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バーチャルアシスタントの仕事を効率化するベストアプリ


インターネットの登場により、企業が時間と費用を節約するための革新的な方法が生まれました。

中でも最も便利なのがサイバー秘書、もしくはバーチャルアシスタントと呼ばれるものです。

多額の給料やボーナスを支払うなど、社内従業員にさらなるお金を与えるよりも、リモートワーカーやバーチャルアシスタントを雇ってプロセスを合理化することでコストを削減できます。

では、バーチャルアシスタントを雇う時にはどんなツールやソフトを使ってもらうのがよいのでしょうか?

今回は、バーチャルアシスタントの仕事を効率化し、ビジネスの生産性を向上させるツールをご紹介していきます。

 

<目次>

ファイル共有
 ・G Suite(旧Google Apps)
 ・Dropbox
 ・Huddle
就業時間の追跡
 ・Time Doctor
ソーシャルメディア
 ・Buffer
 ・Canva
スケジューリング
 ・Doodle
 ・World Time Buddy
ファックス
 ・HelloFax
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
ファイル共有

バーチャルアシスタントを雇う場合、まずファイル共有などのビジネス向けアプリが必要になります。

最適なツールをいくつかご紹介しましょう。

G Suite(旧Google Apps)

G Suiteは世界で最も広く使用されているビジネスアプリの一つですが、多くの人に使われているのにはそれだけの理由があります。

Googleが提供するツールは直感的で使いやすい、かつ必要なことがほとんどできる、そして各ソフトの連携が容易です。

また、G Suiteアプリは広く普及しているため、ほとんどの場合において使い方を教える必要がないというのも強みです。

G Suiteでできることは、電子メール、チャット、カレンダー、ミーティングなどのスケジュール設定、クラウドへのファイル保存、チーム全体のドキュメントやファイルの共有、あらゆるデバイスからファイルにアクセスして共同編集が可能、プレゼンテーション、ビデオ通話など多岐に渡り、会社のプライベートネットワークさえ構築することができます。

小規模なチームの場合、特にG Suiteは有効に働きます。

 

Dropbox

G Suiteを使用していない、またはG Suiteに慣れていない場合は、Dropboxを選択するというのも有効です。

Dropboxは400万人を超えるビジネスユーザーが存在しており、クラウドサービスの中では最大手です。

Dropboxは非常にしっかりとしたファイル共有サービスとして知られていて、ビジネスアカウントを利用することでドキュメント、動画、写真、スライドなどあらゆるファイルをクラウド経由で作成および共有することができます。

Dropboxは非常に低価格なため中小企業にとっても使いやすく、大企業向けにも専用のプランが存在します。

 

Huddle

バーチャルアシスタントを複数雇う場合には、Huddleを選ぶことをおすすめします。

G SuiteやDropboxと同じく、Huddleではシームレスなファイル共有が可能です。

そしてHuddleには共同制作、コンテンツ管理、プロジェクト管理などユーザーをサポートするさらなる要素が追加されています。

例えば、Huddle Workspaceを使用するとコンテンツの作成、タクス管理、承認など、チームのコミュニケーションに必要なものを1つの場所にまとめることができます。

さらに、Huddleは最新のバージョンを自動的に保存するため、ドキュメントのバージョン不一致を心配することはありません。

Huddleドキュメントには独自のコメント機能があり、コミュニケーションや共同編集がし易くなっています。

プロジェクトやコンテンツ管理ツールとしても使えるファイル共有アプリが必要な場合は、Huddleがお勧めですね。


 
就業時間の追跡

社内従業員の場合、給与計算は簡単です。

オフラインの会社であれば、どんな企業も給与ソフトや会計ソフトを持っていますし、時間給の従業員なども存在します。

しかし、世界中のさまざまな地域に住んでいて異なる時間に働くリモートワーカーの場合、就業時間の計算や給与の計算は難しくなります。

これを解決するには、従業員にタイムカードを送信してそれが正しいと信じるのではなく、バーチャルアシスタントが何時間働いているのか、どのように時間を費やしているのかを示す時間追跡ソフトに投資する必要があります。

 

Time Doctor

Time Doctorはどんな種類のリモートワーカーを雇う際にも使える、時間追跡と給与計算がオールインワンになったソリューションです。

Time Doctorを使用すると、リモートワーカーが作業や休憩に費やした時間、クライアントや特定のプロジェクトに費やした時間を追跡したり、従業員が訪れたウェブサイトやアプリを表示したり、ミーティングに使った時間などを監視することができます。

また、スクリーンショット監視と簡単な給与計算機能も付いています。

Time Doctorの優れている部分は、リモートワーカーが最も使用しているAsana、Basecamp、GitHub、Salesforce、Teamwork、Trello、Zendeskなどのプロジェクト管理ツールと統合されている点です。


