仕事環境を改善し生産性を向上させるための18の方法(後編)


さて、前回に引き続き仕事環境を改善する18の方法についてのお話ですが、残りの部分をお伝えしていきます。

 


 
7.窓を開けて自然光を入れる

あなたが働いている環境にはどれくらい自然光が入りますか?

もしあなたがずっとオフィスの蛍光灯の下で働き続けているなら、気分が乗らなかったり閉塞感を感じる場合があります。

いくつかの研究によると、自然光は生産性の促進、健康の改善、そして行動や気分にプラスの効果がもたらされることが証明されています。

私たちは皆、自然光を肌に浴びることが心地よく幸せな瞬間であることを知っています。

自然光に加えて、窓を開けてわずかな風を部屋に入れれば、あなたは更に気分が上がることでしょう。

場合によっては仕事場で自由が効かず、窓を開けることができないこともあります。

リモートワーカーの場合、晴れの日が少ない場所に住んでいる可能性もあります。

しかし心配しないで下さい。

あなたの机の上にランプのような暖かい光を発するものを置くと、よりリラックスできる環境を作り、仕事中に目が疲れないようにすることができます。

多くの研究で、職場での自然光の量と労働者の生産性とパフォーマンスの関連性が示されており、睡眠の度合いにも影響を与えることがわかっています。

PCなどのディスプレイ上で作業をしている場合は、明るさを調節しましょう。

明るすぎる画面を暗くするのは、電池の寿命を伸ばすだけでなく、目を保護することにも繋がります。

長時間のオンラインでの作業は視力の低下に繋がる可能性がありますので、光の強い部屋にいる場合は画面を明るくして、画面に近づきすぎないよう気をつけます。


 
8.目の負担を軽減する

あなたは普段、どれくらいの時間パソコンの前に座っていますか?

仕事だけでなくプライベートでもパソコンを使用する場合、スクリーンを見ている時間は生活の大部分を占めることになります。

画面の明るさを調節するだけでなく、フォントサイズ、スタイル、色、コントラスを変更することでも、目の疲れを軽減することができます。

また、ページのズーム機能を使って大きい文字で見るという方法もあります。

Macの場合、ディスプレイ設定はシステム環境設定(Finderのアプリケーションフォルダ)にあります。

Windowsの場合は、コントロールパネルのディスプレイ設定で調整できます。

反射防止(AR:Anti-Reflective)コーティングを施すことで、グレアを最小限に抑えることもできます。

また、シンプルですがまばたきをより頻繁にするというのも目の緊張を軽減するためには有効な方法です。

まばたきは普段から無意識に行っているものですが、多くの眼科医が推奨している「20-20-20ルール」を試してみることをお勧めします。

20-20-20ルールとは、20分画面を見たら20秒間、20フィート(約6m)先を見るというものです。

短い休憩ではありますが、目の負担を軽減するのに大きく繋がります。


 
9.時計を見ずにスケジュールを立てる

あなたは働いている時にどれくらいの頻度で休憩を取っていますか?

ちょっとした休憩を取り、仕事に戻る前に一瞬でもいいので画面から目を離して下さい。

あなたが机に座っているかどうか、もしくは携帯で仕事をしているかどうかに関わらず、今やっていることを一旦止めて休憩を取りましょう。

画面の前や今やっていることから離れると、気分をリフレッシュして作業に戻ることが出来ます。

リモートワークの場合、「デッドタイム」、つまり無駄な時間のない世界に生きているため、常に仕事の時間が続きます。

燃え尽きるのを防ぐためにも、必ず休憩を取ってリフレッシュしましょう。

また、時計を確認すると、時間の経過が遅く感じるものです。

ですので、常に時計が見えるような状態にして、働いている時間を記録するのはやめましょう。

必要なことはパソコンや携帯電話にスケジュールを入れ、リマインダーを確認するだけにします。

時計は引き出しの中などに入れて、必要になるまで見えないようにすると良いでしょう。

もちろん、締切がタイトな場合は作業時間を定期的にチェックするのは重要ですが、ずっと時計を見ていると作業が長引いたり、ストレスが溜まっていく可能性があります。

その場合、時間の経過を遅くさせることなく、そして焦ることなくあなたのパフォーマンスを維持するために、カウントダウンタイマーで30分や15分などを設定してスケジュールすることをお勧めします。

