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リモートワーカーと円滑なコミュニケーションを取って生産性を上げる方法


起業家であれば誰でも、遠隔の労働者を雇ってどこからでも仕事ができるようになるのを夢見ますよね。

在宅勤務とも呼ばれるリモートワーキングは、2005年から2012年の間に79%増加し、現在はアメリカの労働力の2.6%を占めています。

雇用側も従業員側も、仕事により自由度の高さを求めるようになっていて、今後もその傾向は強まっていくでしょう。

リモートワーキングは、普通の仕事に比べて多くの利点があります。

例えば、通勤ラッシュ人がいっぱいの電車に乗らなくて済んだり、自由に仕事の時間が選べるので子どもの世話がしやすかったり、ジムに通う時間が作れたり・・・

普通の仕事をしていてはできないことがたくさんできるようになります。

しかし、リモートワーキングは本当にいいことばかりなのでしょうか?

在宅勤務には誘惑や邪念がたくさん存在します。

オフィスベースで仕事をしていれば、仕事中に洗濯をすることはありません。

映画を観始めたらついつい全部観てしまって仕事が全然進まなかった、なんていうこともありません。

自宅が職場になると、仕事とプライベートの線引が非常に難しくなります。

また、同僚やチームメンバーと対面での会話ができないと、コミュニケーションを取るのが難しくなります。

チームメンバーが住む場所は、国内はもちろん海外の場合だってあります。

そうすると、よりいっそうコミュニケーションを取るのが大変になります。

そして多くのリモートワーカーが悩むのが、孤独であることです。

人間は無意識の内に人との接触を求めるものですのが、これは当然のことと言えます。

リモートワーキングには利点もたくさんありますが、良い点ばかりではないということがわかります。

つまり、遠隔で仕事を円滑に進めるためには、それだけの対応をしっかりしないといけないということですね。

今回は、リモートワーカーを雇用する際に、どうすれば上手く仕事が回るようになるのかについてお話していきます。

 

目次

●コミュニケーションと信頼関係
●目標を理解させる
●3つのコミュニケーションツール
●争いを未然に防ぐ
●共通意識を持たせる
●タイムゾーンをしっかり把握する
●まとめ

(クリックすると各見出しへジャンプできます)

 

コミュニケーションと信頼関係

あなたの言いたいことがちゃんと伝わっておらず、チームメンバーや同僚が不満を感じる。

そしてあなたは、みんながちゃんと従ってくれないと不満に感じる。

これはリモートワーキングではよくある話です。

2014年の調査では、38%が遠隔チームと協力をしなければならない場合、コミュニケーションが最も重要になると示されています。

普通の仕事でも円滑なコミュニケーションは重要です。

コミュニケーションには言葉だけでなく、言い方、声のトーン、表情、ジェスチャーなども含まれます。

遠隔チームの場合、円滑なコミュニケーションを行う上で最大の問題は、非言語的な対面のやりとりが日頃から足りていないことです。

非言語コミュニケーションは、チームメンバー間の信頼関係を構築する上で重要な役割を果たします。

実際に声を出していないときでも、表情や動作などの非言語的な部分から何を考えているかが分かります。

彼は今、仕事に満足しているのか不満なのか?ちゃんと仕事はしているだろうか?

しかし、遠隔チームで数百万ドルを売り上げている企業は存在します。

では、お互いに不満を持たずに済むようにするにはどのようにしたら良いのでしょうか?

