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リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(設定編)


世界180カ国で利用されていて、2017年には導入企業数が127,000社を超え、ますます大きな進化を遂げているクラウド型ビジネスチャットツール「チャットワーク」。

今回は、チャットワークの設定についてお話していきます。

【以前の記事】
1.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(導入編)
3.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(タグ編)
4.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(タスク編)
5.リモートワーク効率化に必須!チャットワークの使い方(ファイル共有編)

 

<目次>

プロフィール
 ・プロフィール画像
 ・表示名
 ・チャットワークID
 ・コンタクト追加の対象にする
 ・その他の項目
動作設定
 ・通知設定
 ・表示設定
 ・言語設定
 ・ログイン設定
その他の設定
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
プロフィール

最初の登録の際に自分の表示名は決定していますが、それ以外のプロフィールは後から設定しなければいけません。

まったく設定せずに使っても問題はないのですが、せめてプロフィール画像とチャットワークIDくらいは設定しておくことをお勧めします。

ビジネスで利用する場合は、プロフ画に自分の写真を設定している人も多いですね。

表示名とプロフ画以外の情報は、チャット上で相手の名前をクリックすると表示することができます。

 

プロフィールを設定するにはチャットワーク画面右上の自分の表示名をクリックし、プルタブから「プロフィール」を選択。

「プロフィールを編集」をクリック。

 

プロフィール画像

左上の「写真を変更する」をクリック。

「変更する」をクリックし、プルタブから「アップロードする」をクリックします。

「ファイルを選択」をクリックしてプロフ画に設定したい画像を選択。
最後に「保存する」をクリックして設定完了です。

ちなみに横の地球みたいなマークをクリックすると、「公開」と「コンタクトのみ」というプロフ画の公開範囲の選択することが可能です。

コンタクト管理から表示名などで検索すると、コンタクトを承認していない人でも表示される可能性があるので、お好みに合わせて設定を変更して下さい。

 

表示名

チャットワーク上での表示名を編集することができます。

最初に決定したものから変更したい場合は、こちらで設定して下さい。

 

チャットワークID

こちらはデフォルトでは未設定です。

未設定のままでも問題はないのですが、設定しておくとコンタクトを交換したいときに「ID:○○で検索して下さい」というような使い方もできるので便利です。

 

コンタクト追加の対象にする

こちらはデフォルトではチェックが入った状態になっています。

チェックを外すと、コンタクト管理でユーザー検索をした時に検索に引っかからなくなりますので、コンタクトを追加する方法はメールで招待のみになります。

検索に表示されないようにしたい場合にはチェックを外して下さい。

 

その他の項目

その他にもFacebookなどのSNSのURL、組織名や役職、メールアドレス、電話番号などを入力しておくことができます。

それぞれの項目ごとに「公開」「コンタクトのみ」の2種類の公開範囲の設定ができます。

これらは必要があれば設定して下さい。


 
動作設定

デスクトップに通知の内容に表示するかなどの通知設定、未読チャット数をブラウザアイコンに表示するかなどの表示設定等、チャットワークのさまざまな動作環境を設定することができます。

動作設定を変更するにはチャットワーク画面右上の自分の表示名をクリックし、プルタブから「動作設定」を選択。

 

通知設定

●デスクトップ通知
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
チャットワークに新しいメッセージが入った際に、下の画像のようにデスクトップの画面右下に新着メッセージが内容と共に表示されるように設定することができます。

「デスクトップ通知を表示する」と「メッセージ内容をデスクトップ通知に表示する」にチェックを入れて「保存する」をクリック。

これでデスクトップに新規メッセージがあった際に通知が表示されるようになります。

ただしこの設定の場合、チャットワークに入ってくるすべてのメッセージに対して通知がされるようになります。

コンタクト数が少ないうちは良いのですが、コンタクト数が増えてくると自分が関係ない話まで通知が表示されるのは非常に煩わしいです。

その場合は、「Toがあった時のみ通知をする」にチェックを入れましょう。

こちらをオンにしておくと、ToタグかReタグを使用された場合、または自分の発言を引用された場合にのみデスクトップ通知がされるようになります。

 

