仕事環境を改善し生産性を向上させるための18の方法(前編)


多くの人が、「仕事のスピードを上げろ」「効率を最大化しなさい」等のプレッシャーをかけられます。

しかし、どうすればそれを実現できるのでしょうか?

これらのプレッシャーはストレスや不安を感じる原因となります。

職場でのストレスを軽減しながら生産性を向上させるためにするべきこととは・・・

仕事環境を改善することです。

「なんだ、そんな当たり前のことか」と思ったでしょうか?

毎日同じオフィスで働いている場合でも、リモートワークをしている場合でも、あなたの仕事場の環境を改善することで創造性や集中力を高めることができます。

今回は、その仕事環境を改善する18の方法について、前編と後編の2回に分けてお伝えしていきます。

 


 
仕事環境改善の大切さ

モチベーションの低下、疲れ、ストレス、孤独感、仕事が楽しくない・・・

そんな中であなたは、仕事を好きになりたい、生産性を高めたい、効率を最大化したいなど、仕事環境をより良い物にしたいと考えています。

仕事効率化に関する記事は多く存在しますが、そういったものはあなたの体に精神的、肉体的な影響を無視して、効率化だけを考えた方法を提案しています。

学術的な理論家であるCraryよると、我々には短時間でやらなければならない仕事が絶えず与えられています。

これらのすべての仕事を対処しようとすると、絶え間ない疲労を感じたり、燃え尽きてしまったりと、良くない事態に陥りやすくなります。

もしかしたらあなたはチョコレートや精神安定剤を常に必要とするような状況にいるかもしれません。

しかし実は、長期的に見て生産的で幸せになるためには、あなたの仕事環境を改善させるための簡単にできるタスクを完了させることが重要なのです。

あなたの周りの環境、人間などを含めた雰囲気・・・「雰囲気」という言葉は曖昧で非常に主観的なものかもしれませんが、みんなそれを職場で感じている気分や調子と呼びます。

その空間をどれだけ快適に感じるかによって、効率的、幸せ、生産的な集中力と滞在力が決まります。

今回の記事は、あなたの仕事環境のパーソナライズに焦点を当て、良い仕事環境とはどんなものであるかということを示します。

これからお話する18のヒントに従うことで、生産性を最適化するための理想的な仕事環境を作り出すことができます。

仕事は人生において大部分を占めるものですので、この記事はあなた自身、同僚、そして従業員などすべての人が読むべきもの。

そして重要なのは、あなたの仕事環境を改善するために必要なほんのわずかな時間をちゃんと作りだすことです。

またオフィスワーク、リモートワークのどちらにとっても有効な方法です。

リモートワーカーにとっての職場は人によって異なりますし、毎日別の場所から働いているという可能性もあります。

ですので、仕事環境の改善なんてできないと思っている人がほとんどです。

しかしそれは大きな間違いで、デスクトップPC、ノートPC、スマートフォン、タブレット、または紙とペンで仕事をする場合でも、仕事環境というのは持ち運びができるものなのです。

あなたの仕事環境をポジティブで魅力的、そして整理された空間にすることで、生産性を最適化することが重要です。

仕事と家庭の生活融合が進むにつれ、生産性を高め、集中力を保ち、ストレスを感じさせない仕事環境の構築に焦点を当てることがますます重要になってきます。

今回の記事では、どこから作業していても一貫した仕事環境を構築できる方法をお伝えします。


 
1.周りは静かか

どこで仕事をするのが一番うまく行くのでしょうか?スターバックス?それとも図書館?

一部の人は公共空間の喧騒の中で作業をするのを好みます。

静かな場所で一人で作業をすることは、一見すると退屈であり、座って作業できる時間を短くしてしまうように感じます。

あなたの周りの活動レベルに注意を払い、あなたの仕事に集中することができるかどうかを判断します。

集中力を維持できるかどうかが大事ですが、あなたにとって長い時間作業ができる場所を見つることができるでしょう。

賑やかなカフェは作業をしている間に何かアクティブさを感じさせてくれるかもしれませんし、逆に図書館のような静かな場所だと仕事を続けなければ行けないというプレッシャーを感じさせるかもしれません。

人に囲まれている空間に行くと、作業へのモチベーションが高まる可能性があります。

Henry Allportが行った調査によると、個人の生産性は他人に囲まれることで向上します。

「本当にそうかなぁ・・・」とあなたは思うかもしれませんし、他人がいることで気が散るんじゃないかと思うかもしれません。

確かに、人によっては作業をするときに一人で黙々とやりたいという場合もあります。

周囲の環境レベルはあなたにとってどれくらいが最も効果的なのか、というのを知ることは生産性を維持することに繋がります。

静かな場所を見つけることが出来ない場合は耳栓を使用したり、視覚的な邪魔が入りにくいよう角の席を利用するなどしてみて下さい。

多少騒がしい方が集中しやすいが静かな場所にいる場合は、音楽を聞くことで意図的にバックグランドノイズを作り上げるのも良いでしょう。


 
2.仕事環境を儀式化する

あなたは仕事とそれ以外を切り分ける儀式はありますか?

例えばいつも同じ場所で仕事をしたり、仕事を始める時にスターバックスでいつも同じものを注文するなどです。

作業をするために向かう場所はありますか?特定の曜日を休みにしていますか?