タイトなスケジュールがあって休憩を取る余裕がない場合は、作業タスクを分割します。

集中力を維持するためには、ルーチンを変更するか、長くて単調な作業を分割すると良いのです。

もしあまりにも長い作業の場合、1つの思考パターンに固執し続けると、創造力が低下するだけでなく、生産性の低下や健康を損なうこともあります。

ただし、あまりにも作業を分割しすぎると帰って注意力が散漫になり、生産性の低下やストレスの増加に繋がるので気をつけて下さい。

あなたが仕事にどれくらい時間を費やす必要があるのかを確認することで、どのような仕事環境が最も適しているか判断することができます。

疲れが溜まっていたり睡眠の量が足りていないなどに応じて、仕事の焦点も変わってきます。

ボーっとしている時間が増えていることに気づいたら、休憩を取ったり違う作業をしたりしてみて下さい。


 
10.正しい姿勢を維持する

座りっぱなしのせいで、首や肩、腰などに痛みを感じていませんか?

良いパフォーマスンを保つためには、快適かつ正しい姿勢を維持することが重要です。

立って作業ができる机は腰などに負担はかかるのを防ぐことができますが、長時間立っているのは疲れますし誰も好みません。

多くの研究では、立って作業をすることは正しい姿勢を維持するのは良いと主張されていますが、もし長文の手紙を書くなら座って書いた方がいいですよね。

運動はジムに行けば良いのですから。

座って作業する場合、姿勢を正しく保つためにはオフィスチェアとバランスボールのどちらが良いのかという長年の議論があります。

しかし、多くの研究ではバランスボールは姿勢の悪化に繋がると示されています。

この話にはいろんな見解がありますので、どちらが正しいのかは定かではありませんが・・・

また、長時間座っていると不快感が増すことがあります。

タスクをこなすのは確かに大切ですが、休憩とストレッチの時間を予定として定期的に組み込むことをお勧めします。

ストレッチを行い、どこが痛いのか、どうすれば姿勢を改善することができるのかを知って下さい。

マッサージを行ったり、カイロプラティックに一ヶ月通うだけでも大きな違いが生まれます。

人間工学に基づいたオフィスチェア、そしてわずかな時間でも歩いたりストレッチを行ったりすることは、作業を快適に行うことに繋がり、生産性を向上させることができます。

快適に作業ができる椅子と机があれば、作業効率は大きく変わるでしょう。

もし携帯電話の使用時間が長い場合、デバイスを目の高さで維持すると目の疲れや首のむくみを軽減することができます。


 
11.水分をしっかり摂る

あなたは一日にどれくらい水を飲みますか?

毎日6~8杯の水を飲むのが良いと言われていますが、習慣化するのは難しく、一部には水を飲むのが嫌いという人もいます。

デスク上、またはいつも持ち運んでいる鞄に水筒を備えましょう。

コーヒーと水を替えるのは辛いかもしれませんが、長期的な目線で考えて下さい。

コーヒーや紅茶で1日を始めるのも良いですが、日中は水を定期的に飲みます。

十分な水を摂取することは、健康改善や生産性の向上、そして記憶力を高めることにも繋がり、常にリフレッシュした状態を維持することができます。

仕事に夢中になりすぎると、食べたり飲んだりするのを忘れることもあるでしょう。

しかし、休憩を取ってしっかりと水分と軽食をとるか、もしくは水筒を常備して1日に必要な水を摂取するようにして下さい。

また、空腹は集中力の欠如に繋がりますので、食事はしっかりと用意して、満足の行くまで食べて働くようにしましょう。

軽食を取ることは生産性の向上に大きく繋がる可能性がありますので、鞄に常に入れて持ち運ぶようにして下さい。


 
12.チェックリストでタスクを管理する

あなたは普段、自分がどれだけ仕事をしたかを自慢していますか?
あなたは毎日の終わりに自分が成長していることに気づいていますか?

