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バーチャルアシスタントを雇ってビジネスの生産性を向上させる


起業家はみんな、時間がお金であることを知っています。

毎日数え切れないタスクに追われる環境にいると、日々の仕事が面倒になることもあります。

こうなってくると生産性は低下してしまい、肝心な時に失敗をしてしまう可能性があります。

そんな時は、ヴァーチャルアシスタントの出番です。

その名の通り、インターネットを介して日々の仕事を支援してくれます。

バーチャルアシスタントはビジネスの円滑化に役立つだけでなく、あなたの生活も支援してくれます。

例えば友人に礼状を送ったり、ライバルのリサーチを行ったりと、バーチャルアシスタントはビジネスのタスクだけでなく、プライベートな行事などを含めたさまざまな仕事をこなしてくれるため、あなたは自分が本当にやらなければいけない仕事にだけ集中することができるようになります。

しかし、すべてのことをやってくれるわけではありません。

通常のアシスタントと同じく、実行できるタスクには一定の制限があり、ほとんどの場合、バーチャルアシスタントは従業員の代わりにはなりません。

しかし、従業員の作業負荷を分散させるために作業の一部をアシスタントに任せて、従業員がビジネスの成長に繋がる仕事に集中できるようにすることができます。

バーチャルアシスタントは自分以外の人を同時に担当していることもあるので、彼らが何をしているのかすべてを把握するのは難しいです。

出来ることには限りがありますので、多くの場合はフルタイムでの仕事をお願いするのではなく、特定のタスクのみを担当してもらいます。

ですのでまずは、バーチャルアシスタントがどんなタスクをやってくれるのか、それがあなたのビジネスにどんな影響を与えるのか、そしてどこで見つけることができるのかを理解しておきましょう。

 

<目次>

バーチャルアシスタントがやってくれる仕事
 ・リサーチ
 ・税金
 ・ソーシャルメディア
 ・コンテンツ作成
 ・メール管理
 ・スケジューリング
バーチャルアシスタントを雇う際の注意点
バーチャルアシスタントをどこで見つけるか
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
バーチャルアシスタントがやってくれる仕事

バーチャルアシスタントを雇う前に、彼らがどんな仕事をしてくれるのかを正確に知っておく必要があります。

バーチャルアシスタントは旅行などのプライベートなスケジューリングからソーシャルメディアの管理までさまざまなタスクをカバーしてくれます。

しかし、特に重要な分野がいくつかありますので、ここでご紹介していきます。

リサーチ

時間を最も節約できるタスクの1つがリサーチです。

バーチャルアシスタントにあなたのビジネス、ブランド、またはスタートアップのためのリサーチを行ってもらうことで、多大な時間とエネルギーを節約することができます。

例えば、潜在的投資家を見つけたり、イベントやオフィススペースを見つけたり、市場データを収集したり。

これらを自分ですべてやろうとしたら莫大な時間がかかります。

多くのビジネスオーナーはリサーチに時間をかけてしまい、そのリサーチ結果を常に変化しつづけている環境に適用させる時間を取れずにいます。

 

税金

税金関係でバーチャルアシスタントを雇う人はたくさんいます。

バーチャルアシスタントが実際の会計を行うことはできませんが、予算を維持したり、購入を行ったり、経費を管理したり、すべての情報を保管・整理しておくことで優秀な会計士の代わりとなります。

 

ソーシャルメディア

バーチャルアシスタントをうまく活用できるもう1つのタスクは、ソーシャルメディアです。

近年のビジネス、ブランド、スタートアップにとって、ソーシャルメディアは最も重要な要素の1つであり、バーチャルアシスタントはアカウントの管理だけでなく、アカウントを成長させることにも一役買ってくれます。

投稿のスケジューリング、日々のコンテンツ対応だけでなく、統計の収集、レポートの作成、インタラクションの監視など、ソーシャルメディア上での存在感を向上させることができます。

