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【2017年版】リモートワークビジネス向け時間・タスク管理アプリ


リモートワーカーを雇うことに利点があることは間違いありません。

通勤をする必要もなければ、職場の噂話に巻き込まれることもないので、彼らにとって仕事は純粋に仕事をする時間だけで済みます。

また、リモートワーカーはオフィスワーカーよりも幸せである人が多いという報告もあります。

このように多くのメリットがありますが、みんなが別々の場所にいるため、効果的な時間管理が難しいのが欠点です。

すなわち、リモートワーカーを雇ってより多くの利益を上げるためには、彼らが仕事に取り組むための適切な時間管理ツールを持っているかどうかを確認することが大切なのです。

今回は、2017年最新版のリモートワーカー向け時間とタスク管理アプリについてお話していきます。

 

目次

1.時間管理アプリ
 ・Roadmap
2.ビデオ通話アプリ
 ・Google Hangouts
 ・Skype
 ・Join.me
3.チャットアプリ
 ・Chatwork
 ・Workplace by Facebook
4.プロジェクト管理アプリ
 ・Basecamp
 ・Asana
 ・Float
5.ToDo管理アプリ
 ・IDoneThis
 ・Todoist
6.ファイル共有アプリ
 ・Dropbox
 ・Google Drive
まとめ

(クリックすると各見出しへジャンプできます)

 

1.時間管理アプリ

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Roadmap
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Roadmapは多くのリモートワーカーのスケジュールの調整と監視を必要としている場合に便利です。

このアプリを使用するとリモートワーカーのすべてのタスクが表示されますので、従業員のスケジュールがどれだけ詰まっているか、従業員がどれだけ不在なのかなどを確認できます。

仕事やプロジェクトの計画と実際の進捗状況が合っているかどうかを確認し、それに応じて調整を行うこともできます。

 

2.ビデオ通話アプリ

時間管理アプリだけでは、リモートーワーカーと意思の疎通をはかることはできません。

コミニケーションを取ったりミーティングを行うために、通話アプリを使用しましょう。

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Google Hangouts
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Googleハングアウトは、まさしくビデオ会議向きのソフトと言えます。

まず、Gmailのユーザー数は10億人と言われており、リモートワーカーであればGmailを使っていないを見つけるほうが難しいでしょう。

そして、ハングアウトでビデオ通話や音声通話を使用するための敷居は低く、使い方を詳しく学ぶ必要もありません。

また、1対1やチーム全体でのチャットも可能であり、さらにはPC、iOS、Androidと多くのデバイスに対応しています。

無料で使えるという点も大きなメリットです。

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Skype
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Skypeはハングアウトとほぼ同じことができるため、ハングアウトが不安定だったり接続が上手く行かない時のために、バックアップとしてSkypeを使えるようにしておくと安全です。

Skypeには3億人のアクティブユーザーが存在し、リモートワーカーのにとっては最も馴染みのある通信プラットフォームです。

チャット、音声通話、ビデオ通話、画面共有はもちろん、PC、iOS、Androidでの使用が可能です。

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Join.me
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その他のアプリを使ってリモートワーカーとの会議をするとしたら、Join.meも候補の1つです。

Join.meは1対1、チーム、または離れたオフィス同士でのコミュニケーションに適しています。

もちろん、チャット、音声通話、ビデオ通話、画面共有などの機能は無料で使用できます。

リモートワーカーと意思の疎通を取るためのコミュニケーションソフトを探していて、ビジネスが小規模の場合はお勧めです。

 

4.チャットアプリ

リモートワーカーとの会議には電話やビデオ通話が必要ですが、簡単な質問のやり取りをするのにはそこまで必要ありません。

時間を効果的に使うためには、チャットアプリを使用しましょう。

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Chatwork
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チャットワークは、1対1やグループでのコミュニケーションを取るのに優れたツールです。

例えば、あなたがチームメンバーのために個々のチャットアカウントを作成したら、それぞれと1対1でチャットしたり全員が参加するグループチャットを作成したりできます。

また、発言の許可設定ができるため、チャットの閲覧のみでグループに参加させることも可能です。

グループも複数作成することができるため、プロジェクトごとにグループを作るなどして使用することができます。

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Workplace by Facebook
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その他にはWorkplace by Facebookを使うという方法もあります。

これを使えば、プロジェクトに関わる全従業員が参加することができ、グループ会議を行ったり、プロジェクトに関する最新情報を投稿したり、投稿に対するコメントを書いたり、音声やビデオ通話に参加したりすることができます。

また、無制限のファイル、電話、ビデオストレージを使用できたり、無制限のチームやプロジェクト作成、ライブビデオ中継などが可能です。

 

プロジェクト管理アプリ

時間管理、ビデオ会議、チームチャット、あと足りていないのは何でしょうか?

