バーチャルアシスタントの仕事を効率化するベストアプリ

インターネットの登場により、企業が時間と費用を節約するための革新的な方法が生まれました。

中でも最も便利なのがサイバー秘書、もしくはバーチャルアシスタントと呼ばれるものです。

多額の給料やボーナスを支払うなど、社内従業員にさらなるお金を与えるよりも、リモートワーカーやバーチャルアシスタントを雇ってプロセスを合理化することでコストを削減できます。

では、バーチャルアシスタントを雇う時にはどんなツールやソフトを使ってもらうのがよいのでしょうか?

今回は、バーチャルアシスタントの仕事を効率化し、ビジネスの生産性を向上させるツールをご紹介していきます。

 

<目次>

ファイル共有
 ・G Suite(旧Google Apps)
 ・Dropbox
 ・Huddle
就業時間の追跡
 ・Time Doctor
ソーシャルメディア
 ・Buffer
 ・Canva
スケジューリング
 ・Doodle
 ・World Time Buddy
ファックス
 ・HelloFax
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
ファイル共有

バーチャルアシスタントを雇う場合、まずファイル共有などのビジネス向けアプリが必要になります。

最適なツールをいくつかご紹介しましょう。

G Suite(旧Google Apps)

G Suiteは世界で最も広く使用されているビジネスアプリの一つですが、多くの人に使われているのにはそれだけの理由があります。

Googleが提供するツールは直感的で使いやすい、かつ必要なことがほとんどできる、そして各ソフトの連携が容易です。

また、G Suiteアプリは広く普及しているため、ほとんどの場合において使い方を教える必要がないというのも強みです。

G Suiteでできることは、電子メール、チャット、カレンダー、ミーティングなどのスケジュール設定、クラウドへのファイル保存、チーム全体のドキュメントやファイルの共有、あらゆるデバイスからファイルにアクセスして共同編集が可能、プレゼンテーション、ビデオ通話など多岐に渡り、会社のプライベートネットワークさえ構築することができます。

小規模なチームの場合、特にG Suiteは有効に働きます。

 

Dropbox

G Suiteを使用していない、またはG Suiteに慣れていない場合は、Dropboxを選択するというのも有効です。

Dropboxは400万人を超えるビジネスユーザーが存在しており、クラウドサービスの中では最大手です。

Dropboxは非常にしっかりとしたファイル共有サービスとして知られていて、ビジネスアカウントを利用することでドキュメント、動画、写真、スライドなどあらゆるファイルをクラウド経由で作成および共有することができます。

Dropboxは非常に低価格なため中小企業にとっても使いやすく、大企業向けにも専用のプランが存在します。

 

Huddle

バーチャルアシスタントを複数雇う場合には、Huddleを選ぶことをおすすめします。

G SuiteやDropboxと同じく、Huddleではシームレスなファイル共有が可能です。

そしてHuddleには共同制作、コンテンツ管理、プロジェクト管理などユーザーをサポートするさらなる要素が追加されています。

例えば、Huddle Workspaceを使用するとコンテンツの作成、タクス管理、承認など、チームのコミュニケーションに必要なものを1つの場所にまとめることができます。

さらに、Huddleは最新のバージョンを自動的に保存するため、ドキュメントのバージョン不一致を心配することはありません。

Huddleドキュメントには独自のコメント機能があり、コミュニケーションや共同編集がし易くなっています。

プロジェクトやコンテンツ管理ツールとしても使えるファイル共有アプリが必要な場合は、Huddleがお勧めですね。


 
就業時間の追跡

社内従業員の場合、給与計算は簡単です。

オフラインの会社であれば、どんな企業も給与ソフトや会計ソフトを持っていますし、時間給の従業員なども存在します。

しかし、世界中のさまざまな地域に住んでいて異なる時間に働くリモートワーカーの場合、就業時間の計算や給与の計算は難しくなります。

これを解決するには、従業員にタイムカードを送信してそれが正しいと信じるのではなく、バーチャルアシスタントが何時間働いているのか、どのように時間を費やしているのかを示す時間追跡ソフトに投資する必要があります。

 

Time Doctor

Time Doctorはどんな種類のリモートワーカーを雇う際にも使える、時間追跡と給与計算がオールインワンになったソリューションです。

Time Doctorを使用すると、リモートワーカーが作業や休憩に費やした時間、クライアントや特定のプロジェクトに費やした時間を追跡したり、従業員が訪れたウェブサイトやアプリを表示したり、ミーティングに使った時間などを監視することができます。

また、スクリーンショット監視と簡単な給与計算機能も付いています。

Time Doctorの優れている部分は、リモートワーカーが最も使用しているAsana、Basecamp、GitHub、Salesforce、Teamwork、Trello、Zendeskなどのプロジェクト管理ツールと統合されている点です。


 
ソーシャルメディア

バーチャルアシスタントはソーシャルメディアのプロファイルを管理する責任があります。

ありがたいことに、ソーシャルメディア管理をしてくれる便利なソフトはたくさんあります。

ここでは最もあなたの役に立つであろう2つのソフトについてご紹介します。

 

Buffer

Bufferは、すべてのソーシャルメディアプロファイルを1つの場所を集めることができる管理ツールです。

LinkedIn、Facebook、Twitterなどのソーシャルメディアプロファイルごとにログインするのではなく、プロファイルをBufferに接続し、Bufferを使用してすべてのプロファイルを管理できます。

また、コンテンツ計画のスケジュール、デスクトップやモバイルデバイスからプロファイルを管理、プロファイルの分析表示などの機能もあります。

さらに、ビジネスアカウントであれば複数人で管理できるプランがあります。

これによって、バーチャルアシスタントとマーケティングチームは、同じ場所にある同じデータを参照することができます。

もしBufferの使用をしてみてあなたに合わないようであれば、Hootsuiteという同様のサービスを選択するのも手です。

 

Canva

Canvaはソーシャルメディアコンテンツの投稿担当者が使用すべきツールで、美しいイメージ、グラフィックス、ソーシャルメディア向けの投稿を簡単に作成することができます。

デザインにこだわる場合は、グラフィックスを細かくカスタマイズすることができますし、デザインにこだわらない場合もテンプレートを選択してテキストを挿入したり、色を変更したり、好みに合わせて簡単なカスタマイズすることができます。

このように、Canvaを使用することで美しいソーシャルメディア向けのコンテンツを短時間で作成することが可能です。

また、価格も安価で、画像、写真、フォントの多くは無料であり、有料のものも1つにつきわずか1ドルです。

バーチャルアシスタントにソーシャルメディアへの投稿を担当してもらいたい場合は、Canvaがお勧めです。


 
スケジューリング

スケジューリングをバーチャルアシスタントに担当してもらっていますか?

もしそうなら、次に紹介するソフトは1つが大きな助けとなるでしょう。

 

Doodle

Doodleはスケジューリングプロセスを高速化するツールです。

全員のスケジュールを検索するのではなく、Doodleに接続されているカレンダーを自動的にソートし、例えば数日後の会議を簡単に見つけることなどができたりします。

Doodleを使用した場合、Google,Office 365、iCal、Outlook、ICS Feedなどの最も広くされているカレンダーすべてと統合されているため、カレンダーとスケジュールアプリを切り替える必要がなくなります。

予定を設定できるだけなく、予定の自動または手動通知を送信したり、電話番号やメールアドレスなどの連絡先から追加情報をリクエストしたり、お客様に予定の空き状況を送信することもできます。

Doodleを使用すれば、スケジューリングにおける面倒な作業から解放されます。

バーチャルアシスタントに効率的な仕事をしてもらうためにも、Doodleのようなソフトに投資を惜しまないようにして下さい。

 

World Time Buddy

リモートワーカーのスケジュールを管理している場合、従業員とクライントが異なるタイムゾーンで仕事をすることもあります。

バーチャルアシスタントを利用して適切な時間に会議をスケジュールする場合、World Time Buddyを利用するとさまざまなタイムゾーンを把握するのに役立ちます。

World Time Buddyは世界時計、時間変換、オンラインミーティングスケジューラーです。

バーチャルアシスタントはタイムゾーンを素早く比較し、すべての従業員またはクライアントとの会議をスケジュールし、適切な時間にWebミーティングをスケジュールするのに役立ちます。


 
ファックス

ほどんどの場合はメールを使用しますが、古風なやり方を好むクライアントと出会うこともあります。

そんな時、ここで紹介するツールを使えばファックス機を使用したり地元のプリントショップに行く必要がなくなります。

 

HelloFax

HelloFaxはすべてのファックスをオンラインで行うことを可能にするプログラムです。

HelloFaxアカウントを作ると、電子メールでファックスを送受信できます。

一度に複数のファックスを送受信したり、電子的にファックスを編集して署名したり、Google Docs、DropBox、Box、OneDrive、Evernoteなどとファクスを同期するこもできます。

物理的なファックスは非常に手間がかかりますが、このツールを使えば顧客も満足されることができる上に、バーチャルアシスタントの仕事を効率化することができます。

まずは標準アカウントから始めて、必要に応じてグレードアップすると良いでしょう。


 
まとめ

現在はざまざまなツールが存在するので、どれを使ったら良いかは悩みどころですよね。

しかし、ツールを上手に使いこなすことができるかどうかで、ビジネスの生産性は大きく異なってきます。

ぜひ今回ご紹介したツールを試してみて、あなたのビジネスに合ったツールを見つけて下さい。

Upworkを使って効果的に人材を雇うには

例えば、あなたが才能のあるグラフィックデザイナーを手頃な値段で雇いたいなら、Upworkを利用するのがオススメです。

あなたがするべきことは、Upworkに登録して、求人情報を作成して、応募が入ったら見込みのある候補者を選択するだけです。

優秀なフリーランサーを雇って、あなたのプロジェクトは大成功。
めでたしめでたし。

とてもシンプルですよね?

しかし、実際はこんな簡単には行きません。

Upworkのようなデジタルフリーマーケット市場は、企業や個人が才能のある労働者を見つけるのに大きな助けとなっていますが、膨大な数のフリーランサーの中から有能な人と無能な人を判別するのは非常に困難です。

つまり、慎重に人材を選ばなければ、無能なフリーランサーを自分の元に招き入れることになりかねません。

フリーランサーは、報酬条件の良い仕事を探しています。
あなたは才能のある人材を見つけることだけでなく、フリーランサーに支払うべき適切な料金についても考える必要があります。

本日は、Upworkとは何か?という基本的なお話から、フリーランサーを雇う際の注意点まで細かくお話していきます。

 

<目次>

Upworkとは?
フリーランスプラットフォームの普及
Uprowkの料金体系
 ・クライアント
 ・フリーランサー
 ・適切な報酬設定をする
プロジェクトの報酬体系
 ・支払時に注意すること
優秀な人材を見つけるためには
 ・募集内容を読んでいるかどうかを切り分ける
 ・応募者の情報をしっかり確認する
 ・プロフィール写真のチェック
 ・有償テストを実行する
 ・ビデオインタビューを行う
 ・雇用前に詳細を明示する
 ・プロジェクト完了に必要な時間数
 ・複数人テストして上位者だけを雇用する
Upwork Proを利用する
プロジェクトを成功させるためには
 ・適切なコミュニケーションを取る
 ・音声通話、ビデオ通話を活用する
 ・Upworkメッセンジャーへの入力
 ・定期的な更新スケジュール
 ・すべての詳細はUpworkを介する
フリーランサーとの間に問題が発生した場合
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
Uprowkとは?