これらがなぜ重要かというと、コンテンツがどのようにメディア上で消費され、どのようにあなたに注目を集めることができるかを知る必要があるからです。

多くの場合、ビジネスリーダーはビジネスの軌道を維持するだけでなく、ビジネスを成長させるためにさまざまなことを管理する必要があるため、世界で起こっていることから切り離されてしまいます。

バーチャルアシスタントが統計情報や最新のトレンドを報告することで、次に進むべき道を正しく決める指針になります。

これはソーシャルメディアの成長を助け、新たなクライアントを見つけるきっかけとなり、世界で何が起こっているのかをより詳しく知ることができ、ビジネスを上手にコントロールできるようになります。

 

コンテンツ作成

バーチャルアシスタントはウェブサイト、ブログなどのコンテンツを作成することもできます。

コンテンツは定期的な投稿と更新が必要ですので、彼らにゴーストライティングと編集を担当してもらいます。

コンテンツ作成はビジネスを拡大するための最も効果的な方法の1つであり、コンテンツを定期的に更新することで検索エンジンからの検索にヒットしやすくなります。

ただし、コンテンツ作成は作業の負担が大きいため、専用のゴーストライターやコンテンツ作成者を見つけるほうが賢明かもしれません。

 

メール管理

バーチャルアシスタントはメールの受信ボックスを管理するのに非常に役立ちます。

仕事の問い合わせ、一般的な質問など、メールでのやり取りを担当してくれます。

ただし、彼らは基本的にフルタイムの顧客サービスを行うことはできません。

ですので、メールの返信、フィルタの作成、メールの整理など、限られた顧客サービスを任せるのが良いでしょう。

上手く活用すれば、毎日飛び交う煩雑になりがちなメールの情報を、非常に実用的なものにすることができます。

 

スケジューリング

通常のアシスタントと同じく、バーチャルアシスタントはスケジューリングを行うこともできます。

毎日いろいろな予定を入れていたとしても、会議の予定を管理してくれたり、カレンダーを整理してくれたり、バーチャルアシスタントがいることで自分の仕事に集中することができるようになります。

スケジューリングから解放されることは時間を節約するために最も有効な手段の1つであり、これによりもっと多くのタスクをこなすことができるようになります。

例えば旅行をする時、フライトの予約、車の予約、ピックアップの手配、ホテルの予約など、これらをすべて自分でやっていたらかなりの時間浪費になりますが、バーチャルアシスタントがすべてカバーしてくれます。

あなたはスーツケースを持って空港へ向かうだけでよくなります。

また、病院の予約、ギフトを送る、電話の応答など、プライベートな日々の予定をスケジューリングすることもできます。


 
バーチャルアシスタントを雇う際の注意点

バーチャルアシスタントはビジネスだけでなくプライベートな予定までどんな仕事もこなしてくれます。

大量のタスクによる負荷から解放され、あなたも肩の荷が降りることでしょう。

しかし、あなたのビジネスにとってバーチャルアシスタントの費用対効果は高いと言えるでしょうか?

先述した通り、バーチャルアシスタントにソーシャルメディアの管理、メールマーケティング、電話の応答など、日々の単調な業務を担当してもらうことで、あなたの作業負荷を軽減することができます。

あなたはこれによって仕事をなくすわけではなく、より革新的な戦略を立てるなど、あなたのビジネスを成長させるための業務に焦点を当てることができるようになります。

結果的に、あなたのビジネスの生産性の向上に繋がるということですね。

バーチャルアシスタントはソーシャルメディアマネージメントチーム、経理チームなどが既にいたとしても、日々の作業の負担を減らしてより創造的な仕事ができる時間を増やすことで、ビジネスの成長を促進します。

バーチャルアシスタントには、ソーシャルメディアの投稿、メールの回答、タスクのスケジューリングなどを中心に行ってもらいます。

これによりあなたのチームは、チームをどのように成長させ、それが最も効率よく稼働しているかどうかに注力することができます。

バーチャルアシスタントの大きなメリットは、長期契約型の仕事であることですが、これは物理的なアシスタントを雇うよりも費用を大きく節約することができることを意味します。

