですね。

こういった顧客教育を通じて
円滑にビジネスが回る仕組みを
作り上げていくことは、
数が大きくなるほどに必要で
最終的にはメールに統一する他ありません。

では、なぜ警察に通報するって話になったんでしょう。
(問合せの方、ネタにしてすいません)

自動返信メールはなぜ届かないのか

実は、自動返信メールが届かないという
トラブルが発生していたからです。

なぜ自動返信メールが届かないのか。
それはメールのスパム判定と大きく関係してます。

自動返信メールというのは注文を受けた
本人が返しているものではなくて、
システムから自動的に送られているもの。

みんながこの仕組を正しく使っていれば
問題ないのですが、フィッシング詐欺なども
同じ方法でスパム自動返信を送ります。

なので、Gmailその他のメールクライアントが
独自の方法でチェックをして
怪しいメールが届かないようにしてるんですね。

このフィルタは詐欺の撲滅には有効ですが、
誤って正しいメールもフィルタして
しまうことがよくあります。

その場合は問合せをいただいて
手動で個別に返信をさせてもらっています。

1000件のうち、990件が返信されてれば
残り10件だけ手動返信で事足ります。
全体での返答率は100%を維持してます。

だからこそ、PayPalでもトップマーチャントで
様々な優遇措置(保留金ゼロや専属担当者)の
称号を得ているという自負があります。

結局この方のケースは、
個別にご質問いただいたメールの返信も
全て届いていなかったようなので、
最終的にはお電話いただいて
別のメールアドレスで返信して解決しました。

自動返信メールが届かない場合は
配信システムが汚れている可能性が高い。

1対1で個別の返事をしてて届かない場合は
受取側の設定に問題がある可能性が高い。
稀なケースですが覚えておくと良いです。

今回についての原因は恐らくご本人の
メールアドレスの設定にあったと思いますが、
いずれにせよメールが届かないという
問題が大きくなってきたので、
それを洗い出して解決することにしました。

一斉送信メールにも問題が

さて、私は自動返信メールの他に
メルマガで一斉送信のメールも使うのですが、
これも最近到達率が悪くなってきました。

なぜかというと、この一斉送信も
スパマーや出会い系などの業者が
大量に送信したりしてるからですね。

一斉送信している本人が悪くなくても
そのシステムを利用している同居人が
スパムメールを送信していると
届かなくなるケースがあります。

これを感覚的に「汚れ」と表現しています。

その他にも、同じIPアドレスから
大量のメールを送信しても届かなくなります。

自社開発のサイトからメールを
5秒に1回ずつ送るシステムを作って
しばらく3000通ぐらい送信してたのですが、
まもなく到達率がゼロになりました(苦笑)

メールの配信システムを選ぶ際は
1.同居人を審査してる信頼できるサービス
2.到達率向上に務める有料サービス
を選ぶ必要があります。

私は国内と海外合わせてメール配信システムを
6つぐらい契約してて、ABテストを繰り返してます。

ここしばらく惰性で使ってたんですが、
到達率が悪いことに我慢できなくなり、
今回思いっきり時間を掛けて洗い出しました。

では、どこのサービスが一番良いのか?

そして中でも海外向けに活用してた
MailChimpが一番という結論に達しました。
quest.s196.coreserver.jp/www.9-4.jp/main/?p=3144…

私は国内の私個人が行っている
海外販売の情報発信の他に
海外でも情報発信を行っています。

海外向けは主に英語圏、
国内向けは主に日本語圏の人に伝わるように
あえて別の配信サービスを使ってました。

なぜかというと、それは
フォントや文字コードの問題があったからです。

MailChimpは海外のメール配信サービスで
到達率は間違いなくナンバーワンなのですが、
文字コードやフォントの問題がありました。

海外は主に1バイトの半角文字が多く、
日本は主に2バイトの全角文字が多い。

そのまま使うと昔は文字化けしてたんですが、
最近はスマートフォンが増えたので
ほぼ問題はありません。

ただ、フォントは別です。
開発者は英語フォントしかみてないので
日本人がいつも使ってる明朝体などが
なかったりするんですよね。

多少の違和感は否めないかなと。

そういった意味でも日本と海外は
メール配信サービスを長らく分けてました。

しかし、そもそもメールが
届かなかったら意味ないやんけ!

ということで、今回移行することに。

更に私の決断を後押ししたのが
つい最近国内でもMailChimpを使う人が
増えたからというのがあります。

先駆けとなったのは、1月に
新年会を一緒に開催する船原さん。
quest.s196.coreserver.jp/www.9-4.jp/main/kgod…

同じ情報を持っていたとしても
それが信頼性に足るものなのかどうかは
やはり実験を繰り返した人と
情報を共有するのが一番です。

私は私の方法で検証し、船原さんは
船原さんの方法で検証し同じ決断をしました。

両方が採用しているということは
これは間違いないだろうという
角度の高い判断ができますよね。

そういった意味でも来年の新年会では
角度の高い情報にたくさん触れることで
あなたにとっても多くの本物の情報を
得られる事ができるでしょう。

まとめ

インターネットの情報は溢れています。
今、私が重要視してるのは
「何を知っているか」よりも
「誰からその情報を得たか」です。

デジタルの時代ですが、あえてアナログ。
普段のコミュニケーションはデジタルでも
会って話すことでシンプルに情報を
「選択と決断」できるようになります。

よき友人と共に、稼ぎのステージを上げましょう。
最強の輸出入新年会2014で
あなたと会えるのを楽しみにしてますね!

【あとがき1】

こういう作業っていうのは収益を生むより
効率化でコストを削減するって話なので
出来るだけ時間をかけたくない分野です。

テストを行ってる時はいっつも
「こんなどーでもよいことに時間を使って・・」
ってすっごいナーバスになるので
きっとあなたもやれば同じことになるでしょう。

それなら私の経験や知識を使って
それを応用するのが一番早いということですね。

これからも、あなたのためになる
自ら実践した経験談のみをお話ししていきます。

是非、読み続けてくださいね。


The following two tabs change content below.
エグゼクティブクラブ代表の吉田です。 エグゼクティブクラブは9年に及ぶ実績を元に多数の成功者を輩出し、 14,000件以上に及ぶメール相談実績、2,700有余名以上の歴代会員サポート実績、 マニュアル・コンテンツ総数3300ページ以上、10名以上の講師陣によるサポート体制、 業界最大級の海外販売・個人輸出の会として、 あなたに的確なアドバイスをさせていただきます。

最新記事 by 吉田ゆうすけ (全て見る)