チェックリストを使うことは、長期目標と短期目標の両方を整理するのに役立ちます。

もし時間の制約が多い状況であれば、チェックリストを使うことでどこにどれだけ時間を割り当てるべきかを正確に知ることができ、生産性の向上に大きく役立ちます。

チェックリストは大きな問題を細かく分解するのにも使えます。

1つの大規模なプロジェクトに比べれば、数個の小さなタスクは大したものではないでしょう。

ToDoリストを書くことは、全日が休みだった場合にどこまでやったかを覚えておくために役立つ良い方法です。

作業中にチェックリストを開いたままにしておくと、どのようなタスクがあったかを思い出すことができ、目標に向けて作業できるようになります。

仕事が途中で中断されたり、外でやるべき多くのプロジェクトがある場合にも、仕事中にリストを更新しておくことができます。

また、あなたが何をする必要があるのかという継続的なリストに焦点を置くよりも、あなたがどんなタスクを完了させたかを確認してください。

完了したタスクたちをリストで確認し、自分自身の業績を思い出し、成功を祝うのです。

継続的な作業な場合は進捗状況を表示させることで、モチベーションを上げることができます。

チェックリストに少しスペースを作って、その目標をどうやって達成したのかや、目標を達成までに気づいたこと、効果のあったことなどをコメントとして入れます。

コメントを確認することで、時間を効率化・最適化するためにどこを改善すれば良いのかを知ることができますし、次回同じタスクをやることになったときにも大いに参考になります。

メモ帳やデジタルToDoリストはシンプルですが日常のルーチンを維持するのに便利です。

また、TimeDoctorというアプリを使えば、どのタスクにどれだけ時間を費やしているか把握することができ、目標を追跡するのに役立ちます。


 
13.適度な温度を保つ

あなたのいる場所は暑いですか?それとも寒いですか?

快適な温度を保つようにしましょう。

シンプルなことではありますが、どれくらいの温度が仕事をする時に快適なのかを知っていることが重要です。

あなたが在宅で仕事をしていてずっとパジャマでいられるなら、これは大きな問題ではないかもしれません。

家の外で仕事をする場合は、十分に暖かい・涼しいかを確認し、快適な環境に身を置くようにします。

セーターや毛布などをデスクの近くに置いておいたり、鞄に入れて持ち運びましょう。


 
14.カレンダーを使用する

あなたはカレンダーを使用していますか?

ミーティング、面接、得意先への電話など、毎週のイベンドをカレンダーに入れましょう。

Outlookなどのプログラムを使用している場合は、アラームの設定も忘れずに。

カレンダーはToDoリストとは異なり、長期的なスケジュールを作成することができます。

また、カレンダーを使用することで、同僚や従業員とのチームワークやコミュニケーションを促進するのにも役立ちます。

作業環境が絶えず変化していて、同僚が各地に分散している場合、あなたと同僚が行っているタスクを調整する必要がありますが、カレンダーによってあなたが仕事をしていることを組織に知らせ、同僚が何をしているのかを認識することができます。

TimeDoctorを使用すると、異なる複数のスケジュールを同じ場所に集めることができ、すべての従業員の日常業務を効率化することができます。


 
15.仕事始めのタスクを決める

あなたは仕事を始める時にまず何をしますか?