リモートワーカーとのコミュニケーションを円滑に行うためには、いくつかのポイントがあります。

 

 

目標を理解させる

まず、リモートワーカーにあなたの会社の目標を理解してもらうことが重要です。

これを理解することで、なぜこの作業をしなければならないのかなど、前後の仕事や他の人の仕事との繋がりを把握できるようになります。

そうすれば、マネージャーが何を求めているのかも自然とわかるようになっていきます。

目標を理解することは上級管理職だけの仕事ではありません。

あなたが新人デザイナーであったとしても、目標を理解することでより良い仕事ができるようになります。

これが優秀な従業員と普通の従業員の違いです。

あなたが経営者であれば、まずは目標をしっかりと定めましょう。

そしてその目標を従業員に伝えることを忘れてはいけません。

 

 

3つのコミュニケーションツール

リモートワーカーとコミュニケーションを取るには、以下の3つのツールが基本となります。

・メール
・チャット
・ビデオ通話

多くの人はどれか1つに偏って使っていますが、ツールの選択は賢く行う必要があります。

それでは、それぞれのツールをいつ、どのように使うべきなのかについてお話します。

●メール
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メールは会話向けのツールではないことに注意して下さい。

メールはプロジェクトの更新情報や各種データなど、長い情報を送る時に使います。

すぐに返信が欲しいような会話はチャットで行うようにします。

メールを書く際には、意識して読みやすい文章になるよう努めます。

読みやすい文章のポイントは2つです。

・短い文章で書くこと
・曖昧な表現をせず具体的に書くこと

メールの場合は非言語的な情報がないため、受け取った側は送信者が何を言おうとしていたかを脳内で補完します。

その結果、送信者が意図していたよりも感情的、否定的な、間違った解釈をすることがよくあります。

あなたの送る文章が誤解されないよう、送信前には十分に読み返して下さい。

メールの内容がネガティブなものになってないかどうか確認するには、声に出して読んで見ると良いです。

メールの欠点は一度送信したら取り消せないことですが、必要に応じて送信を取り消すことができる方法もあります。

その方法とは、送信ボタンを押した30秒後にメールが送信されるように設定するというものです。

Gmailであれば、これは簡単に設定できます。

『設定』→『全般』タブから『送信取り消し』機能を有効にします。

送信の遅延秒数は5秒、10秒、20秒、30秒から選択します。

この機能を有効にすると、送信ボタンをクリックした後、画面上部に表示される『取消』を時間内に選択することで送信を取り消すことができます。

最も確実なのは、焦っている時にメールを送信しないようにすることです。

●チャット
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すぐに反応が欲しいような会話をしたい場合は、Skype、チャットワーク、ハングアウトのようなインスタントメッセンジャーを使いましょう。

レスポンスが早いのはもちろん、送信済みメッセージの修正や削除もできます。

多くの人はメールの場合すぐに返信をしないため、進行中のプロジェクトの進捗報告など素早い報告や連絡が必要な時はチャットが便利です。

チームメンバーがちゃんと理解してないと感じた時はより明確に説明をできるため、誤解も減ります。

会話に関するウェブサイトやドキュメントのリンクを送信することで、より明確な説明も可能です。

しかし、チャットも万能ではありません。

短いメッセージであること、そして非言語コミュニケーションができないため、複雑な問題を議論するのには適していません。

●ビデオ通話
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複雑な問題や繊細な問題について議論する場合、もしくはアイデアのブレインストーミングを行う場合はビデオ通話がお勧めです。

ビデオ通話であれば、文章だけでのコミュニケーションでは読み取ることができない声のトーン、表情の変化などにより、感情を表現して伝えることができるようになります。

欲求不満、悩み、ストレスがある場合は、これらに気づくきっかけにもなります。

そしてチームメンバーの姿を見ることで、文章だけのやり取りよりも相互理解が生まれます。

ビデオ通話をする場合は、突然通話を求めるのは止め、事前に通話のスケジュールを組みましょう。

そうすることで参加者はトピックについて準備をして通話に臨むことができるため、あなたにとっても良い方向に機能します。

 

 

争いを未然に防ぐ

どれだけ円滑なコミュニケーションを取るための準備をしたとしても、必ず誤解は生じます。

普通の仕事でも起こることですし、これは人間である以上は仕方のないことです。

ではあなたが次のようになった時はどうしたら良いでしょうか?