バーチャルアシスタントは物理的なアシスタントを雇うよりも前払いの費用が少し高くなる可能性がありますが、長期的に見ると費用は節約できます。

バーチャルアシスタントは基本的に、1ヶ月に10~50時間が稼働時間です。

かなりの時給を支払っているように感じるかもしれませんが、作業の生産性を上げるためには少し費用が増えるのはやむを得ません。

物理的なアシスタントが同じ時間をかけたとしても、その時間にタスクを完了しているとは限りませんが、バーチャルアシスタントの場合はそういった心配もなくなります。

契約をしっかり結んでおけば、バーチャルアシスタントが仕事を辞めることになってもそれほど痛手はありません。

何らかの理由でバーチャルアシスタントが辞職を申し出た場合、契約満了後に簡単に新しいアシスタントに移行することができます。

契約を結ぶことで、何か予想外のことが起きたとしてもスムーズに問題を対処することができるようになります。

また、長期的な契約以外にも、特定のタスクのみを対象にして雇うことも可能です。

例えば、潜在的投資家の調査、ソーシャルメディアのデータ収集など、特定のタスクのみを担当してあなたに報告するような仕事です。

ビジネスをより効率的に成長させるためには、そういった柔軟性も必要になってきます。

特定のタスクを担当してもらうのは、あなたのビジネスのニーズにあったアシスタントを見つけるのにも役立ちます。

つまり、長期契約を結ぶ前に、特定のタスクをこなしてもらってテストをするということですね。


 
バーチャルアシスタントをどこで見つけるか

バーチャルアシスタントのメリットはお分かりいただけたと思いますが、あなたは実際にどこでアシスタントを見つければいいのか疑問に思っていることでしょう。

たいていのバーチャルアシスタントはフリーランサーですので、そこを気をつけなければなりません。

長期的な契約を結ぶために、特定の仕事など役割の定義をすることが重要です。

実際にアシスタントを探す場合には、Upworkがオススメです。

Upworkは雇用プロセスが合理化されているため、雇用も楽に行うことができます。

さまざまなフリーランサーが、あなたの設定したものに近い金額で応募をしてきます。(稀に設定したものより高い金額を提示してくる人もいます)

フリーランサーの個人ページに移動すれば、それぞれの経験や評価などを見ることも出来ます。

これにより、あなたは自分の仕事に応募してきた人がどんな人なのかを簡単に知ることができます。

しかし、すべての人がUpworkを利用しているわけではありませんので、あなたのニーズに完璧に合う人を見つけられるとは限りません。

あなたの投稿内容に合うようなスキルや経験を持ち合わせていなかったり、非アクティブなアカウントもたくさんあります。

もしあなたがいろいろなサイトで募集する手間を惜しまないのであれば、craigslist. comやproblogger. comもオススメです。

craigslistは世界で一番大きなクラシファイドサイトで、毎月8000万件以上の広告が投稿されます。

つまり、あなたの仕事を求めている人がたくさん存在するということですね。

大量のメールの確認とふるい分けが必要になりますが、その手間さえ惜しまなければあなたは金鉱を掘り当てることができるでしょう。


 
まとめ

自分でなくてもできる仕事を人に任せて、自分は自分にしか出来ない仕事をする。

バーチャルアシスタントを雇うことで、そんな環境を手に入れることができます。

タスクが多すぎると、ビジネスの方向性を考えたり見直したりする時間を取ることができなくなってしまいます。

長期的に考えればこれは非常に重要で、将来のことを考えずに日々のタスクに追われ続けていると、いつかあなたのビジネスは急転落することでしょう。

ビジネスの正しい方向性を見誤らないためにも、バーチャルアシスタントを雇って十分な時間を確保するという選択肢を考えてみてはいかがでしょうか。


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