 
ソーシャルメディア

バーチャルアシスタントはソーシャルメディアのプロファイルを管理する責任があります。

ありがたいことに、ソーシャルメディア管理をしてくれる便利なソフトはたくさんあります。

ここでは最もあなたの役に立つであろう2つのソフトについてご紹介します。

 

Buffer

Bufferは、すべてのソーシャルメディアプロファイルを1つの場所を集めることができる管理ツールです。

LinkedIn、Facebook、Twitterなどのソーシャルメディアプロファイルごとにログインするのではなく、プロファイルをBufferに接続し、Bufferを使用してすべてのプロファイルを管理できます。

また、コンテンツ計画のスケジュール、デスクトップやモバイルデバイスからプロファイルを管理、プロファイルの分析表示などの機能もあります。

さらに、ビジネスアカウントであれば複数人で管理できるプランがあります。

これによって、バーチャルアシスタントとマーケティングチームは、同じ場所にある同じデータを参照することができます。

もしBufferの使用をしてみてあなたに合わないようであれば、Hootsuiteという同様のサービスを選択するのも手です。

 

Canva

Canvaはソーシャルメディアコンテンツの投稿担当者が使用すべきツールで、美しいイメージ、グラフィックス、ソーシャルメディア向けの投稿を簡単に作成することができます。

デザインにこだわる場合は、グラフィックスを細かくカスタマイズすることができますし、デザインにこだわらない場合もテンプレートを選択してテキストを挿入したり、色を変更したり、好みに合わせて簡単なカスタマイズすることができます。

このように、Canvaを使用することで美しいソーシャルメディア向けのコンテンツを短時間で作成することが可能です。

また、価格も安価で、画像、写真、フォントの多くは無料であり、有料のものも1つにつきわずか1ドルです。

バーチャルアシスタントにソーシャルメディアへの投稿を担当してもらいたい場合は、Canvaがお勧めです。


 
スケジューリング

スケジューリングをバーチャルアシスタントに担当してもらっていますか?

もしそうなら、次に紹介するソフトは1つが大きな助けとなるでしょう。

 

Doodle

Doodleはスケジューリングプロセスを高速化するツールです。

全員のスケジュールを検索するのではなく、Doodleに接続されているカレンダーを自動的にソートし、例えば数日後の会議を簡単に見つけることなどができたりします。

Doodleを使用した場合、Google,Office 365、iCal、Outlook、ICS Feedなどの最も広くされているカレンダーすべてと統合されているため、カレンダーとスケジュールアプリを切り替える必要がなくなります。

予定を設定できるだけなく、予定の自動または手動通知を送信したり、電話番号やメールアドレスなどの連絡先から追加情報をリクエストしたり、お客様に予定の空き状況を送信することもできます。

Doodleを使用すれば、スケジューリングにおける面倒な作業から解放されます。

バーチャルアシスタントに効率的な仕事をしてもらうためにも、Doodleのようなソフトに投資を惜しまないようにして下さい。

 

World Time Buddy

リモートワーカーのスケジュールを管理している場合、従業員とクライントが異なるタイムゾーンで仕事をすることもあります。

バーチャルアシスタントを利用して適切な時間に会議をスケジュールする場合、World Time Buddyを利用するとさまざまなタイムゾーンを把握するのに役立ちます。

World Time Buddyは世界時計、時間変換、オンラインミーティングスケジューラーです。

バーチャルアシスタントはタイムゾーンを素早く比較し、すべての従業員またはクライアントとの会議をスケジュールし、適切な時間にWebミーティングをスケジュールするのに役立ちます。


 
ファックス

ほどんどの場合はメールを使用しますが、古風なやり方を好むクライアントと出会うこともあります。

そんな時、ここで紹介するツールを使えばファックス機を使用したり地元のプリントショップに行く必要がなくなります。

 

HelloFax

HelloFaxはすべてのファックスをオンラインで行うことを可能にするプログラムです。

HelloFaxアカウントを作ると、電子メールでファックスを送受信できます。

一度に複数のファックスを送受信したり、電子的にファックスを編集して署名したり、Google Docs、DropBox、Box、OneDrive、Evernoteなどとファクスを同期するこもできます。

物理的なファックスは非常に手間がかかりますが、このツールを使えば顧客も満足されることができる上に、バーチャルアシスタントの仕事を効率化することができます。

まずは標準アカウントから始めて、必要に応じてグレードアップすると良いでしょう。


 
まとめ

現在はざまざまなツールが存在するので、どれを使ったら良いかは悩みどころですよね。

しかし、ツールを上手に使いこなすことができるかどうかで、ビジネスの生産性は大きく異なってきます。

ぜひ今回ご紹介したツールを試してみて、あなたのビジネスに合ったツールを見つけて下さい。


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