●通知音
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新しいメッセージが届いた際に通知音を鳴らすことができます。

必要であれば、「新しいメッセージが届いたらサウンドを鳴らす」にチェックを入れて「保存する」をクリック。

サウンドの種類やボリュームの大きさを変更することもできます。

 

●メール通知
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
一定時間見ていない未読チャットがある場合にメールで通知することができます。

通知しない、1時間ごと、2時間ごと、3時間後ごと、6時間ごとの5つから選択することができます。

こちらもコンタクト数が少ないうちはメール通知の量も少ないですが、コンタクト数が増えると数が膨大になりますので、臨機応変に設定変更して利用して下さい。

 

表示設定

まずは「表示設定」タブをクリックして下さい。

 

●未読チャット数の表示
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「未読チャット数をブラウザアイコンに表示する」にチェックを入れると、ブラウザ上部のチャットワーウのタブの部分に未読チャット数が表示されるようになります。

こちらは未読メッセージ数ではなく、チャット単位での未読合計数となります。

つまりブラウザアイコン上に[1]と表示されていても、その未読チャット内で複数の未読メッセージが存在する場合があります。

 

●メッセージ削除ログの表示
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
チャットワークではメッセージ送信後に削除をすることが可能ですが、「削除されました」というメッセージを表示するかどうか設定ができます。

表示させたい場合は、「メッセージが削除されたログを表示する」にチェックを入れて「保存する」をクリック。

表示させたところで特に意味はないので使用するかどうかはお好みです。

筆者はマイチャットをクラウドメモ代わりにしていて必要なくなったものを削除していくという使い方をしているのですが、いちいち削除メッセージが表示されると煩わしいのでオフにしています。

 

●組織外ユーザーが含まれる場合の設定
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こちらはビジネスプラン以上の場合のみ設定ができます。

 

●長いURLの省略
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
長いURLの表示を省略するかどうかを設定できます。

省略されるかどうかはウィンドウサイズによって変わるため、少し長いくらいのURLはウィンドウサイズが大きければそのまま表示されたりします。

設定オフ

設定オン

省略させたい場合は、「長いURLを省略して表示する」にチェックを入れて「保存する」をクリック。

 

言語設定

まずは「言語設定」タブをクリックして下さい。

 

●使用する言語
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
チャットワーク上の表示言語を変更することができます。

2017年5月現在では、英語、日本語、中国語(繁体字)、ベトナム語、タイ語、スペイン語を選択することができます。

使用したい言語を選択して、「保存する」をクリック。

 

●日付の書式
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
チャットの右上に表示される日時の書式を変更することができます。

デフォルトは[●年●月●日00:00]のような表示形式ですが、他に見やすい形式があればそちらを選択して下さい。

お好みの書式を選択して、「保存する」をクリック。

 

ログイン設定

まずは「ログイン設定」タブをクリックして下さい。

「ログイン情報の設定」をクリック。

こちらで名前、メールアドレス、パスワードの変更ができます。


 
その他の設定

その他にはプランのアップグレード、アプリのダウンロードを行うことができます。

ビジネスの規模が大きくなってきたら、フリーやパーソナルプランからビジネスプランへの変更を検討しましょう。

アプリのダウンロードについては、専用のデスクトップアプリがリリースされていますが、筆者としてはChrome機能で専用ウィンドウ化する方がおすすめです。

こちらの場合、未読メッセージがある際にタスクバーアイコン上に未読数が表示されます。

Toタグ付きの未読メッセージの場合は、そちらの数まで別で表示されるため見逃しがありません。

専用ウインドウ化の方法はこちらの記事を参考にして下さい。
ブラウザツールを別ウィンドウ化して専用アプリっぽく使う方法


 
まとめ

今回はチャットワークの各種設定についてお話しました。

プロフィールはプログ画、IDくらいは設定をしておきたいですね。

動作設定については、実際に使用してみながら最適な設定を探してみて下さい。


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