Upworkとは、世界最大のオンラインフリーランスプラットフォームです。

数年前、この市場でもトップクラスだったElanceとoDeskが合併してUpworkとなりました。

Upwokrは自身のサイトについて、「トップ企業が世界で最も才能のある専門家を雇用するための最高のフリーランスウェブサイト」と述べています。

1200万人以上のフリーランサーと500万人以上のクライアントが登録済みで、毎年300万件、10億ドル相当の求人情報が掲載されます。


 
フリーランスプラットフォームの普及

通常のサラリーマンのようなフルタイムの仕事を辞め、独立して個人でネットを通じて単発の仕事をこなす「ギグ・エコノミー」の出現により、才能のある多くの人材がUpworkのようなデジタル市場で仕事を探しています。

弁護士、CMO(最高マーケティング責任者)、世界に通用するコンサルタントであっても、独立して働くことを選ぶ人が増えています。

アメリカの労働力は2020年までに40%以上がフリーランサーと独立系請負業者になると言われています。

個人にとっては働く日や仕事を自由に選べるというメリットがあり、組織にとってはローカル以外でも才能を持った人材を雇うことができるというメリットがあります。

ビジネス全体のフリーランサー雇用率は、2015年には20%でしたが、2017年には25%にまで増加すると予想されています。


 
Uprowkの料金体系

クライアント

以前はクライアント側には手数料は発生しませんでしたが、現在は支払いごとに2.75%の処理手数料がかかります。

この手数料は、あなたがフリーランサーに支払う金額の上乗せして計算されます。

例えば、クライアントがプロジェクトに対して1,000ドルの支払いを行った場合、Upworkは27.5ドルの手数料を請求します。

アメリカ、カナダ、オーストラリア、イギリス、特定のヨーロッパ諸国のクライアントで月額910ドル以上を使用している場合は、2.75%ではなく25ドルの月額料金で支払うことも可能です。(ただしUpworkの承認が必要)

 

フリーランサー

以前はすべての契約に対して手数料は請求の10%固定でしたが、現在は5%~20%となっています。

手数料はパーセンテージはそれぞれのクライアントの請求合計ごとに変化し、最初の500ドルは20%、500.01~10,000ドルは10%、10,000ドルを超える場合は5%となります。

つまり、あなたが1つのクライアントで行うビジネスが多いほど、長期的に支払う手数料は少なくなります。

Upworkによると、新しい価格設定は、より価値の高い長期的なプロジェクトが有利になるような設計なのだそうです。

以前にElanceとoDeskを利用していたフリーランサーからすると、10,000ドルを稼ぐためには簡単なことではないため、手数料の改悪と受け取るかもしれません。

フリーランサーは手数料を含んだ上で自分の望む金額に応じて仕事を探しています。

これによって、より高い料金を支払うクライントに応募が集中し、低めの金額で募集をしているクライアントには良い人材が集まらない可能性があります。

 

適切な報酬設定をする

クライアントとしてあなたがするべきことは、現実的な報酬設定をすることです。

時給2~5ドルでは良い仕事を期待することはできないし、あまりに報酬が低すぎるとスパムレベルの仕事品質のフリーランサーを引き寄せることになりかねません。

スキル要件と仕事に必要な時間なども含めてプロジェクト内容を詳しく記述し、正確にカテゴリーに当てはめます。

これにより、無駄な募集をいくつも続けて時間を浪費するのを防ぎます。


 
プロジェクトの報酬体系

フリーランサーへの支払い方法は、Fixed-Price(固定時間給)とHourly(時給)があります。

Fixed-Priceの場合、クライアントはまずUpworkに報酬を預け、仕事が完了または特定のマイルストーンに達した時に両者の合意があれば、フリーランサーに支払いが行われます。

Hourlyの場合、作業中のスナップショットを含んだ時間数を記録するフリーランサーの作業日誌に基いて、1週間前の分を毎週月曜日に支払います。

支払いはクレジットカード、デビットカード、銀行口座(アメリカのみ)、Paypalを通じて行うことができます。(Upworkによる口座の承認が必要です)

Fixed-Priceについては、約5日間のセキュリティ期間を経てフリーランサーに実際に支払いが行われます。

このシステムには、クライアントとフリーランサーの両者を守る支払い保護機能が含まれています。

クライアントとしてFixed-Priceでマイルストーンを設定したら、あなたが納品物を受け取って商品した後にのみ、フリーランサーに支払いが開放されます。

Hourlyの場合は、支払いを承認する前に仕事日誌を確認することができます。

フリーランサーはUpwork Desktop Appを使用しすることで、プロジェクトで明確に作業した時間分の支払いが保証されます。

多くのフリーランサーにとって、このシステムはプロジェクトが完了した後にクライアントに請求書を送るよりも手間がかからず便利です。

ただし、このシステムも完璧ではありません。

フリーランサーが仕事を終えたが、クライアントが納品物の品質に満足できないという口実で支払いを拒否する場合があります。

また、クライアントが支払いを終えた後にフリーランサーが納品物にアクセスできなくするということもあります。

このように、お金を支払ったのに納品物を得られない、または仕事をしたのに報酬を得られないという可能性も少なからずありますので、注意が必要です。

 

支払時に注意すること

フリーランサーから最終納品物を受け取って品質のチェックを完了した後にのみ、支払いを承認して契約を締結します。

マイルストーンを明確に定義して、プロジェクトの各マイルストーンに関連付けられた支払いを指定します。

また、納品物の確認に時間がかかりすぎたり支払いの延期したりすると、フリーランサーとの間で揉め事が発生し、アカウントがブロックされる可能性があるので注意して下さい。


 
優秀な人材を見つけるためには

Upworkに限らず、どのフリーランスプラットフォームでも、優秀な人材を見つけて雇うということは非常に時間のかかることです。

Upworkでフリーランサーを探している企業や起業家は、「才能のある人材が見つからない」「スキルの低い人が多すぎる」「詐欺を見抜くのが難しい」などの不満を言う人が多いです。

しかし、合理的な料金で優秀な人材を雇うことは不可能ではありません。

クライアントのよくやってしまう間違いの1つは、プロジェクトの内容が明確でなかったり必要なことが書かれていなかったりすることです。

適切な募集内容を書くことは、あなたの仕事に合った応募者を集めるために最も重要です。

プロジェクトの目標、必要なスキルやツール、あなたが探している経験やレベルなどを明記します。

また、どのような成果物を期待しているかの詳細もあると良いですね。

 

募集内容を読んでいるかどうかを切り分ける

プロジェクト内容を書く時に、あなたの募集内容を確実に読んでいるかどうかがわかる要素を追加します。

例えば、応募メッセージや履歴書を送る際に「Blue」という言葉を入れてもらうようにする、フリーランサーが答える必要があるような質問を入れるなどです。

これにより、質の低いフリーランサーを除外することができます。

 

応募者の情報をしっかり確認する

あなたのプロジェクトに適しているかどうかを判断するためには、応募者の経験、仕事経歴、他のクライアントからのフィードバックなどを参考にして下さい。

 

プロフィール写真のチェック

プロフィール画像の質がよくない場合、または然るべき場所で撮影した写真でない場合は避けたほうが無難です。

 

有償テストを実行する

応募者の正確な能力を把握するために、有償テストを実行するのも良いです。

これは真面目でないフリーランサーをふるいにかけるのにも役立ちます。

 

ビデオインタビューを行う

SkypeやGoogleハングアウトなどを使ったビデオ通話の面接を必ず行って下さい。

非言語的要因はビデオ通話でしかわかりませんし、それが良い人材とそうでない人材を判断するのに非常に役立ちます。

 

雇用前に詳細を明示する

面接を行わなかった場合、Upworkメッセンジャーを通して雇用前にすべての詳細を明示します。

会話はUpworkのシステム内で行われるため、万が一もめ事が起こった際にもスムーズに解決することができます。

 

プロジェクト完了に必要な時間数

プロジェクトを完了するのに必要な時間数がわかっている場合のみFixed-Priceで募集をして下さい。

時間数がわからない場合やプロジェクトが複雑な場合は、Hourlyで投稿することをオススメします。

 

複数人テストして上位者だけを雇用する

最終的な決定を下すために、有償テストのような試験雇用をして、そのうちの最も優秀だった上位者だけを雇うという方法も有効です。

Upworkであればこの方法を行うのが容易です。


 
Upwork Proを利用する

やることが多すぎるでしょうか?

もしこれらが煩わしいという場合は、Upwork Proを利用するという手もあります。

これはUpworkの新しい有料サービスで、事前審査を受けて選抜された専門家のグループから適切なフリーランサーを見つけて雇用できるという、雇用に時間をかけられない人向けの内容となっています。

プロ版では、フリーランサーは技術だけでなく、ちゃんと役割に適合できるかどうかコミュニケーションスキル、チームワーク、プロ意識なども評価されるようなインタビューを受けます。

クライアントとしてプロ版にサインアップすると、特定の技術的専門知識、予算など、あなたの仕事の要件を理解してくれるアカウントマネージャーがついてくれます。

マネージャーはあなたのUpworkアカウントに仕事を掲載し、プロのフリーランサーを見つけ出し、あなたのために候補者リストを作成します。

そのリストからフリーランサーをインタビューしたい順に並び替え、実際にインタビューを行って最良の候補者を雇うことができます。

Upwork Proは月額149ドルで、すべてのフリーランサーまたはプロジェクトの支払いに10%のクライアントサービス料がかかります。


 
プロジェクトを成功させるためには

優秀な人材を雇うことも大事ですが、あなたがやらなければいけないこともあります。

 

適切なコミュニケーションを取る

適切なコミュニケーションを取って協力し合うことは、仕事を進める上で発生するほとんどの問題を解決する方法です。

Upworkはデスクトップアプリを介して、クライアントとフリーランサーのやり取りを可能にします。

 

音声通話、ビデオ通話を活用する

ただし、メッセージがあまりにも多すぎる場合、メッセージングだけではコミュニケーションがうまくいきません。

そういった場合は、音声通話やビデオ通話を使って詳細な話を行うようにしましょう。

その際は、会話をUpworkメッセンジャー以外でしていることをメッセンジャーに入力します。

 

Upworkメッセンジャーへの入力

Upworkメッセンジャー外でミーティングなどを行ってプロジェクトの期限、詳細、支払いの変更などが起こった場合は、メッセンジャーに入力する必要があります。

決定事項を簡潔に入力して下さい。

 

定期的な更新スケジュール

フリーランサーからの定期的な更新スケジュールを設定します。

プロジェクト完了時だけでなく、途中で改善が必要な場合は、フリーランサーに品質チェックとフィードバックを送ることも必要です。

これを行うことで、納期遅延の可能性が減少します。

 