まだまだ生産性を向上させる方法は存在します。

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Basecamp
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Basecampはリモートワーカーと情報を共有して組織を維持をするための最良の方法の1つです。

すべての重要なタスクを3つのカテゴリに分類し、1つのダッシュボードに表示します。

1つ目は「本部(headquarters)」で、メンバーが企業アナウンス、ポリシーの変更、および会社全体の更新を行うような場合の場所です。

2つ目は「チーム(team)」で、同じチームの人がコミュニケーションを取る場所です。

例えば、マーケティングチーム全員がコピー、ビデオ、指示などのチームダッシュボードにアクセスできます。

3つ目は「プロジェクト(project)」で、異なるチームのメンバーが協力してプロジェクトを完成させる場所です。

プロジェクトの最初から最後までのあらゆるステップを共有します。

従業員が予定リストに新しいタスクを追加したりタスクを消化したりすると、自分だけでなくすべての人が進捗を確認できます。

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Asana
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Asanaはとてもシンプルなプロジェクト管理アプリです。

このアプリの優れているところは、タスクをリストまたはカレンダーのどちらかに分類することです。

やるべきことがあるときはカレンダーをチェックすればわかるので、あとはそれに取り組めばいいだけです。

タスクが完了したらチェックマークを付けてクリックすれば、タスクには完了マークが付けられて終了となります。

また、「完了」「未完了」「期日別タスク」「プロジェクト別タスク」などに振り分けてタスクを整理することもできます。

これによりマネージャー陣は進行状況がどうなっているかを確認することができ、何が完了したのか、何を完了すべきなのかを素早く把握することができます。

期日前に通知メールが届くように設定することもできるため、タスクの消化漏れもありません。

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Float
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Floatはすべての企業で使えるソフトですが、特に小規模なチームでうまく機能すると言われています。

クリックアンドドロップ形式のスケジューラがあり、チームの作業負荷を視覚化したり、タスクを割り当てたり、アップデートを迅速に行ったり、ソートや検索機能で該当の従業員を見つけることもできます。

その他にもマイルストーンのマーク、プロジェクトのグループ化、タスクノートの追加などの機能があり、プロジェクトでの活動に役立ちます。

チーム管理の助けになるだけでなく、目標を達成しているかどうかを確認するカスタムレポートを作成することもできます。

 

5.ToDo管理アプリ

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IDoneThis
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IDoneThisはToDo管理に特化した生産性向上アプリです。

リモートワーカーが完了しなければならないすべてのタスクを入力し、未完了のタスクは赤色の「☓」マークで表示され、完了すると緑色のチェックマークに変わります。

チームの進捗状況を追跡し、他のメンバーがどのように行動しているかを把握するのに役立ちます。

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Todoist
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Todoistは誰にでも使える至ってシンプルなToDo管理アプリです。

食料品の買い物、用事、映画など、プライベートにも活用することができます。

タスクを追加したり、ラベル付けをしたり、期限を設定したりはもちろん、自分に割り当てられたタスク、他のメンバーに割り当てられたタスク、優先度が設定されたタスクなどをフィルタリングすることができます。

また、一週間以内のタスクのみを表示することもできます。

基本機能の使用は無料ですが、大規模なチームを管理するなどすべての機能を利用する場合にはアップグレード料金がかかります。

 

ファイル共有アプリ

この話題にクラウドストレージアプリを含めるのは少しおかしいと感じるかもしれませんが、リモートワークをする上では切っても切ることができない存在です。

もしチーム内のリモートワーカーがファイル共有のために共通のアプリを使っていなかったらどれだけの時間浪費になるでしょうか?

今時、メールですべてのファイルを送信することはありませんよね。

また、これらのアプリは単なるファイル共有だけでなくバックアップの目的も含まれます。

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Dropbox
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ファイル共有やクラウドストレージに関して言えば、Dropboxを使えばまず間違いないでしょう。

使い方はとても直感的で、多くのリモートワーカーが利用しているアプリです。

ビジネスで使用するのであれば、簡単に同期ができるDropbox Businessがお勧めです。

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Google Drive
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小規模のリモートーワーカーチームを管理する場合には、Googleドライブが最適です。

ファイル共有、共同編集、コメント投稿などが簡単にできます。

さらにそれぞれのファイルに対してアクセス権限を設定できるため、コントロール面やセキュリティ面においても優れています。

 

まとめ

今回お話したアプリを個別に使っている人は多くいますが、適切に組み合わせて使用している人は少ないでしょう。

これらのアプリをうまく活用すれば、リモートワーカーが想像以上に体系化し、より効率的な作業を行うことができるようになり、ひいては生産性を向上させることに繋がります。

自分のビジネスに合った組み合わせを見つけて下さいね。


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