●ステップ1
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「彼は無能だ」
「彼は自分の仕事をしていない」
「彼は自信過剰だ」

とりあえずまずは、彼のことを信じましょう。
彼のことを馬鹿である、悪意を持っていると思い込まないで下さい。

こういった思い込みは、問題解決には何の役にも立ちません。

99%のケースは、お互いの言いたいことや行動の動機、働き方を理解していないためです。

●ステップ2
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次は、とにかく話すことです。

メールのやり取りでコミュニケーションに誤解が生じた場合は、その人とチャットをして正しく訂正します。

間違ったメッセージをチャットで送ってしまった場合は、音声やビデオ通話でその理由を説明します。

先述したように、言葉はコミュニケーションのほんの一部であり、ほとんどは感情的なもの(声のトーンや表情、ジェスチャーなど)です。

ですので、誤解があった場合は、言葉に感情を加えて正しいメッセージを伝えます。

良くないのは、間違っていると分かっていてながら相手や他の人がそれを解決してくれるのを待つことです。

争いになる前に、状況を解決するためのイニシアチブを取ります。

みんな、共通の目標のために働いているチームなのです。

職場のいざこざほど生産性に損害を与えるものはありませんので、これを未然に防ぐことは重要です。

 

共通意識を持たせる

リモートワーキングの場合、誰がどれだけ仕事に貢献しているのかがわかりづらいです。

実際に働いている姿は誰も見ていないので、何をしているのか疑問に思う人もいるでしょう。

それを解決するためには、作業中のタスクを明確に文章化することです。

これはタスク管理ツールを使うと簡単です。

進捗報告をもらったり、目標を確認し合ったり、音声やビデオ通話でアイデアをぶつけ合ったり。

特定のプロジェクトに取り組んでいる時、進捗を送ってもらうようにします。

また、定期的に進捗情報をもらうだけでなくチームメンバーの進捗状況を共有することで、チームとしての一体感を生み出し、あるメンバーの仕事がどのようにチーム全体に貢献しているのかを示すことができます。

FormstackのCEOであるChris Byers氏は以下のように述べています。

「従業員は、状況が良くなっているのか悪くなっているのか、ヘルプやフィードバックが必要な場合、チームの輪から外れていると感じた場合など、自分の状況をマネージャーに知らせるべきです。成功しているリモートワーカーはコミュニケーションを取ることでうまく動いているので、私は積極的にコミュニケーションを取り、すべての従業員が共通意識を持つようにします。」

コミュニケーションの頻度も大切です。

定期的にメッセージを送る、素早い返信、重要なタイミングで連絡が取れるようにすることで信頼が築かれ、リモートワークの障壁が減ります。

 

タイムゾーンをしっかり把握する

異なるタイムゾーンの従業員を雇う時、どうすれば一緒に作業するのが簡単になるでしょうか?

まずは会議を設ける際に、タイムゾーンをしっかり把握しましょう。

iPhoneの世界時計機能で必要な国を追加するか、その他アプリをダウンロードすることで現地時間を調べることができます。

メッセージを送信したり音声やビデオ通話の予定を入れる場合は、これらを使って現地時間を確認します。

また、Googleで検索することでも対応できます。

ツールの中でお勧めなのは、Googleカレンダーです。

一見すると普通のカレンダーに見えますが、遠隔チームだけでなく普通の仕事をしている人にとっても魅力的な機能が満載です。

その他には、Slackの場合、各チームメンバーの名前をクリックするとその人のタイムゾーンと現地時間、その現地時間との時差が表示されるため便利です。

すぐに返信が欲しい場合は、それを確認することで返信があるかどうかを予測できます。

また、グループ内の全員にメッセージを送信しようとすると、「送信」をおす前に一部に時差があることがわかるようにもなっています。

 

まとめ

リモートワーキングにはメリットがたくさんありますが、その性質を理解していないと思うようにコミュニケーションを取れないことがあります。

遠隔で完結できることは素晴らしいことではありますが、選択を間違えると生産性の低下につながってしまいます。

しっかりと正しい選択を行い、遠隔でも円滑なコミュニケーションを取れるようにしましょう。


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