すべての詳細はUpworkを介する

プロジェクトの成果物、期限、支払い、ファイルなどすべてのものはUpworkを介して伝達、送受信されなければいけません。

これを守らないと、フリーランサーとの間に問題が起こった際に不利になりますので注意して下さい。


 
フリーランサーとの間に問題が発生した場合

あらゆる予防をしていたとしても、揉め事は起きてしまうものです。

Upworkで起きるいくつかの問題の原因は、フリーランサーがあなたの仕事を完了するのに必要な時間よりも多い時間の支払いを請求した場合や、質の悪い納品物を提出した場合などです。

このような場合、問題を解決したり異議申し立てを行うなど、クライアントはフリーサンサーとの間で話し合うことができる期間が、レビュー期間の終わり(通常は1週間)まであります。

Hourlyの場合、問題は仕事の質ではなく請求された時間に基いていなければなりません。

Fixed-Priceの場合は、フリーランサーだけが異議申し立てをすることができます。(仮払い状態の資金を解放するため)

しかし、それはあなたが払い戻しについてフリーランサーと話し合う余地がないというわけではありません。

クライアント側が総支払額の払い戻しを受けて終了するというケースもあります。

異議申し立ては本当に必要な場合のみ行って下さい。

Upworkの問題解決能力はあまり高いとは言えず、彼らは問題に対して主観的な傾向があります。

多くの場合はUpworkに仲裁に入ってもらうことになりますが、手数料が必要となります。


 
まとめ

フリーランサーを効果的に雇うことで、多くの企業がオンラインプラットフォームを通じて利益向上を図ることができます。

オンラインプラットフォーム上のフリーランサーやリモートワーカーの労働力源は巨大で、地理的制限を受けないことも大きなメリットです。

さらにオフィススペース、保険など、現場従業員の雇用に伴う追加費用を節約することができます。

Upworkなどのクラウドソーシング市場では、クライアントとフリーランサーの間で簡単かつ効率的なやり取りができるように常にサービスを改善し続けています。

あなたも次に従業員を雇う時は、デジタルフリーランスプラットフォームから探してみてはいかがでしょうか?

バーチャルアシスタントを雇ってビジネスの生産性を向上させる

起業家はみんな、時間がお金であることを知っています。

毎日数え切れないタスクに追われる環境にいると、日々の仕事が面倒になることもあります。

こうなってくると生産性は低下してしまい、肝心な時に失敗をしてしまう可能性があります。

そんな時は、ヴァーチャルアシスタントの出番です。

その名の通り、インターネットを介して日々の仕事を支援してくれます。

バーチャルアシスタントはビジネスの円滑化に役立つだけでなく、あなたの生活も支援してくれます。

例えば友人に礼状を送ったり、ライバルのリサーチを行ったりと、バーチャルアシスタントはビジネスのタスクだけでなく、プライベートな行事などを含めたさまざまな仕事をこなしてくれるため、あなたは自分が本当にやらなければいけない仕事にだけ集中することができるようになります。

しかし、すべてのことをやってくれるわけではありません。

通常のアシスタントと同じく、実行できるタスクには一定の制限があり、ほとんどの場合、バーチャルアシスタントは従業員の代わりにはなりません。

しかし、従業員の作業負荷を分散させるために作業の一部をアシスタントに任せて、従業員がビジネスの成長に繋がる仕事に集中できるようにすることができます。

バーチャルアシスタントは自分以外の人を同時に担当していることもあるので、彼らが何をしているのかすべてを把握するのは難しいです。

出来ることには限りがありますので、多くの場合はフルタイムでの仕事をお願いするのではなく、特定のタスクのみを担当してもらいます。

ですのでまずは、バーチャルアシスタントがどんなタスクをやってくれるのか、それがあなたのビジネスにどんな影響を与えるのか、そしてどこで見つけることができるのかを理解しておきましょう。

 

<目次>

バーチャルアシスタントがやってくれる仕事
 ・リサーチ
 ・税金
 ・ソーシャルメディア
 ・コンテンツ作成
 ・メール管理
 ・スケジューリング
バーチャルアシスタントを雇う際の注意点
バーチャルアシスタントをどこで見つけるか
まとめ

(見出しをクリックすると各章へジャンプできます)


 
バーチャルアシスタントがやってくれる仕事

バーチャルアシスタントを雇う前に、彼らがどんな仕事をしてくれるのかを正確に知っておく必要があります。

バーチャルアシスタントは旅行などのプライベートなスケジューリングからソーシャルメディアの管理までさまざまなタスクをカバーしてくれます。

しかし、特に重要な分野がいくつかありますので、ここでご紹介していきます。

リサーチ

時間を最も節約できるタスクの1つがリサーチです。

バーチャルアシスタントにあなたのビジネス、ブランド、またはスタートアップのためのリサーチを行ってもらうことで、多大な時間とエネルギーを節約することができます。

例えば、潜在的投資家を見つけたり、イベントやオフィススペースを見つけたり、市場データを収集したり。

これらを自分ですべてやろうとしたら莫大な時間がかかります。

多くのビジネスオーナーはリサーチに時間をかけてしまい、そのリサーチ結果を常に変化しつづけている環境に適用させる時間を取れずにいます。

 

税金

税金関係でバーチャルアシスタントを雇う人はたくさんいます。

バーチャルアシスタントが実際の会計を行うことはできませんが、予算を維持したり、購入を行ったり、経費を管理したり、すべての情報を保管・整理しておくことで優秀な会計士の代わりとなります。

 

ソーシャルメディア

バーチャルアシスタントをうまく活用できるもう1つのタスクは、ソーシャルメディアです。

近年のビジネス、ブランド、スタートアップにとって、ソーシャルメディアは最も重要な要素の1つであり、バーチャルアシスタントはアカウントの管理だけでなく、アカウントを成長させることにも一役買ってくれます。

投稿のスケジューリング、日々のコンテンツ対応だけでなく、統計の収集、レポートの作成、インタラクションの監視など、ソーシャルメディア上での存在感を向上させることができます。

これらがなぜ重要かというと、コンテンツがどのようにメディア上で消費され、どのようにあなたに注目を集めることができるかを知る必要があるからです。

多くの場合、ビジネスリーダーはビジネスの軌道を維持するだけでなく、ビジネスを成長させるためにさまざまなことを管理する必要があるため、世界で起こっていることから切り離されてしまいます。

バーチャルアシスタントが統計情報や最新のトレンドを報告することで、次に進むべき道を正しく決める指針になります。

これはソーシャルメディアの成長を助け、新たなクライアントを見つけるきっかけとなり、世界で何が起こっているのかをより詳しく知ることができ、ビジネスを上手にコントロールできるようになります。

 

コンテンツ作成

バーチャルアシスタントはウェブサイト、ブログなどのコンテンツを作成することもできます。

コンテンツは定期的な投稿と更新が必要ですので、彼らにゴーストライティングと編集を担当してもらいます。

コンテンツ作成はビジネスを拡大するための最も効果的な方法の1つであり、コンテンツを定期的に更新することで検索エンジンからの検索にヒットしやすくなります。

ただし、コンテンツ作成は作業の負担が大きいため、専用のゴーストライターやコンテンツ作成者を見つけるほうが賢明かもしれません。

 

メール管理

バーチャルアシスタントはメールの受信ボックスを管理するのに非常に役立ちます。

仕事の問い合わせ、一般的な質問など、メールでのやり取りを担当してくれます。

ただし、彼らは基本的にフルタイムの顧客サービスを行うことはできません。

ですので、メールの返信、フィルタの作成、メールの整理など、限られた顧客サービスを任せるのが良いでしょう。

上手く活用すれば、毎日飛び交う煩雑になりがちなメールの情報を、非常に実用的なものにすることができます。

 

スケジューリング

通常のアシスタントと同じく、バーチャルアシスタントはスケジューリングを行うこともできます。

毎日いろいろな予定を入れていたとしても、会議の予定を管理してくれたり、カレンダーを整理してくれたり、バーチャルアシスタントがいることで自分の仕事に集中することができるようになります。

スケジューリングから解放されることは時間を節約するために最も有効な手段の1つであり、これによりもっと多くのタスクをこなすことができるようになります。

例えば旅行をする時、フライトの予約、車の予約、ピックアップの手配、ホテルの予約など、これらをすべて自分でやっていたらかなりの時間浪費になりますが、バーチャルアシスタントがすべてカバーしてくれます。

あなたはスーツケースを持って空港へ向かうだけでよくなります。

また、病院の予約、ギフトを送る、電話の応答など、プライベートな日々の予定をスケジューリングすることもできます。


 
バーチャルアシスタントを雇う際の注意点

バーチャルアシスタントはビジネスだけでなくプライベートな予定までどんな仕事もこなしてくれます。

大量のタスクによる負荷から解放され、あなたも肩の荷が降りることでしょう。

しかし、あなたのビジネスにとってバーチャルアシスタントの費用対効果は高いと言えるでしょうか?

先述した通り、バーチャルアシスタントにソーシャルメディアの管理、メールマーケティング、電話の応答など、日々の単調な業務を担当してもらうことで、あなたの作業負荷を軽減することができます。

あなたはこれによって仕事をなくすわけではなく、より革新的な戦略を立てるなど、あなたのビジネスを成長させるための業務に焦点を当てることができるようになります。

結果的に、あなたのビジネスの生産性の向上に繋がるということですね。

バーチャルアシスタントはソーシャルメディアマネージメントチーム、経理チームなどが既にいたとしても、日々の作業の負担を減らしてより創造的な仕事ができる時間を増やすことで、ビジネスの成長を促進します。

バーチャルアシスタントには、ソーシャルメディアの投稿、メールの回答、タスクのスケジューリングなどを中心に行ってもらいます。

これによりあなたのチームは、チームをどのように成長させ、それが最も効率よく稼働しているかどうかに注力することができます。

バーチャルアシスタントの大きなメリットは、長期契約型の仕事であることですが、これは物理的なアシスタントを雇うよりも費用を大きく節約することができることを意味します。

バーチャルアシスタントは物理的なアシスタントを雇うよりも前払いの費用が少し高くなる可能性がありますが、長期的に見ると費用は節約できます。

バーチャルアシスタントは基本的に、1ヶ月に10~50時間が稼働時間です。

かなりの時給を支払っているように感じるかもしれませんが、作業の生産性を上げるためには少し費用が増えるのはやむを得ません。

物理的なアシスタントが同じ時間をかけたとしても、その時間にタスクを完了しているとは限りませんが、バーチャルアシスタントの場合はそういった心配もなくなります。

契約をしっかり結んでおけば、バーチャルアシスタントが仕事を辞めることになってもそれほど痛手はありません。

何らかの理由でバーチャルアシスタントが辞職を申し出た場合、契約満了後に簡単に新しいアシスタントに移行することができます。

契約を結ぶことで、何か予想外のことが起きたとしてもスムーズに問題を対処することができるようになります。

また、長期的な契約以外にも、特定のタスクのみを対象にして雇うことも可能です。

例えば、潜在的投資家の調査、ソーシャルメディアのデータ収集など、特定のタスクのみを担当してあなたに報告するような仕事です。

ビジネスをより効率的に成長させるためには、そういった柔軟性も必要になってきます。

特定のタスクを担当してもらうのは、あなたのビジネスのニーズにあったアシスタントを見つけるのにも役立ちます。

つまり、長期契約を結ぶ前に、特定のタスクをこなしてもらってテストをするということですね。


 
バーチャルアシスタントをどこで見つけるか

バーチャルアシスタントのメリットはお分かりいただけたと思いますが、あなたは実際にどこでアシスタントを見つければいいのか疑問に思っていることでしょう。

たいていのバーチャルアシスタントはフリーランサーですので、そこを気をつけなければなりません。

長期的な契約を結ぶために、特定の仕事など役割の定義をすることが重要です。

実際にアシスタントを探す場合には、Upworkがオススメです。

Upworkは雇用プロセスが合理化されているため、雇用も楽に行うことができます。

さまざまなフリーランサーが、あなたの設定したものに近い金額で応募をしてきます。(稀に設定したものより高い金額を提示してくる人もいます)

