職場の人間関係は大切ですが、リモートワークの場合には特に重要な要素で、従業員との関わりがなくなればなくなるほど、離職率が高くなるという統計もあります。
さらには、その離職した従業員の73％がオフィス外でできる仕事を探しているというデータもあります。
では、従業員がよりあなたや会社に尽くしてくれるようになり、チーム間の結束を強くするためにはどのようにしたらよいのでしょうか？
そのためには、メッセージングツールを使うことをオススメします。
メールのみでのやり取りも可能ではありますが、例えばメールだど受信ボックスがいろんなメールで溢れかえってしまって、必要なメールや情報を見つけることが難しい場合が多々あります。
メッセージングツールを使えばそういった心配もなくなりますし、1つのソフトでインスタントメッセージ、音声通話、ビデオ通話、タスク管理などがすべてできるようになります。
メッセージもチャット形式ですので、メールよりもリアルタイムに近いやり取りができるようになります。
最近ではモバイルアプリも用意されているものがほとんどで、普段パソコンでやり取りしている内容や連絡先はクラウド共有されていて、端末を選ばずどこからでも使用することが可能です。
そこで、メッセージングツールの中でもよりビジネス向けである『チャットワーク』について、今後何回に分けて使い方をお話していきます。
今回はまず、チャットワークの機能のご紹介や導入方法などについて解説します。
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２．リモートワーク効率化に必須！チャットワークの使い方（設定編）
３．リモートワーク効率化に必須！チャットワークの使い方（タグ編）
４．リモートワーク効率化に必須！チャットワークの使い方（タスク編）
５．リモートワーク効率化に必須！チャットワークの使い方（ファイル共有編）
チャットワークとは？
チャットワークとは、Chatwork株式会社（旧EC studio）が運営するクラウド型ビジネスチャットツールです。
世界180カ国で利用されていて、2017年には導入企業数が127,000社を超え、ますます大きな進化を遂げています。
利用可能言語も日本語、英語、中国語に加え、2017年にはタイ語、ベトナム語、スペイン語が追加されるなど、海外とのやり取りもますますし易くなりました。
国内のメッセージングツールでは間違いなく最大規模ですね。
国外にはSlackなどのチャットワークと同様の機能を持ったツールも存在しますが、あちらは英語のみしか使えませんので、チャットワークの方が汎用性も高く使いやすいと言えます。
チャットワークの主な機能
チャットワークの良いところは、シンプルであるところ。
余計な機能がありませんので、使い方もとても簡単でわかりやすく、直感的に使用することが可能です。
また、メッセージやアップロードしたファイルなどはすべてクラウド保存されるため、どの端末からアクセスしても同じメッセージを閲覧したりファイルをダウンロードしたりすることができます。
個別・グループチャット
連絡先を登録した人との個別チャットはもちろん、グループチャットで複数人のメンバーとコミュニケーションを取ることができます。
To指定、返信、引用、絵文字などが使えるため、メールでは難しいグループチャットでのコミュニケーションを円滑に行うことができます。
また、メッセージ送信後に編集や削除をすることが可能なため、メールのように送ってしまったら間違いがあっても修正や取り消しができないという心配もありません。
タスク管理
それぞれがやるべきタスクを作成・管理することができます。
タクスは期限や担当者の設定ができるため、誰がいつまでに何をやれば良いのかが一目瞭然です。
また、タスクはグループチャット単位でそれぞれ作成・管理することができます。
タスクはグループ全体と自分のみの2種類で表示させることができるため、他の人のタスクに埋もれて自分のタスクを見逃していたという事態も回避することができます。
ファイル共有
ワード、エクセル、画像、テキスト、PDFなどあらゆるファイルをチャットワークにアップロードして、メンバーと共有することができます。
アップロードしたいファイルをドラッグして、チャットワークのウィンドウ上でドロップするだけで、簡単にアップロードが可能です。