あなたが仕事以外でもコーヒーショップに行くのであれば、それは仕事のための儀式にはなりません。

家庭や休養目的と同じものを仕事環境にも持ち込んでしまうと、オフィスから離れるのは難しいかもしれません。

私たちはしばしば電子メールを受け取って、それに関連する作業をするというマルチタスクを行いますが、例えばあなたが聞いたことを間違ってタイピングしてしまうなど、時々マルチタスクを試みてもうまくいかないことがあります。

あなたの家族や子どもからの電話に応えることは、会社の文書やメールに混乱を与える可能性もあります。

投稿、もしくは送信後に誤植に気づくのはよくあるパターンですが、それがどれだけ厄介なことがはよく知っていますよね。

ですので、あなたの生活において他とは異なる「仕事の時だけ通う」の場所を設定することが重要なのです。

仕事環境として割り当てられた特定のスペースに通うことは、作業に集中して生産性を維持することに繋がります

オフィスワーカーは毎日同じデスクでしていますが、例えば毎日マグカップを使ってコーヒーを飲むなど、自分の仕事環境に独自の儀式を追加するという方法もあります。

リモートワーカーにとっては、どこに行っても存在するレストランチェーンを選ぶのが良いでしょう。

仕事の日にはお好みの朝食を食べることで儀式にすることもできます。

仕事スペースを確立し、自宅や趣味の時間と区別するためには、一貫性が重要です。

これらの儀式は、勤務時間と仕事環境をプライベートと分けるのに役立ちます。


 
3.空間をパーソナライズする

あなたの仕事環境はあなた自身を反映していますか?

仕事環境の儀式化とは異なり、あなたの周りに身近なものを置いて空間をパーソナライズすることは仕事と仕事環境の繋がりを広げます。

あなたが仕事から遠ざかっていると感じたり、単純に仕事環境の快適性を向上させたい場合は、写真立てを置いたり、スクリーンセーバーを変えたりなど、仕事環境の変化を感じるようにして下さい。

デスク上の家族の写真や、ペットの面白いスクリーンセーバーなども、あなたの仕事環境のパーソナライズに影響を与えます。


 
4.必要のない物の排除&必要なものを一箇所に集める

仕事場に本当に必要なものは何でしょうか?

誰もがさまざまなものを自分の部屋に置いていたり引き出しに入れていたりします。

そういった仕事と関係ないものはまさにブラックホール・・・作業の邪魔をするもの以外の何物でもありません

そういったものを排除しましょう。

ただし、仕事場をパーソナライズするといってもやり過ぎは禁物ですので、仕事に関係あるものばかりでいっぱいにするのもよくありません。

2つくらいは自分の好きな小物などを置いておき、気分によってそれを取り替えたりします。

また、デスク上やPCのデスクトップに物が多すぎると、気が散って生産性が低下しますので、基本的には仕事に非通用なものだけを置いておくようにして下さい。

あなたの仕事場があまりにもいろんなもので溢れかえっていると、必要な時に必要な物を見つけることができませんし、時間通りにタスクを完了できなくなってしまいます。

鉛筆ホルダーは、デスクの中身を整理するのに便利です。

電卓、ヘッドセット、イヤホン、鉛筆、ペン、消しゴムなどをデスクの引き出しの中にいれてしまうと、必要な時に見つけるが難しくなります。

リモートワークの場合は、充電器、携帯デバイス、書類など、必要な物を入れるための専用の入れ物を用意します。

必要なものを一箇所にまとめておけば、移動を繰り返しても忘れ物をすることはありません。

これはオフィスワークにおいても適用でき、必要なものを小さなコンテナ、またはバッグ内に整理しておくことで混乱を防ぐことができます。

すべての作業ツールをすぐ手の届く範囲に置いておくことで、時間を節約してより効率的に作業ができるようになります。


 
5.仕事環境を綺麗に保つ

あなたのキーボードは便座よりもきれいですか?

ある研究によると、キーボードは便座よりもばい菌が多いそうです。

あなたが多くの人と一緒に仕事をしているならば病原菌は広がりやすく、病気になることは生産性の降下に繋がります。

仕事をより良くこなすためには、健康状態を良好に保つことが大切なのです。

ですので、病気にならないように仕事環境が無菌状態にあることを確認してください。

また、定期的な清掃スケジュールを立てましょう。

仕事の週の終わりにキーボードを拭きます。

掃除をしてみると、色んな種類のゴミがボタンの間に挟まっていて驚くことでしょう。

重要な書類とゴミを分けるために、近くにゴミ箱を置いたり、先述の必要なものを一箇所にまとめた入れ物はしっかりと別の場所に保管します。

重要な文書を間違って捨ててしまうのは悪夢ですので・・・

定期的に仕事環境を綺麗にするよう清掃を心がけましょう。


 
6.植物と空気清浄

あなたの好きな匂いは何ですか?

多くの学術的研究によると、特定の香りと記憶力との間に関係があるという結果が出ています。

どんな香りが好きかは幅広い個人差がありますが、香りには感情を変えて気分を向上させることができると言われています。

特定の好きな匂いがある場合には、それを仕事場にも適用して、作業中によりポジティブな雰囲気を作り出すのがお勧めです。

オフィススペースにいる場合は、空気清浄機を利用して仕事場の空気を清潔に保つようにして下さい。

花は安いものでも甘くて新鮮な香りで満たしてくれますし、仕事場を視覚的にも美しいものにしてくれます。

また、植物はオフィス環境の空気をリフレッシュし、気分を高めてよりポジティブな環境を作り出せることが証明されています。

アメリカの花屋協会は、植物や花が職場の生産性をどのように改善するかを研究するために、テキサスA&M大学の研究チームと協力して調査を行いました。

101名の参加者が感情的、創造的、そして注意力の必要なプロトコルに参加しましたが、その結果は、花や植物が創造性と職場での問題解決スキルの向上に繋がるというものでした。


 
まとめ

いかがですか?

どれも非常にシンプルで簡単にできるものですが、改めて振り返ってみると疎かにしているものも多いのではないでしょうか。

次回は残りの部分についてお話します!

 


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