フリーランサーの個人ページに移動すれば、それぞれの経験や評価などを見ることも出来ます。

これにより、あなたは自分の仕事に応募してきた人がどんな人なのかを簡単に知ることができます。

しかし、すべての人がUpworkを利用しているわけではありませんので、あなたのニーズに完璧に合う人を見つけられるとは限りません。

あなたの投稿内容に合うようなスキルや経験を持ち合わせていなかったり、非アクティブなアカウントもたくさんあります。

もしあなたがいろいろなサイトで募集する手間を惜しまないのであれば、craigslist. comやproblogger. comもオススメです。

craigslistは世界で一番大きなクラシファイドサイトで、毎月8000万件以上の広告が投稿されます。

つまり、あなたの仕事を求めている人がたくさん存在するということですね。

大量のメールの確認とふるい分けが必要になりますが、その手間さえ惜しまなければあなたは金鉱を掘り当てることができるでしょう。


 
まとめ

自分でなくてもできる仕事を人に任せて、自分は自分にしか出来ない仕事をする。

バーチャルアシスタントを雇うことで、そんな環境を手に入れることができます。

タスクが多すぎると、ビジネスの方向性を考えたり見直したりする時間を取ることができなくなってしまいます。

長期的に考えればこれは非常に重要で、将来のことを考えずに日々のタスクに追われ続けていると、いつかあなたのビジネスは急転落することでしょう。

ビジネスの正しい方向性を見誤らないためにも、バーチャルアシスタントを雇って十分な時間を確保するという選択肢を考えてみてはいかがでしょうか。

優秀なリモートワーカーを雇うための6つのポイント

賢い起業家は、巨大な労働力源であるリモートワーカーを効果的に活用しています。

優れた能力を持っている人を雇うというのは、雇用において最大の難関です。

スタートアップから苦楽を共にして働いてきたようなスタッフは時間も費用もかかっているため優秀な人材に育ちますが、毎回の採用でそれを行うことは難しいですよね。

リモートワーカーなら、地理的な条件に限定されることないので、特定のニーズに合った適切な能力を持った人材を見つけることができます。

最近ではリモートワーキングを労働環境として採用している企業も増え、自宅で働く従業員が増加しています。

そして雇われる側も、自宅で働くことを望んでリモートワーカーとしての雇用を探している人が増えています。

しかし、リモートワーカーの急増によって新たな難関が生まれ、優れた人材を見つけるのに苦労している起業家が多くなっています。

そこで今回は、優秀なリモートワーカーを雇うための6つのポイントについてお話します。

 


 
1.リモートワーカーを見つける場所を知る

リモートワーカーを見つけるための場所としてどこを利用するでしょうか?

例えば、海外にCraigslistというクラシファイドコミュニティサイトが存在します。

日本ではあまり知られていませんが、海外では非常に有名なサイトです。

Craigslistではあらゆる募集広告を出すことができますが、特定のニーズにあった人材を見つけるためにはそれに特化した場所でないと可能性が下がってしまいます。

リモートワーカーも最高の仕事を見つけるためのサイトをいろいろ知っています。

ではどの場所が適切かというと、以下の6つがオススメです。

 

1.自社ブログ

あなたのビジネスや製品に精通していて、あなたの言うことに興味がある読者は、最高の人材である可能性があります。

 

2.WeWorkRemotely. com

200ドルの投稿料が必要ですが、プログラマー、デザイナー、顧客サービスの仕事を求めている人が見つかります。

 

3.ProBlogger

ProBloggerは書く仕事に特化したサイトで、優秀なコンテンツ、ブログ記事、コピー作成者などを見つけたい場合に便利です。

 

4.FlexJobs

FlexJobsはフリーランサー、パートタイマー、契約社員などあらゆる雇用形態の人材を見つけるのに役立ちます。

 

5.WorkingNomads

WorkingNomadsでは、遠隔地に移住したが収入が必要なリモートワーカーが多くいます。

南太平洋のビーチサイドのカバナに在住しているような人でも、優れた能力を持った人材である可能性が高いです。

 

6.SkiptheDrive. com

SkiptheDrive.com…ではすべての業界と言えるほどのさまざまな仕事が存在するため、幅広いジャンルを一覧表示させることができます。


 
2.面接の事前準備

候補者の面接をする時、作業方法や仕事の計画など、彼らがどのように働くべきかを具体的に決めておくことが重要です。

そして、あなたは彼らがどんな能力を持っているかを質問するためのシナリオを作るでしょうが、リモートワーカーとしての経験や習慣についての情報を得るようにすべきです。

リモートワーカーとしての経験が豊富な人は、効率的かつ時間通りに仕事をする方法を知っています。

自宅で仕事をすることに慣れていない人は効率的な作業をできない可能性が高いですが、彼らにはそういった心配もありません。


 
3.望んでいるものを正確に把握する

どんな仕事を募集する場合でも、従業員が何を望んでいるのかを把握する必要があります。

リモートワークになるとコミュニケーションが疎かになりがちですが、オフィスワークと同様にコミュニケーションを取ったり期待の言葉をかけることが必要です。

従業員の望みを知っておけば、新しい候補者を探す時に役立つでしょう。


 
4.契約を結ぶ

多くのリモートワーカーは、正社員になるような働き方を望んでいません。

しかし、契約書を用意してちゃんとした契約を結ぶことは、収入の安定、より高い報酬など、彼らにとっても魅力的です。

契約を結ぶとなると複雑そうに感じるかもしれませんが、実際はそれほどでもありませんし費用もかかりません。

正社員を雇うと管理、経理、人事負荷が発生しますが、契約を結ぶだけであれば簡単です。

必要に応じて雇用契約を結ぶなどの対応もできますね。


 
5.特典をつける

リモートワーカーを雇っている会社が増えているため、自宅で仕事ができるというのはもはや彼らにとってアドバンテージとして有効ではありません。

自宅で働くこと以外に、あなたの会社で働くメリットを何か付ける必要があります。

新しいパソコンを特典として提供するのは、既にリモートワーカーはそれぞれ自分の使い慣れたものを持っている可能性が高いため止めておきましょう。

以下は実際にリモートワークを行っている企業が採用している特典です。

・質の良いオフィスチェア
・スターバックスのクレジット
→リモートワーカーはスターバックスのようなカフェで長時間仕事をしていたりするため
・ブッククレジット
→労働者の知識に投資することはビジネスの成長に繋がる
・ジム・フィットネスの会員費用負担
→労働者の健康を維持することは、あなたにとっても従業員にとっても有益
・有給休暇
→一部の企業ではリモートワーカーには有給システムを採っていないが、これは逆効果な可能性がある
・休暇クレジット
→有給に加えて、従業員の休暇に1,000ドル以上の費用を出してあげる企業もある

これらのと特典から1~2つ選択して応募時に記載することで、経験豊かなリモートワーカーをより多く引きつけることができます。


 
6.複数の連絡手段を使って面接をする

オンラインで面接を行う方法はメール、電話、Skypeなどいつくかありますが、すべて行うことをオススメします。

異なるアプローチをかけることによって、候補者のそれぞれ異なった能力を確認することができます。

例えばメールなら、タイムリーな対応や一貫性のあるコンテンツを作れるかどうかの能力を見ることができます。

音声電話は口頭での能力、ビデオ通話は候補者の性格や習慣などを知ることができます。

リモートワーカーだからといって、面接を簡素化する必要はありません。

あなたが使用する連絡方法が増えるほど、ただしい採用決定を下すことができる可能性が高まります。


 
まとめ

あなたのビジネスにとって最適な人材を見つけることが課題です。

問題は候補者の選択が限られているということではありません。
限られているどころか、選択肢はオンラインの方が圧倒的に多いです。

しかし、選択肢は多いとしても、適切な候補者は少ないです。

優れたリモートワーカーを採用するための明確な戦略を打ち立てることが、あなたのビジネスに適した人材を発掘する最良の方法です。

さて、あなたはどのようなアプローチをしますか?

オンライン雇用に関する3つの神話と解消方法

オンラインのみで作業をするチームは増えていますが、まだまだ懸念点も多く、多くの人が同じ悩みを抱えています。

もしあなたがリモートワーカーのみでプロジェクトやチームを結成した場合、きっと同じ問題にぶつかるでしょう。

しかし、オンラインワークにはそれを上回るメリットがあります。

オンライン雇用の特性をしっかり理解していれば、これらの問題に頭を悩ませることなく、生産性の高いチームを構築することができるようになります。

そこで今回は、リモートワーカーを採用する際に多くの人が勘違いしている3つの間違いについてお話していきます。

 


 

1.とりあえず仕事を任せればいい

アウトソーシングをしてただ仕事を任せるということはすべきものではありません。

そもそもアウトソーシングというと「仕事を投げる」といういう捉え方をするかもしれませんが、そこには大きな誤解があります。

作業を適切に分けてそれぞれで行うことで、従業員とフリーランサーがお互いに尊重し合えるハイブリッドなチームを作ることができます。

オンラインのフリーランサーと仕事をするとき、あなたは彼と同じ方向を見て仕事をしなければなりません。

面接、チーム編成、オープンなコミュニケーションなど、従来のチーム構築に必要なものはオンラインチームでも必要になります。

つまり、単に賃金が一番安い人を見つけて仕事を任せればいいというものではないとうことです。

これが普通にオフラインで雇用をする場合はそんな発想にならないのに、オンラインワークになると何故か多くの人が陥ってしまうのです。

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チームメンバーを大切に扱う
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リモートワーカーとしっかり協力し合うことができれば、機会に油を注いだように仕事が捗るようになります。

要するに、オンラインチームで大きな成果をあげるためには、チームメンバーを大切に扱う必要があるということです。

単に仕事をアウトソーシングすればいいとわけではなく、関係を構築することが大事なんだということを覚えておいて下さい。

普通の会社のように、廊下ですれ違って会話を交わすような機会はありませんので、どんな仕事や開発方法であったとしても、チームメンバーと適切に関わることを忘れては行けません。

Skypeなどのメッセージングツールを介してメッセージのやり取りをし、リモートチームのメンバーを常に気に留めておくようにして下さい。。

ただ、意味のないことばかり話していても効果はありません。

新しい製品やサービスに関するアイデアや、既存サービスの改善案を話し合うなど、有意義なコミュニケーションを取るようにしましょう。


 