アップロードしたファイルはクラウド保存されるため、いつでも好きな時にダウンロードが可能です。
ファイルに関しても、アップロード後に削除することが可能です。
音声・ビデオ通話
パソコンやモバイル端末のマイクとカメラを使用して、無料で音声通話やビデオ通話を行うことが可能です。
遠隔地の従業員とミーティングを行ったり、外出先から会議に参加するなども可能です。
チャットワークのプラン
チャットワークには4つのプランがあります。
最初はまず無料で使えるフリープランで試してみると良いでしょう。
※価格は2017年5月2日現在のものです
※ビジネスとエンタープライズプランは最小5ユーザーから利用可能です
フリープラン
無料で使えるプランですが、コンタクト（連絡先）は無制限に追加することができます。
ただしグループチャット数が最大14つまで、そしてビデオ通話は1対1のみとなっていますので、まずは無料で使ってみたい場合や、ビジネスの規模が小さい場合はこちらで利用すると良いでしょう。
パーソナルプラン
グループチャット数が無制限になり、複数人でのビデオ通話が開放されます。
個人でのビジネスの場合はこちらがオススメで、フリープランでは足りなくなった場合にグレードアップすると良いでしょう。
ビジネスプラン
パーソナルプランの機能に加えて、ユーザー管理の機能が追加されます。
管理者は契約プランの範囲内で自由にユーザーを追加することができます。
また、組織内のユーザーを一覧で確認したり、ユーザーのプロフィールやパスワードを変更することも可能です。
ビジネスの規模が大きくなってくると、従業員のアカウント管理は非常に重要な要素になってきます。
ある程度規模が大きくなってきたら、こちらに切り替えることをオススメします。
エンタープライズプラン
ビジネスプランの機能に加えて、さまざまなセキュリティ機能が使えるようになります。
社外ユーザーとのやり取りの制限、不正なアクセスをブロック、IPアドレスによるアクセス制限、外部SNSとの連携を制限、ファイル送信・受信機能の禁止、専用URLからのみのログインなど、情報漏えい未然に防ぐ機能が多数追加されます。
チャットワークの導入方法
まずは以下からチャットワークの公式サイトにアクセスします。
チャットワーク公式サイト
サイトにアクセスしたら、メールアドレスを入力して「新規登録」をクリック。
これだけではまだ仮登録状態なので、認証を済ませましょう。
入力したメールアドレスの受信ボックスをチェックして下さい。
以下のようなメールが届いていますので、開いて「アカウント登録」をクリック。
メールアドレスは先ほどのものが入力済みになっていますので、『名前』『パスワード』だけ入力して「同意して始める」をクリック。
「会社名（屋号）」は必要であれば入力して下さい。
これでアカウント登録が完了です。
最初は自動的にフリープランで登録がされます。
以下のような画面になりますので、コンタクトを追加したい人がいる場合はメールアドレスを入力して招待メールを送りましょう。
コンタクト追加は後からでもできますので、ひとまず「スキップして始める」で次に進んでも大丈夫です。
このままではまだ連絡が取れませんので、コンタクトを追加しましょう。
画面上メニュのー「コンタクト管理」のマークをクリック。
追加したい相手のチャットワークに登録しているアドレスを知っている場合は、こちらにメールアドレスを入力して招待メールを送信しましょう。
その際、『メッセージ（任意）』に軽く自己紹介を入れておくとわかりやすいですね。
招待メールを送る以外にも、チャットワーク上で検索をかけてコンタクト追加承認申請を送ることもできます。
チャットワークIDかメールアドレスが分かれば確実ですが、名前で検索することも可能です。
ただし、チャットワーク上での名前は個々の任意のものであり、必ずしも全員本名で登録されているとは限りませんし、本名の場合でも漢字、ひらがな、ローマ字など設定はそれぞれですのでご注意を。
また、個人設定で「コンタクト検索の対象にする」にチェックを入れていない人は検索結果に現れません。
まとめ
今回はまず導入方法についてお伝えしました。
次回以降、グループチャットの作成方法やその他の機能について順次解説していきます。
チャット時の基本的な操作やタグについては以下の記事にまとめていますので参考にして下さい。
チャットワークのコマンドの使い方と便利な隠しタグ
