便利なツールでも、使い方を間違えると怖いことに。

昨日応募を開始したGoogle Appsの
使い倒しプロジェクトですが、
応募はいただいたんですが、
たくさんというほどじゃなかったです。
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あれ?もしかして難しそうに感じた?
もしくはみんなそんなに使ってない?
もしくは有償版とか必要性を感じてない?

えーと、なんでGoogle Appsなのかを
少し説明させてもらいますね。

私の場合ですけど、最近Google Docsで
ミーティングの時アジェンダ(目次)とか
議事録取ることが多くなりました。

これはGoogle版Wordみたいなもんなんですけど、
オンラインで共有して、みんなでリアルタイムで
書き込みができるから、かなり便利なんですよね。

自分が使うつもりがなくても
招待されるもんだから否応がなく
使わされることになります。

これがクラウドの悪い所ですね(笑)
口コミでしょうがなく使うことになる。

次にGoogleスプレッドシートなんですが、
これはGoogle版のエクセルみたいなもんですが、
これはシフト管理とか数字の
シュミレーションに使うことが多いです。

Skypeなんかでミーティングしながら
スプレッドシートを共有して
仕入値を変えたり、売上変えたりして
「こんぐらい出せるかなーいやこのくらい?」
とかミーティングしながら決めれるんです。

これも凄く便利なので、いつの間にか
Google Appsの虜になってしまいました(苦笑)

Google Appsは権限の設定ができます。
例えばGoogle Docsでミーティングする時、
3人だけ情報を見れるようにするためには
共有ボタンを押して招待すればいいんです。

ところがミーティングって入れ替わりしたり、
あとで概要だけ知ってもらうために
参加者以外の方にも見せたい場合がありますよね?

そういう場合、Wordだったらメールをファイル添付して
CCでその他の人にも送信とかってしてたけど、
今はGoogle Docsで共有者を増やせば良いだけなので
随分とその辺りが楽になりました。

ところが、あまりにも入れ替わりがあると面倒なので
「リンクを知ってる人全員」がアクセス可能という
設定にしてリンクを渡すだけでイチイチ招待する
必要がなくすることもできるんです。

これだと、招待ってどうするの?とか
あれ?ファイルが見れません!(未ログイン状態)とか
使い方を教える必要もないので便利なんです。

が!

実はそのまま放置してしまうと、
大事な極秘アジェンダのリンクが
バズって知らない人に見られたり。。

少し設定を間違えると、なんと検索エンジンで
しかも1位表示されてしまう事態になったりします。

ということで、有償版で権限の一括設定をして、
ファイルやフォルダの管理をしっかり
行い使い倒したいなという風に思っています。

便利な使い方をマスターして、ある日突然
「スプレッドシートでミーティングします!」
と言われても、すぐ対応できるように
マニュアルも作っておきたいんですよね。

ということで、オンラインのミーティングや
クラウド系のソフトは便利なんですが、
使い方を間違えるとボタン1つで
大切な情報が流出してしまう可能性があります。

年金情報流出が・・とかって笑ってる場合じゃなくて
使いやすいツールほど誰が何するか分からないので
もし、ピンと来ない方は私達がまとめた資料を
よく読み込んでスマートに活用してくださいね。

ということで、あと1日だけ募集を継続します。
あなたが活用してみて分かった便利な方法などを
テーマに沿って1つずつ記事にする簡単なお仕事です。
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ksudhghs

未経験者歓迎!業務拡大につき新規メンバー募集します。

にわとりが先か、卵が先かって話しがあって。

要はどっちが先にあるべきだったのかって
いう喩え話だと私は考えてます。

ビジネスに置き換えて
よく考えるようになりました。

売上がたくさん生まれるから
人がたくさん必要になるのか。

それとも人がたくさんいるから
売上がたくさん生まれるようになるのか。

私はどっちが正しいか、
どっちの道に進むのか、
今まで方向性すら決めてませんでした。

現在の私の状況は、売上がどんどん伸びていて、
人手がまったく不足してる状況です。

また、前代未聞の凄いことをこれからするので
準備にも時間がかかることをやってます。

業務効率を上げながら
人も増やさなきゃいけません。

私も未熟なところがあって、
人を増やすことに対して臆病な所がありました。

今の時代はそこそこ少人数でも
結果を出すことはできるけど、
人が少なければ1人当たりの負担は増えます。

正直、みんなの体を酷使してまで稼ぐ必要が
あるんだろうかと、かなり自問自答しました。

でも、売上が伸びるということは
期待をされているということです。

その期待に答えるためには器を
大きくしなきゃいけないなと
切実に考えるようになりました。

人がいるからこそ、売上を伸ばすことが出来る。
なので1人あたりの負担を減らし、休みも増やして
みんなが生き生き仕事できる環境を作っていこうと。

私にとっては今までとは真逆の発想で
勝負をすることに頭を切り替えました!

なので、いまはどんどん求人募集をかけてます。

さてそこで問題になってくるのが
どんな風にコミュニケーションを取るのかという点。

ファイルの受け渡しや音声ミーティング、
内部のマニュアルを限定されたメンバーと共有したり。

グループウェアやツールを色々試してみましたが
Google Appsが一番良さそうだという話しになりました。

Google Appsっていうのは
Googleドキュメント(オンラインのWord)
Googleスプレッドシート(オンラインのExel)
みたいなもので、無償版から有償版まで
非常に高性能なツールです。

もちろんGmailもGoogle Appsの中の1つです。

これを、私と一緒に使い倒して
ノウハウ化してくれる人を募集します!
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まずはチームを作ってGoogle Appsを使い倒し、
Gmailの便利な使い方やスプレッドシートを
共有する方法などを1つ1つコンテンツにしていきます。

コンテンツと言ってもブログ記事にする程度の
とても簡単なお仕事になります。

こういった、便利な「使い方」や「How to」を
これからどんどんまとめていきたいと思っています。

もちろん、報酬はしっかりお支払いします。
ただ他にもお任せしたい仕事がたくさんあるので
できればこういう作業が好きな方で、
長くお付き合いできる方を希望します。

自分がやっていることや興味のある分野の
アウトプットしながら成長したいという方は、
是非こちらの応募フォームより
どしどしご応募くださいね!

詳細はこちら
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どうぞよろしくお願いいたします!

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