2.雇用は時間がかかるし面倒くさい

オンラインでの雇用は、時間がかかるし面倒くさいと思うかもしれません。

しかし実際は、従来の雇用方法よりもはるかに素早い雇用が可能です。

従来の方法では雇用に数ヶ月かかることがありますが、オンラインであればおよそ3日程度、早ければ24時間以内に雇用が決まることもあります。

オンラインで採用する時に大切なのは、まずプロフィールをよく読むことです。

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仕事の重要性を理解してらう
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技術的な仕事を頼みたい場合は、短期的、または長期的な雇用の2種類から仕事を提示することができます。

必要なスキルを持っている人を引きつけ、期待通りの人材を見つけるためには、仕事の投稿内容をどのように書くかが重要です。

あなたの仕事に協力をしたいと思わせるような、魅力的な理由を与える必要があります。

あなたの会社がいかに特別であるかを教え、チームの目的を伝え、彼らが扱う仕事の重要性を理解してもらいましょう。

オンラインでの雇用が初めての場合は、実績を確認することでスムーズに採用が進むでしょう。

例えばUpworkなら、クライアントのフィードバック、勤務時間数やその他の評価、時間別料金などで候補者をフィルタリングすることで、予算に合わせた人材を探すことができます。


 

3.信頼関係は必要ない

リモートワーカーの多くは、自分のやっている仕事に責任を持ってくれない可能性が高いです。

この悩みはオンラインで雇用を行っている人が必ず直面する最大の問題です。

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信頼関係に焦点を当てる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
オンラインで仕事をしているフリーランサーは、良い評価をもらうために仕事をしていることを覚えておかなければいけません。

これは、プラットフォーム上での評価が上がれば上がるほど、より多くの仕事や高額の仕事を得ることができるようになるからです。

彼らは評判を守ることに力を注いでおり、素晴らしい仕事をして自分のビジネスを構築したいと考えています。

あなたが踏むべき重要なステップは、彼らとの関係を拡大性のあるものにすることです。

最初から長い目で見てお互いにとって利益があるということを確立し、リモトーワークのチームメンバーがあなたの仕事に価値を感じるような対応を取りましょう。


 

まとめ

こうして改めて見てみると、オフラインでの仕事であれば当たり前にやっているようなことばかりであることがわかります。

しかしオンラインになると、多くの人が何故か「大丈夫だろう」と思い込み、当たり前のことをサボってしまいます。

これもきっと、直接会うことがないというオンラインの特性によるものでしょう。

「そういう面倒くさいのが嫌でオンラインの仕事をするようにしたのに…」

とあなたは思うかもしれませんが、ビジネスを成長させるためにはこれらは避けては通れない道です。

あなたも一度、自分のビジネスを見直しみてはいかがでしょうか?

みんな意外と知らないUpworkで優秀な人材を見つける方法

クラウドソーシングで最もよくある悩み、それは・・・

「優秀な人材が見つけられない!」

というものです。

特に海外のクラウドソーシングサイト「Upwork」はインド人が多く、多くの人が苦戦をしているようです。

しかし、ちゃんとした方法を取ればアメリカ、オーストラリア、ヨーロッパの人を雇うこともできます。

今回はUpworkで素晴らしいリモートワーカーを見つけるための手順についてお話していきます。

 

 

Uprowkのメリット

スタンフォードの教授でoDesk研究チームのRamesh Johari氏はこう語っています。

「昔から、企業にとって雇用時の最大の問題は、会社が必要とする技能を備えた労働者を見つけるのが難しいことです。職場環境がリモートの場合は、柔軟性のある人材を蓄えることでこの問題を解決し、需要がある時にビジネスと労働者をマッチングさせる助けとなります。」

オンライン市場は、すべての規模の企業にグローバルな人材雇用の場を提供してくれます。

起業家たちはUpworkを利用すれば、地理的な条件に限定されず最高の才能を持った従業員を雇うことができます。

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●職場の柔軟性を促進する
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職場の柔軟性とはつまり、従業員が仕事の一部、またはすべてをオフィスを離れて行うことが出来ることです。

従業員はいつ、どのように働くかを自分で選択できます。

Hok.com…によると、民間部門と公共部門の従業員の約3分の1がリモートで働いているそうです。

さらなる調査によると、フレキシブルな働き方をしている従業員の30%が、オフィスで働く従業員の10%に比べて、非常に仕事に関わっていると感じるという報告があります。

職場の柔軟性はUpworkの一番のメリットであるため、フリーランサーやナレッジワーカーにとっては雇用を探すのにとても魅力的な場所です。

そしてそれは、あなたがリモートで巨大な開発コミュニティを作れることを意味します。

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●賃金を抑えることができる
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Upworkでは、フリーランサーに対して時間単位またはプロジェクト単位で報酬を支払うことになります。

時間単位の支払いの場合は、フリーランサーは週に1回報酬を請求し、Upworkによってフリーラーンサーに支払いが行われます。

固定価格のプロジェクトでは、最初に設定したマイルストーンを満たした段階でフリーサンサーに報酬が支払われます。

Upworkの手数料は、フリーサンサーに支払う料金の10%です。

例えば雇用主がフリーサンサーに100ドルを支払う場合、フリーランサーは10%を差し引かれた90ドルを受け取ることになります。

労働者を雇うことができる場所はさまざまありますが、手数料を30%以上取っているところも珍しくありません。

手数料が安いということは、あなたが支払うべき賃金も少なく済むということです。

 

Upworkのデメリット

Upworkがあなたの雇用に対する要望を100%満たしてくれるかと言えば、それはYesとは言えません。

どんなプラットフォームもそうですが、メリットがあれば必ずデメリットもあります。

とは言ってもデメリットと言うほどではありませんが、念のためお話しておきます。

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●スキルの低い労働者が多く存在する
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これはどんなクラウドソーシングサイトにも言えることですが、高い技能や才能を持った労働者と比較してスキルの低い労働者の割合が多いです。

つまり、ただ仕事やプロジェクトを投稿するだけでは、レベルの高い従業員を見つけることはできないということです。

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●オフィスワークには適していない
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先述したように、Upworkの大きなメリットはグローバルな人材を雇うことができることです。

Upworkで雇用を探しているような労働者は、週5日毎日9時間会社で働くような仕事を望んでいません。

 

仕事を投稿する

さて、ではここからはいよいよUpworkで優秀な従業員を雇う手順についてお話していきます。

まずは仕事の投稿からです。
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●必要な技術を知っておく
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多くの人が仕事の投稿時にしている間違いは、プロジェクトを完成させるために必要なスキルを明記していないことです。

例えばソフトウェアの開発を行いたい時に、必要なスキルの種類を知っていれば「HTML5を専門とするフロントエンドの開発者を探しています」など、スキル情報を元に仕事の投稿が可能です。

単にWordPressのウェブサイトを作りたいだけであれば、上記のようなスキルは必要ありませんね。

ここで大事なのは、この例であればあなたが自分の作りたいソフトウェアを開発するためにどんなスキルが必要なのかを知っていなければなりません。

つまりあなたがまずやるべきことは、自分の達成したいプロジェクトにどんなスキルが必要なのかを投稿前にしっかりと調べておくことです。

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●適切な金額で雇用する
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もう1つの大きな間違いは、報酬設定を低くしすぎているということです。

例えばあなたがソフトウェアの開発をしたいとして、時給3ドルで募集したらどうでしょうか?

当然ですが、この金額では誰も応募しないか、もしくはスキルの低い人しか見つかりません。

質の良い従業員を雇う場合には、最低でも時給15ドルは支払う必要があります。

そして本当に優秀な従業員を雇いたいなら、時給25-30ドルは見ておいたほうがいいでしょう。

もちろん、これはあなたが投稿する仕事のカテゴリーによって変わりますので、しっかりと適正賃金をリサーチしておきましょう。

 

報酬の形式

先述した通り、報酬の支払いは時給と固定報酬の2つの形式があります。

固定報酬形式の場合、1つの仕事で支払う金額が決まっているため、時給換算すると安く済みます。

これは雇用主にとっては嬉しいことですよね。

ただ、複雑なサイトやアプリケーションを作成しようとしている場合は、固定報酬形式で仕事を投稿するのはお勧めしません。

というのも、固定報酬形式で長く時間がかかるような仕事だと、雇われた側が完了までの時間を短く見積もり過ぎて、チーム全体の進行に影響が及んだりします。

その他にも、働いているうちに「これだけの仕事をしているのにこの報酬は適切なんだろうか?」と、自分のしている仕事と賃金が公平かどうかを考えるようになってしまい、仕事の完成度に影響が出る可能性があります。

あなたは従業員の言葉を信じるしかありませんが、やはり従業員もみんな人間ですので、言葉通りにいかないことも往々にしてあります。

しかし、一人の仕事が他のチームメンバーにも影響し、それがプロジェクトの進退に関わるようなこともあります。

ですので、長い時間がかかるような仕事の場合は、時給制で投稿することをお勧めします。

そうすることで、従業員も報酬に疑問を感じること無くしっかりと仕事をしてくれるため、最終的に素晴らしい製品を完成させることに繋がります。

 

こちらから仕事の招待を送る

あなたが仕事を投稿したからといって、優秀な人が集まってきてくれるというわけではありません。

何故かと言うと、積極的に仕事を探しているのは、仕事を検索して応募できるだけの時間がある人だからです。

優秀なスキルを持った人は、既に多くの仕事を書かている可能性が高いため、待っているだけでは彼らを見つけ出すのは難しいでしょう。

これには少しの手間を掛ける必要があります。

まずは仕事の投稿の時と同じように、どんなスキルが必要かを事前に調べます。

例えばソフトウェアのフロントエンドの作業のため、PHPフレームワークを探しているとしましょう。

あなたはPHP開発者を検索しますよね。

その後、レート、経験、評価をフィルタリングして、予算とビジネスに最も適した候補者を選んでいきます。

候補者が一通り出揃ったら招待していくわけですが、この時2,3人に送るだけでは意味がありません。

招待を送った人がみんなあなたの仕事に興味があるわけではありませんから、少なくとも20人には招待を送る必要あるでしょう。

 

候補者の選択

20人ほどに招待を送ったら、次の課題は「どうやって最高の人を選ぶか?」ということです。

ここでは出来る限り優秀な候補を選ぶための3つの戦略をご紹介します。

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●HackerRank
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自分は開発者ではないとしましょう。

あはたは、あなたの作りたいソフトウェアやウェブサイトを完成させるために必要なスキルについて研究してきました。

しかし、それ以外のソフトウェア開発についてはまったく知識がありません。

あなたがソフトウェア開発について何も知らなければ、何が良くて何が悪いのかをどうやって判断することができるでしょう?

