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リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(タスク編)


世界180カ国で利用されていて、2017年には導入企業数が127,000社を超え、ますます大きな進化を遂げているクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」。

今回は、チャットワークのタスクの使い方についてお話していきます。

【関連記事】
1.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(導入編)
2.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(設定編)
3.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(タグ編)
5.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(ファイル共有編)

 

<目次>

タスク管理機能とは?
タスクの依頼方法
 ・右サイドバーから入力
 ・メッセージからタスク化
タスクの管理
 ・タスク追加後の表示
 ・タスクの完了
 ・タスクの編集
 ・すべてのタスクを一覧表示
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
タスク管理機能とは?

チャットワークがただのメッセージングツールでないのは、このタスク管理の機能があるからです。

チャットワークで仕事のやり取りをしているうちに、それぞれにやるべきタスクが生まれてくるはずです。

タスクが少ないうちは個人それぞれで管理するのも良いかもしれませんが、タスクが増えてくると依頼されたタスクをやり忘れてしまうということも多々あります。

依頼した方、依頼された方のどちらかが覚えていれば確認を取ることもできますが、忙しいと双方ともに忘れてしまって、気づいたときには大惨事なんてこともあり得ます。

そんな時にタスク管理機能を使えば、期限と内容を明確に決めてタスクをチャットワーク上で管理することができます。

グループでタスク管理をすれば参加者全員がそれぞれのタスクを見ることができるため、もし期限までに完了してない場合は「この案件どうなっているの?」など確認を取ることもできます。

また、グループの人数が多い場合、メッセージのやり取りだけでタスク管理をしようとすると、大量のメッセージに埋もれしまってタスクの依頼がうまくいかない場合もあります。

チャットワークのタスク管理機能であれば、担当者を指定できるためそうした依頼漏れもありませんし、自分のタスクだけを表示することもできるため、タスクのやり忘れも格段に減らすことができます。

タスク管理については他のツールを併用することも可能ですが、利用するツールが増えればそれだけ煩雑になりますので、1つのツールでメッセージングとタスク管理がまとめて使用できるチャットワークは優秀だと言えます。


 
タスクの依頼方法

右サイドバーから入力

タスクを依頼したいグループを開き、画面右の「タスク内容を入力してください」をクリック。

まずは「タスク内容を入力してください」の部分にタスクを入力します。

続いて担当者を選択します。

「担当者を選択してください」にカーソルを合わせるとグループメンバーが表示されるので、担当者に指定したい人をクリック。

もしくは右側の「+」ボタンをクリックして、吹き出しから担当者に指定したい人をクリック。

自分を含め、複数名指定することもできます。
担当者少なくとも1名以上を設定する必要があります。

間違えて追加してしまった等で担当者を削除したい場合は、担当者名の右側の「✕」をクリックすると削除できます。

続いて期限を設定します。
デフォルトでは当日になっています。

『期限』の右側のカレンダーのマークをクリックするとカレンダーが開くので、期限となる日にちを選択しましょう。

もし期限を設定しないタスクの場合は、日にちの横の「✕」をクリックすることで期限なしに設定できます。

すべて入力できたら「タスクを追加」をクリックして、タスク依頼完了です。

 

メッセージからタスク化

自分・相手の発言に関わらず、やり取りしているメッセージをそのままタスク化することもできます。

タスク化したいメッセージにカーソルを合わせ、メッセージ下部に表示されるメニュー内の「タスク」をクリック。

タスク内容にメッセージの引用文が自動的に入力されます。
以降は先ほどの手順と同様です。


 
タスクの管理

タスク追加後の表示

依頼したタスク、依頼されたタスクはメッセージ欄に表示されるとともに・・・

右メニューのタスク欄に追加されます。
タスク欄には日が近いもの順で上から表示されます。

「自分のタスクのみ表示」にチェックを入れると、自分以外のタスクを非表示にすることができます。

自分のやるべきことをチェックするのに便利ですね。

また、タスクがあるグループには、左メニューの一覧にそれぞれタスクの数が表示されます。

これを見ればどこのグループをチェックすれば良いのか一目瞭然です。

 

タスクの完了

終わったタスクは、右メニューのタスク欄から該当タスクの「完了」ボタンを押すことで、表示を消すとともに仕事が終わったことをグループのみんなに伝えることができます。

メッセージ欄にもタスクの完了が自動的に通知されます。

 

タスクの編集

タスクを追加した後に、期限や担当者を変更したい場合もあるでしょう。

その際は、変更したいタスクにカーソルを合わせ、鉛筆のマークをクリック。

内容を変更したら「保存する」をクリックして完了します。

 

すべてのタスクを一覧表示

グループの数が多くなってくると、こっちのグループのこのタスクはいつまでであっちのグループのあのタスクはいつまで・・・という風にどんどんごちゃごちゃになってきます。

そんな時はタスクを一覧で確認しましょう。

上部メニューの「タスク管理」のマークをクリック。

タスクが一覧で表示されます。

すべてのグループの自分のタスクが「すべて」「期限切れ」「本日」「1週間以内」「期限なし」でそれぞれ何件あるか確認できたりソートできるため、これを毎日確認すればタスクの完了漏れはありませんね。

また、自分が依頼したタスクを表示することもできます。

こちらも期限ごとに件数の確認とソートができます。

自分が依頼したタスクの進捗が確認したい場合や、絶対外せないタスクの場合はこれを見てリマインドをしたりなど、さまざま活用できます。

完了したタスクを一覧表示させることもできます。

完了メッセージを見逃していて、「あの案件、まだ終わってなかったはずだけど未完了タスクにないな。どうなったんだろう・・・?」なんてこともあるでしょう。

利用頻度は低いかもしれませんが、こちらを利用することで確認がとれます。


 
まとめ

グループ数が少ないうちはタスク機能を使わずとも大丈夫だと思いますが、パートナーさんが増えて色んな人とやり取りをするようになってくると、このタスク機能が光ります。

人間、期限を決めればそれまでに仕事するし、それが視覚化されていればなおさらです。

今まで使っていなかったあなたも、タスク機能を使いこなすことでビジネスが上手く回るようになるかもしれませんよ。


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