予測が立てづらい仕事があっても、予測をしっかり立てることで日々の作業を混乱させることなく秩序を保つことができます。

仕事の仕組みを維持し、毎日同じように仕事をします。

あなたの仕事はその日によって変わる可能性があるため、これにより作業を進行を一定に保つことができます。

メールをチェックしたり返信したりするのを毎日の最初のタスクにすることで、どんな変化球が来ても問題なく対応することができます。


 
16.要約を書く

あなたは何回ミーティングをすっぽかしたことがあるでしょうか?
また、ミーティング中に議論していたことの半分を忘れたてしまったなんてことはないでしょうか?

ミーティング用に紙、もしくはデジタルファイルでノートを作成しましょう。

仕事関連のミーティングに出席した後、議論したことの簡単な要約を書いて下さい。

これは、後でミーティングの内容を参照する必要がある場合に役立ちます。

トレーニングセッションやチュートリアルを行った後、仕事のプロセスやプログラムの手順を記録する簡単な要約やワークシートを作成して下さい。

これは説明済みのタスクを整理して覚えておくのに便利です。

簡単なタイトルラベルやフォルダを使用して、これらの資料を整理します。

TimeDoctorのようなアプリを使うことで、すべてのメモを1箇所に保存して、情報を調べる時にどこに行ったかわからないという事態を防ぐことができます。

あなたが多くの従業員を抱えているのであれば、日常的に使うツールを従業員全員に提供することをお勧めします。

TimeDoctor、Plannners、Organizersなどのソフトを使うことで、より効率的にタスクを完了させ、職場のコミュニケーションと生産性を向上させることができます。


 
17.アプリをサイレントにする

仕事中にFacebookのメッセージをチェックする頻度はどのくらいですか?
正直に答えてみて下さい。

緊急性の高い仕事をしている間は、電話やチャットなどをサイレントにしておきましょう。

その他にもあなたの仕事を邪魔するような気の散らすものがあれば、それらを除去するようにします。

また、複数のブラウザを一度に開けておくことはお勧めしません。

多くの研究によると、マルチタスキングが実際にできるのは非常に難しいことだと証明されています。

自分の携帯電話を机や鞄の中に隠し、休憩時間になるまでそのままにしておきます。

そしてすべてのソーシャルメディアサイトを閉じ、アプリに気を取られないようにしましょう。

一部の仕事では、Skypeなどのアプリを常時開いておく必要がありますが、メッセージを確認する時間を無駄にしないようにします。

そのためには、アプリは開いたままサイレントモードに設定し、メッセージが届いた時だけ表示されるようにしてください。

私たちは常に誰かと繋がっていたいと考えがちですが、家族や友人、仕事の同僚との時間を取るときは適切な時間があるときにしましょう。


 
18.社会的であること

さぁ、仕事が終わったらオフにしていたデバイスをオンに戻しましょう。

社会的であることは健康を維持するのに必要で、リモートワーカーにとっては特に大切なことです。

リモートワーカーは一人で仕事をすることがほとんどなため、孤独感に苛まれることがよくあります。

あなたはチームの一員であること、組織の一員であることを忘れないでください。

クライアント、従業員、同僚などとチームベースの取り組みを行うことは、生産性を高めるだけでなく、あなたのモチベーションを上げる仕事環境を作り出すために重要です。

誰かと協力して一緒にタスクを完了させることは、ストレスや不安を軽減するのに役立ちます。

同僚を知ることによって、会社やプロジェクト内の役割や重要性を再確認することができます。

職場におけるあなたの居場所を知っておくことで、仕事にやりがいを感じることができるようになります。


 
まとめ

今回のお話は、効率化のためにどんなツールを使ったら良いのか?などとは違う方向性のものです。

なんてことないシンプルなことばかりですが、意外と「あー、これ出来てないな・・・」って言うものが多いでしょう。

なんだこんなことかと馬鹿にせず、それぞれの項目を振り返って改善してみてください。

これまでよりも仕事の効率が上がること間違いなしです。

 


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エグゼクティブクラブ編集部

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