そこで登場するのがHackerRankです。

HackerRankは、あなたが候補者に質問をし、候補者が自分の持っている知識を使ってそれに答えるというミニプロジェクトを作成するためのサイトです。

それぞれの候補者の得点を得ることができるため、それをもとに最高の候補者を選出することができます。

これにより、あなたがその分野の知識に乏しかったとしても優秀な人物を雇うことができます。

 

Upworkの評価だけに頼らない

フリーランサーを雇う時、一番わかりやすい指標はプラットフォーム上での評価です。

Upworkにおいても、彼らの評価を確認することは大事ですが、評価だけを鵜呑みにするのはよくありません。

その理由は2つあります。

1つ目に、評価の高いフリーランサーには多くのクライアントが存在する可能性が高いです。

クライアントをたくさん抱えていれば、あなたの仕事に割ける時間もそれだけ少なくなってしまいますよね。

あなたがフルタイムの従業員を探しているのであれば、評価だけを見て雇ってはいけません。

2つ目に、優秀はフリーランサーの多くは、Upworkに時間を掛けている暇がないので、評価がまったくないということもあります。

つまり、評価が少ないのはスキルが低いということではなく、単純にUpwork上で活発に仕事をしてないだけという可能性があるということです。

評価を見て決めるのは、短期間のプロジェクトのみにしておきましょう。

短期間のプロジェクトであれば、評価通りの仕事をしてくれる可能性は非常に高いです。

 

複数の人を雇う

優秀な従業員を雇うための最も効果的な方法は、複数の人を雇うことです。

これを聞いてあなたは「複数人雇ったら予算が・・・」とビックリしたかもしれません。

しかし結局のところ、長期的に見れば下手に質の悪い人を雇い続けるよりも遥かに安く済みます。

これはどのクラウドソーシングサイトでも使える戦略であり、効果の高い方法です。

複数人雇う理由は他にもあります。

リモートワーカーを雇うということは、普通の会社のようにオフィスで長期的に誰かを雇うということとはまったく異なります。

世界の反対側にいるリモートワーカーですら雇うことができるため、あなたは彼らの本当の状況を知ることは決してできません。

彼らはあなたの仕事以外に別の仕事を持っているかもしれませんし、あなたの仕事に全力を注いでいないかもしれない。

突然仕事をやめる可能性もあるし、予期せぬ病気になる可能性もあります。

実際、リモートワーキングで仕事がうまくいかない理由の1つに、開発者や担当者を1人しか雇っていなかったというものがあります。

1人しか雇っていなければ、その人に何かあった時にプロジェクト全体がそこで停滞してしまいます。

普段から複数人雇ってバックアップをとっておけば、この事態を回避することができます。

「そんなに予算がないんだけど・・・」
とあなたは思ったかもしれません。

たしかにそういったケースもあるでしょう。
複数人雇うだけの予算がない場合は、この戦略ではなく先述のHackerRankを使った戦略をとりましょう。

もしあなたが複数人雇えるだけの予算があるのであれば、この戦略は優秀な人材を見つけるための最も効果的な方法と言えます。

1人に絞る場合も、2,3人同時に雇って最高の仕事をした人を残すという方法もあります。

 

まとめ

Upworkを使って優秀な人材を見つけるのは簡単なことではありません。

仕事を投稿して優秀な人が集まってくるのを待ってるだけであれば楽です。
しかし実際は、それだけではあなたの望む人材を手に入れることはできません。

あなたに手間を惜しまない時間と気合があれば、Upworkはあなたのビジネスを成長させるために大きな助けとなるでしょう。

【2017年版】リモートワークビジネス向け時間・タスク管理アプリ

リモートワーカーを雇うことに利点があることは間違いありません。

通勤をする必要もなければ、職場の噂話に巻き込まれることもないので、彼らにとって仕事は純粋に仕事をする時間だけで済みます。

また、リモートワーカーはオフィスワーカーよりも幸せである人が多いという報告もあります。

このように多くのメリットがありますが、みんなが別々の場所にいるため、効果的な時間管理が難しいのが欠点です。

すなわち、リモートワーカーを雇ってより多くの利益を上げるためには、彼らが仕事に取り組むための適切な時間管理ツールを持っているかどうかを確認することが大切なのです。

今回は、2017年最新版のリモートワーカー向け時間とタスク管理アプリについてお話していきます。

 

目次

1.時間管理アプリ
 ・Roadmap
2.ビデオ通話アプリ
 ・Google Hangouts
 ・Skype
 ・Join.me
3.チャットアプリ
 ・Chatwork
 ・Workplace by Facebook
4.プロジェクト管理アプリ
 ・Basecamp
 ・Asana
 ・Float
5.ToDo管理アプリ
 ・IDoneThis
 ・Todoist
6.ファイル共有アプリ
 ・Dropbox
 ・Google Drive
まとめ

(クリックすると各見出しへジャンプできます)

 

1.時間管理アプリ

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Roadmap
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Roadmapは多くのリモートワーカーのスケジュールの調整と監視を必要としている場合に便利です。

このアプリを使用するとリモートワーカーのすべてのタスクが表示されますので、従業員のスケジュールがどれだけ詰まっているか、従業員がどれだけ不在なのかなどを確認できます。

仕事やプロジェクトの計画と実際の進捗状況が合っているかどうかを確認し、それに応じて調整を行うこともできます。

 

2.ビデオ通話アプリ

時間管理アプリだけでは、リモートーワーカーと意思の疎通をはかることはできません。

コミニケーションを取ったりミーティングを行うために、通話アプリを使用しましょう。

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Google Hangouts
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Googleハングアウトは、まさしくビデオ会議向きのソフトと言えます。

まず、Gmailのユーザー数は10億人と言われており、リモートワーカーであればGmailを使っていないを見つけるほうが難しいでしょう。

そして、ハングアウトでビデオ通話や音声通話を使用するための敷居は低く、使い方を詳しく学ぶ必要もありません。

また、1対1やチーム全体でのチャットも可能であり、さらにはPC、iOS、Androidと多くのデバイスに対応しています。

無料で使えるという点も大きなメリットです。

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Skype
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Skypeはハングアウトとほぼ同じことができるため、ハングアウトが不安定だったり接続が上手く行かない時のために、バックアップとしてSkypeを使えるようにしておくと安全です。

Skypeには3億人のアクティブユーザーが存在し、リモートワーカーのにとっては最も馴染みのある通信プラットフォームです。

チャット、音声通話、ビデオ通話、画面共有はもちろん、PC、iOS、Androidでの使用が可能です。

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Join.me
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その他のアプリを使ってリモートワーカーとの会議をするとしたら、Join.meも候補の1つです。

Join.meは1対1、チーム、または離れたオフィス同士でのコミュニケーションに適しています。

もちろん、チャット、音声通話、ビデオ通話、画面共有などの機能は無料で使用できます。

リモートワーカーと意思の疎通を取るためのコミュニケーションソフトを探していて、ビジネスが小規模の場合はお勧めです。

 

4.チャットアプリ

リモートワーカーとの会議には電話やビデオ通話が必要ですが、簡単な質問のやり取りをするのにはそこまで必要ありません。

時間を効果的に使うためには、チャットアプリを使用しましょう。

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Chatwork
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チャットワークは、1対1やグループでのコミュニケーションを取るのに優れたツールです。

例えば、あなたがチームメンバーのために個々のチャットアカウントを作成したら、それぞれと1対1でチャットしたり全員が参加するグループチャットを作成したりできます。

また、発言の許可設定ができるため、チャットの閲覧のみでグループに参加させることも可能です。

グループも複数作成することができるため、プロジェクトごとにグループを作るなどして使用することができます。

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Workplace by Facebook
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その他にはWorkplace by Facebookを使うという方法もあります。

これを使えば、プロジェクトに関わる全従業員が参加することができ、グループ会議を行ったり、プロジェクトに関する最新情報を投稿したり、投稿に対するコメントを書いたり、音声やビデオ通話に参加したりすることができます。

また、無制限のファイル、電話、ビデオストレージを使用できたり、無制限のチームやプロジェクト作成、ライブビデオ中継などが可能です。

 

プロジェクト管理アプリ

時間管理、ビデオ会議、チームチャット、あと足りていないのは何でしょうか?

まだまだ生産性を向上させる方法は存在します。

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Basecamp
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Basecampはリモートワーカーと情報を共有して組織を維持をするための最良の方法の1つです。

すべての重要なタスクを3つのカテゴリに分類し、1つのダッシュボードに表示します。

1つ目は「本部(headquarters)」で、メンバーが企業アナウンス、ポリシーの変更、および会社全体の更新を行うような場合の場所です。

2つ目は「チーム(team)」で、同じチームの人がコミュニケーションを取る場所です。

例えば、マーケティングチーム全員がコピー、ビデオ、指示などのチームダッシュボードにアクセスできます。

3つ目は「プロジェクト(project)」で、異なるチームのメンバーが協力してプロジェクトを完成させる場所です。

プロジェクトの最初から最後までのあらゆるステップを共有します。

従業員が予定リストに新しいタスクを追加したりタスクを消化したりすると、自分だけでなくすべての人が進捗を確認できます。

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Asana
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Asanaはとてもシンプルなプロジェクト管理アプリです。

このアプリの優れているところは、タスクをリストまたはカレンダーのどちらかに分類することです。

やるべきことがあるときはカレンダーをチェックすればわかるので、あとはそれに取り組めばいいだけです。

タスクが完了したらチェックマークを付けてクリックすれば、タスクには完了マークが付けられて終了となります。

また、「完了」「未完了」「期日別タスク」「プロジェクト別タスク」などに振り分けてタスクを整理することもできます。

これによりマネージャー陣は進行状況がどうなっているかを確認することができ、何が完了したのか、何を完了すべきなのかを素早く把握することができます。

期日前に通知メールが届くように設定することもできるため、タスクの消化漏れもありません。

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Float
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Floatはすべての企業で使えるソフトですが、特に小規模なチームでうまく機能すると言われています。

クリックアンドドロップ形式のスケジューラがあり、チームの作業負荷を視覚化したり、タスクを割り当てたり、アップデートを迅速に行ったり、ソートや検索機能で該当の従業員を見つけることもできます。

その他にもマイルストーンのマーク、プロジェクトのグループ化、タスクノートの追加などの機能があり、プロジェクトでの活動に役立ちます。

チーム管理の助けになるだけでなく、目標を達成しているかどうかを確認するカスタムレポートを作成することもできます。

 

5.ToDo管理アプリ

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IDoneThis
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

IDoneThisはToDo管理に特化した生産性向上アプリです。

リモートワーカーが完了しなければならないすべてのタスクを入力し、未完了のタスクは赤色の「☓」マークで表示され、完了すると緑色のチェックマークに変わります。

チームの進捗状況を追跡し、他のメンバーがどのように行動しているかを把握するのに役立ちます。

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Todoist
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Todoistは誰にでも使える至ってシンプルなToDo管理アプリです。

食料品の買い物、用事、映画など、プライベートにも活用することができます。

タスクを追加したり、ラベル付けをしたり、期限を設定したりはもちろん、自分に割り当てられたタスク、他のメンバーに割り当てられたタスク、優先度が設定されたタスクなどをフィルタリングすることができます。

また、一週間以内のタスクのみを表示することもできます。

基本機能の使用は無料ですが、大規模なチームを管理するなどすべての機能を利用する場合にはアップグレード料金がかかります。

 

ファイル共有アプリ

この話題にクラウドストレージアプリを含めるのは少しおかしいと感じるかもしれませんが、リモートワークをする上では切っても切ることができない存在です。

もしチーム内のリモートワーカーがファイル共有のために共通のアプリを使っていなかったらどれだけの時間浪費になるでしょうか?

今時、メールですべてのファイルを送信することはありませんよね。

また、これらのアプリは単なるファイル共有だけでなくバックアップの目的も含まれます。

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Dropbox
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ファイル共有やクラウドストレージに関して言えば、Dropboxを使えばまず間違いないでしょう。

使い方はとても直感的で、多くのリモートワーカーが利用しているアプリです。

ビジネスで使用するのであれば、簡単に同期ができるDropbox Businessがお勧めです。

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Google Drive
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小規模のリモートーワーカーチームを管理する場合には、Googleドライブが最適です。

ファイル共有、共同編集、コメント投稿などが簡単にできます。

さらにそれぞれのファイルに対してアクセス権限を設定できるため、コントロール面やセキュリティ面においても優れています。

 

まとめ

今回お話したアプリを個別に使っている人は多くいますが、適切に組み合わせて使用している人は少ないでしょう。

これらのアプリをうまく活用すれば、リモートワーカーが想像以上に体系化し、より効率的な作業を行うことができるようになり、ひいては生産性を向上させることに繋がります。

自分のビジネスに合った組み合わせを見つけて下さいね。

リモートワーカーと円滑なコミュニケーションを取って生産性を上げる方法

起業家であれば誰でも、遠隔の労働者を雇ってどこからでも仕事ができるようになるのを夢見ますよね。

在宅勤務とも呼ばれるリモートワーキングは、2005年から2012年の間に79%増加し、現在はアメリカの労働力の2.6%を占めています。

雇用側も従業員側も、仕事により自由度の高さを求めるようになっていて、今後もその傾向は強まっていくでしょう。

リモートワーキングは、普通の仕事に比べて多くの利点があります。

例えば、通勤ラッシュ人がいっぱいの電車に乗らなくて済んだり、自由に仕事の時間が選べるので子どもの世話がしやすかったり、ジムに通う時間が作れたり・・・

普通の仕事をしていてはできないことがたくさんできるようになります。

しかし、リモートワーキングは本当にいいことばかりなのでしょうか?

在宅勤務には誘惑や邪念がたくさん存在します。

オフィスベースで仕事をしていれば、仕事中に洗濯をすることはありません。

映画を観始めたらついつい全部観てしまって仕事が全然進まなかった、なんていうこともありません。

自宅が職場になると、仕事とプライベートの線引が非常に難しくなります。

また、同僚やチームメンバーと対面での会話ができないと、コミュニケーションを取るのが難しくなります。

チームメンバーが住む場所は、国内はもちろん海外の場合だってあります。

そうすると、よりいっそうコミュニケーションを取るのが大変になります。

そして多くのリモートワーカーが悩むのが、孤独であることです。

人間は無意識の内に人との接触を求めるものですのが、これは当然のことと言えます。

リモートワーキングには利点もたくさんありますが、良い点ばかりではないということがわかります。

つまり、遠隔で仕事を円滑に進めるためには、それだけの対応をしっかりしないといけないということですね。

今回は、リモートワーカーを雇用する際に、どうすれば上手く仕事が回るようになるのかについてお話していきます。

 

 

コミュニケーションと信頼関係

あなたの言いたいことがちゃんと伝わっておらず、チームメンバーや同僚が不満を感じる。

そしてあなたは、みんながちゃんと従ってくれないと不満に感じる。

これはリモートワーキングではよくある話です。

2014年の調査では、38%が遠隔チームと協力をしなければならない場合、コミュニケーションが最も重要になると示されています。

普通の仕事でも円滑なコミュニケーションは重要です。

コミュニケーションには言葉だけでなく、言い方、声のトーン、表情、ジェスチャーなども含まれます。

遠隔チームの場合、円滑なコミュニケーションを行う上で最大の問題は、非言語的な対面のやりとりが日頃から足りていないことです。

非言語コミュニケーションは、チームメンバー間の信頼関係を構築する上で重要な役割を果たします。

実際に声を出していないときでも、表情や動作などの非言語的な部分から何を考えているかが分かります。

彼は今、仕事に満足しているのか不満なのか?ちゃんと仕事はしているだろうか?

しかし、遠隔チームで数百万ドルを売り上げている企業は存在します。

では、お互いに不満を持たずに済むようにするにはどのようにしたら良いのでしょうか?

リモートワーカーとのコミュニケーションを円滑に行うためには、いくつかのポイントがあります。

 

 

目標を理解させる

まず、リモートワーカーにあなたの会社の目標を理解してもらうことが重要です。

これを理解することで、なぜこの作業をしなければならないのかなど、前後の仕事や他の人の仕事との繋がりを把握できるようになります。

そうすれば、マネージャーが何を求めているのかも自然とわかるようになっていきます。

目標を理解することは上級管理職だけの仕事ではありません。

あなたが新人デザイナーであったとしても、目標を理解することでより良い仕事ができるようになります。

これが優秀な従業員と普通の従業員の違いです。

あなたが経営者であれば、まずは目標をしっかりと定めましょう。

そしてその目標を従業員に伝えることを忘れてはいけません。

 

 

3つのコミュニケーションツール

リモートワーカーとコミュニケーションを取るには、以下の3つのツールが基本となります。

・メール
・チャット
・ビデオ通話

多くの人はどれか1つに偏って使っていますが、ツールの選択は賢く行う必要があります。

それでは、それぞれのツールをいつ、どのように使うべきなのかについてお話します。

●メール
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メールは会話向けのツールではないことに注意して下さい。

メールはプロジェクトの更新情報や各種データなど、長い情報を送る時に使います。

すぐに返信が欲しいような会話はチャットで行うようにします。

メールを書く際には、意識して読みやすい文章になるよう努めます。

読みやすい文章のポイントは2つです。

・短い文章で書くこと
・曖昧な表現をせず具体的に書くこと

メールの場合は非言語的な情報がないため、受け取った側は送信者が何を言おうとしていたかを脳内で補完します。

その結果、送信者が意図していたよりも感情的、否定的な、間違った解釈をすることがよくあります。

あなたの送る文章が誤解されないよう、送信前には十分に読み返して下さい。

メールの内容がネガティブなものになってないかどうか確認するには、声に出して読んで見ると良いです。

メールの欠点は一度送信したら取り消せないことですが、必要に応じて送信を取り消すことができる方法もあります。

その方法とは、送信ボタンを押した30秒後にメールが送信されるように設定するというものです。

Gmailであれば、これは簡単に設定できます。

『設定』→『全般』タブから『送信取り消し』機能を有効にします。

送信の遅延秒数は5秒、10秒、20秒、30秒から選択します。

この機能を有効にすると、送信ボタンをクリックした後、画面上部に表示される『取消』を時間内に選択することで送信を取り消すことができます。

最も確実なのは、焦っている時にメールを送信しないようにすることです。

●チャット
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すぐに反応が欲しいような会話をしたい場合は、Skype、チャットワーク、ハングアウトのようなインスタントメッセンジャーを使いましょう。

レスポンスが早いのはもちろん、送信済みメッセージの修正や削除もできます。

多くの人はメールの場合すぐに返信をしないため、進行中のプロジェクトの進捗報告など素早い報告や連絡が必要な時はチャットが便利です。

チームメンバーがちゃんと理解してないと感じた時はより明確に説明をできるため、誤解も減ります。

会話に関するウェブサイトやドキュメントのリンクを送信することで、より明確な説明も可能です。

しかし、チャットも万能ではありません。

短いメッセージであること、そして非言語コミュニケーションができないため、複雑な問題を議論するのには適していません。

●ビデオ通話
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複雑な問題や繊細な問題について議論する場合、もしくはアイデアのブレインストーミングを行う場合はビデオ通話がお勧めです。

ビデオ通話であれば、文章だけでのコミュニケーションでは読み取ることができない声のトーン、表情の変化などにより、感情を表現して伝えることができるようになります。

欲求不満、悩み、ストレスがある場合は、これらに気づくきっかけにもなります。

そしてチームメンバーの姿を見ることで、文章だけのやり取りよりも相互理解が生まれます。

ビデオ通話をする場合は、突然通話を求めるのは止め、事前に通話のスケジュールを組みましょう。

そうすることで参加者はトピックについて準備をして通話に臨むことができるため、あなたにとっても良い方向に機能します。

 

 

争いを未然に防ぐ

どれだけ円滑なコミュニケーションを取るための準備をしたとしても、必ず誤解は生じます。

普通の仕事でも起こることですし、これは人間である以上は仕方のないことです。

ではあなたが次のようになった時はどうしたら良いでしょうか?

●ステップ1
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「彼は無能だ」
「彼は自分の仕事をしていない」
「彼は自信過剰だ」

とりあえずまずは、彼のことを信じましょう。
彼のことを馬鹿である、悪意を持っていると思い込まないで下さい。

こういった思い込みは、問題解決には何の役にも立ちません。

99%のケースは、お互いの言いたいことや行動の動機、働き方を理解していないためです。

●ステップ2
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次は、とにかく話すことです。

メールのやり取りでコミュニケーションに誤解が生じた場合は、その人とチャットをして正しく訂正します。

間違ったメッセージをチャットで送ってしまった場合は、音声やビデオ通話でその理由を説明します。

先述したように、言葉はコミュニケーションのほんの一部であり、ほとんどは感情的なもの(声のトーンや表情、ジェスチャーなど)です。

ですので、誤解があった場合は、言葉に感情を加えて正しいメッセージを伝えます。

良くないのは、間違っていると分かっていてながら相手や他の人がそれを解決してくれるのを待つことです。

争いになる前に、状況を解決するためのイニシアチブを取ります。

みんな、共通の目標のために働いているチームなのです。

職場のいざこざほど生産性に損害を与えるものはありませんので、これを未然に防ぐことは重要です。

 

共通意識を持たせる

リモートワーキングの場合、誰がどれだけ仕事に貢献しているのかがわかりづらいです。

実際に働いている姿は誰も見ていないので、何をしているのか疑問に思う人もいるでしょう。

それを解決するためには、作業中のタスクを明確に文章化することです。

これはタスク管理ツールを使うと簡単です。

進捗報告をもらったり、目標を確認し合ったり、音声やビデオ通話でアイデアをぶつけ合ったり。

特定のプロジェクトに取り組んでいる時、進捗を送ってもらうようにします。

また、定期的に進捗情報をもらうだけでなくチームメンバーの進捗状況を共有することで、チームとしての一体感を生み出し、あるメンバーの仕事がどのようにチーム全体に貢献しているのかを示すことができます。

FormstackのCEOであるChris Byers氏は以下のように述べています。

「従業員は、状況が良くなっているのか悪くなっているのか、ヘルプやフィードバックが必要な場合、チームの輪から外れていると感じた場合など、自分の状況をマネージャーに知らせるべきです。成功しているリモートワーカーはコミュニケーションを取ることでうまく動いているので、私は積極的にコミュニケーションを取り、すべての従業員が共通意識を持つようにします。」

コミュニケーションの頻度も大切です。

定期的にメッセージを送る、素早い返信、重要なタイミングで連絡が取れるようにすることで信頼が築かれ、リモートワークの障壁が減ります。

 

タイムゾーンをしっかり把握する

異なるタイムゾーンの従業員を雇う時、どうすれば一緒に作業するのが簡単になるでしょうか?

まずは会議を設ける際に、タイムゾーンをしっかり把握しましょう。

iPhoneの世界時計機能で必要な国を追加するか、その他アプリをダウンロードすることで現地時間を調べることができます。

メッセージを送信したり音声やビデオ通話の予定を入れる場合は、これらを使って現地時間を確認します。

また、Googleで検索することでも対応できます。

ツールの中でお勧めなのは、Googleカレンダーです。

一見すると普通のカレンダーに見えますが、遠隔チームだけでなく普通の仕事をしている人にとっても魅力的な機能が満載です。

その他には、Slackの場合、各チームメンバーの名前をクリックするとその人のタイムゾーンと現地時間、その現地時間との時差が表示されるため便利です。

すぐに返信が欲しい場合は、それを確認することで返信があるかどうかを予測できます。

また、グループ内の全員にメッセージを送信しようとすると、「送信」をおす前に一部に時差があることがわかるようにもなっています。

 

まとめ

リモートワーキングにはメリットがたくさんありますが、その性質を理解していないと思うようにコミュニケーションを取れないことがあります。

遠隔で完結できることは素晴らしいことではありますが、選択を間違えると生産性の低下につながってしまいます。

しっかりと正しい選択を行い、遠隔でも円滑なコミュニケーションを取れるようにしましょう。

海外クラウドソーシング、8つのお勧めサイト

クラウドソーシングは、もはや起業家にとっては欠かせないサービスです。

国内にもクラウドワークスやランザーズなどのクラウドソーシングサイトがありますが、一番のネックになるのはコスト面です。

ところが、海外のクラウドソーシングを利用すれば、同じ仕事でも国内サイトより低コストで仕事をこなしてもうことができることが多々あります。

しかも、国内オンリーに比べてフリーランサーの母数も多いため、より優秀な人が見つかる可能性もあります。

そこで今回は、海外で最も有名な8つのクラウドソーシングサイトをご紹介していきます。

 

 

1.Outsourcely

Outsourcelyは、短期のプロジェクトではなく長期的なお仕事を依頼する場合にお勧めです。

132カ国もの国から登録があり、信頼性の高いリモートワーカーを見つけることができます。

フリーランサーをスキルで検索したり、お仕事を投稿することができます。

また、他のプラットフォームと違い、直接雇用が可能です。

その場合、支払いも直接行うことできるので、手数料を取られることがありません。

さらに、リアルタイムのコミュニケーションツールを使ってインタビューが可能です。

チャット、音声通話、ビデオ通話を使用して、すぐに候補者と連絡を取ることができ、雇用のスピードが増します。

もちろん、メッセージングや普通のメールでのやり取りも可能です。

また、Outsourcelyで雇った場合、Team Workplaceを利用してリモートチームを管理することが可能です。

既存のチームをOutsourcelyに招待し、全員を1箇所で管理することもできます。

 

2.Upwork

Upworkは、世界最大のクラウドソーシングの2つ、ElanceとOdeskが合併したサイトです。

この合併により、今やクラウドソーシング界ではトップのシェアを誇っています。

まずプロジェクト内容をUpworkに記載して募集を開始すれば、すぐにフリーランサーを雇うことができます。

プロジェクト単位は、数週間ではなく数時間です。

支払いは、ちゃんと仕事が完成したもののみに発生し、請求書発行、支払い、税金申告書はUpwork側で処理されます。

Upworkが他のプラットフォームより優れているのは、規模の大きさです。

どんなプロジェクトだとしても、何百人もの優秀な専門家から選ぶことが可能です。

 

3.Freelancer.com

Freelancer.com…は、Upworkと機能が非常に似ているサイトです。

あなたが仕事を投稿したら、フリーランサーは仕事に応募をします。

その中から希望の人を選択して、仕事に満足したら支払いを行います。

会員の種類がいくつかあり、Free、Basic、Plusの場合は3ドル、もしくは総プロジェクト費用の3%のどちらか大きい額を手数料として支払う必要があります。

ProfessionalとPremierは手数料の請求はありませんが、それぞれ月額料金が29.95ドルと59.95ドル発生します。

 

4.99designs

ウェブサイト用の新しいロゴ、ブランドロゴ、Tシャツ、カーラッピングなど、デザインの仕事を依頼したい場合は99designsが役に立ちます。

99designsは、コンペ方式を採っています。

まずあなたはプロジェクト内容を決定し、コンテンストを開始します。

フリーランサーたちから画像を受け取り、それに対してフィードバックを行い、最終的に一番気に入った提案を選びます。

これにより、何十人ものデザイナーから同時に提案を受けられるため、効率的に仕事を行うことが可能です。

通常であればデザイナーを雇ってロゴを作ってもらことになりますが、その場合は本当に最高のデザインをしてくれるとは限りません。

99designsならそういった不安要素がありませんので、高い確率で素晴らしいデザインをしてもらうことが可能です。

あなたがするべきことは、完成したデザインの一覧を見て、自分が一番気に入ったものを選択するだけです。

例えば、299ドルでコンテンストを開始すれば、おおよそ30のデザインを手に入れることができます。

 

5.DesignCrowd

DesignCrowdは、世界中のフリーランスのグラフィックデザイナーやデザインスタジオにアクセスできるサイトで、ロゴ・ウェブサイト・印刷物・グラフィックデザインサービスを提供してくれます。

DesignCrowdには現在467,374人の登録があり、世界各地のデザイナーを低コストで雇うことが可能です。

99designsとよく似ていますが、異なる点は採用者への支払いを保証する必要があることです。

これはビジネスオーナーにとってはデメリットのように感じるかもしれません。

なぜ支払いの保証が必要なのでしょうか?

これはフリーランサーが無償では作業をしてくれない可能性があるため、有償である方がデザインの変更を受けてくれやすいためです。

 

6.TaskRabbit

ローカルの労働者を雇う必要がある場合は、TaskRabbitがお勧めです。

TaskRabbitでは、新人から熟練者まで、あなたのビジネススタイルに合わせてさまざまな従業員を雇うことができます。

他のプラットフォームとは異なりTaskRabbitは完全にローカルなので、どうしても手が足りないという中小企業のオーナーにとって助けとなるでしょう。

TaskRabbitは創設当初、消費者市場に向けて作られたものであり、依然としてビジネス向けから消費者向けまで幅広い範囲に市場を展開しています。

 

7.Mechanical Turk

Amazonが所有するクラウドソーシングサイトで、コンピューターを使った作業を実行する人材を雇うことができます。

アマゾンは、依頼者として「人的情報収集タスク」を投稿した企業や団体に電話をかけます。

これらのタスクには、商品説明の作成やハイテク企業の電話番号の検索などが含まれます。

マーケットプレイスの労働者は、請求者によって設定された賃金を受け取るために、仕事内容を確認して完了することができます。

あなたがやることは、タスクをロードして、お願いした仕事の結果を受け取るだけです。

フリーランサーとのやり取りはほどんど必要ありません。

仕事の結果を受け取った時、システムはそれに応じて必要な金額を出してくれるので、あとは支払うだけです。

労働者が行う作業は、特化した訓練を必要としない、誰でもできるものが多いです。

そのため、必要に応じてタスクを割り当てることで、作業を迅速に完了させることができます。

 

8.PeopleperHour.com

PeopleperHour.com…では、Hourliesを使って固定価格ですぐに仕事を始めてもらう、あなたが仕事を投稿してフリーランサーが見つける、フリーランサーのプロフィールを検索して直接連絡を取るという3つの選択肢があります。

他のサイトと同様、過去の仕事のレビューを読んだり、評価に基いてフリーランサーを選ぶことでます。

PeopleperHour.com…の商標発見技術であるHourliesは、固定価格でサービスを見つけることができるものです。

これにより交渉する必要性は一切生じず、あなたの予算にあった人材を雇うことができます。

プラットフォーム上でプロジェクトを管理したり、文書を共有したり、サービスの支払いができたりします。

PeoplePerHourは満足度保証も提供してい、最終的な完成品に満足がいったら支払いを行います。

ウェブサイト、アプリ、ブログ記事などのプロジェクトを必要とする中小規模のビジネスオーナーに最適です。

価格・経験・評判をよく読み、フリーランサーを「買う」というイメージですね。

フリーランサーの中には、あなたの会社で働いている従業員よりも優れている人がいる可能性があります。

十分なリサーチを行えば、必ず良いパートナーを見つけることができるでしょう。

 

まとめ

クラウドソーシング業界の市場はここ10年程度、スタートアップを拡大する上で重要な役割を果たしてきました。

2016年のクラウドソーシングの動向を見ただけでも、多くの人が影響を受けていることがわかります。

将来的にはこの市場はさらに成長し、ビジネス界のあらゆる場所に浸透していくでしょう。

確実に勝てるビジネスを産業別実質GDPから分析してみた。

いま、確実に勝てるビジネスは何か。
その答えを今日はお話していきます。

なになに?早く教えてくれって思うだろうけど、
ズバっと答えに行く前に一番大きな
視点から一緒に見て行きましょうか。

つまり我が国日本が、何で成り立っているか。

これを測るモノサシとして
「実質GDPの推移」で考えてみます。

GDPを改めて考えてみましょう。
一定期間内に国内で産み出された付加価値の総額、
ってwikiに書いてありますけど、よく分かりませんよね。

付加価値ってなんだろう?
売上ー仕入れ=付加価値

つまり、ざっくり言うと、国が生み出した
利益のことを付加価値って呼んでるだけです。

その中でも、勝つための指標を探るには
「産業別実質GDP」を見ていくのが良いでしょう。

産業別実質GDPを見ていくと、
日本のどのビジネスが利益を生み出す
ビジネスなのかということが分かります。

総務省の平成26年版の白書を見てみましょう。

試しにデータをグラフ化してみました。

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そうすると、面白い傾向が浮かび上がってきます。

日本には大きく8種類の産業があります。

鉄鋼、電気機械、輸送機械、建設、卸売、
小売、運輸、情報通信産業ですね。

建設業は大きく下げていて、
その他はほとんど横ばいです。

では、この国は何の産業が伸びてるのか。
突出して良い数字なのが「情報通信産業」です。

日本の他の産業の低迷をカバーしてるのが
情報通信産業ということなんですね。

普通だったらこれで終わるトコだけど、
もう少し細かく見て行きましょう。

情報通信産業にも種類がたくさんあります。

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細かく分けると、
通信業、放送業、情報サービス業、
インターネット付随サービス業、
映像・音声・文字情報制作業、
情報通信関連製造業、
情報通信関連サービス業、
情報通信関連建設業、研究。

ほとんどが大きな上昇をしているけれど、
伸びていない業種が2つだけあります。

それが、放送業と映像・音声・文字情報制作業。
テレビ関連の事業でしょう。
これらは成熟産業だなって感じがします。

中でも注目株なのが近年統計を取り始めて、
これから大きく伸びそうな業種です。

それが、「インターネット附随サービス業」

その中でも順番としては
1.ブログ、SNS運営
2.課金・決済代行業
3.ネット付随サービス業
4.ショッピング、オークションサイト運営
5.ウェブ情報検索サービス

売上はこの順番で大きくなっています。

それで、これらの業種が今後どの分野の
ビジネスがしたいかと注目しているのが
クラウドコンピューティングサービスです。

ということで、クラウドで何かするのが
今後一番、勝てるビジネスですね。

私の場合はネット物販なので、
業務効率化をクラウドベースで行うため
ここ数日は試験運用を開始しています。

こんな時代になってくると、
物販ってますます人手が
いらなくなってくるというか。。

すごい時代だなあ。