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Googleグループの共同トレイ機能は超便利。


「報酬の支払が失敗してます!」

えーと、本人に連絡するからちょっと待ってね。

「契約についてこちらの希望額を提示します。」

あ。すいませんシュミレーション出して下さい。

「出品完了しました!」

おおーすごいねやっぱプロの写真はいいね。

「出品できません。。」

むむむ。UPCエラーか症状バラバラやないか。
すいませんテストお願いします。

「ミーティングしましょう!」

じゃあAさんとBさんとCさんも追加しとくね。

ということで、社内の連絡事項は
主に作成してあるグループに
メッセージを投げて処理をしてもらってます。

それぞれChatwork、LINE、Facebook、Skypeと、
構成されてるメンバーのたまり場も
別々だったりするので全部開けてチェック。

だいたい2時間以内にスッカラカンになります。

グループ間の処理はこんな感じなんですけど、
お客様からの個別のメッセージはグループウェアを
使って返信をするようにしています。

グループウェアっていうのは、
要件ごとに来たメールアドレスを
担当をつけて返信できるツールのこと。

部署ごとに連携するチャットのグループと、
顧客対応のグループウェアがあるからこそ、
最少人数で最大の成果を発揮できるんです。

中でもグループウェアは何が一番良いかを
たくさんテストしてきました。

私が使ってるグループウェアは
1.サイボウズのメールワイズ、
2.メールディーラー
3.zendesk
この3種類ですね。

それぞれ特徴はあるんですけど、
一番設定が簡単で使いやすいのは
サイボウズのメールワイズです。

お客様から来たメッセージを
1.マネージャーが担当別に振り分けて、
2.担当が下書き保存、
3.マネージャーが一読して送信
ということができます。

ただ、最近ちょくちょく
「どこにも属さないちょっとしたグループ」
が発生することが多くなりました。

今、使ってるグループウェアに送ってもらうと
あーこれ他の人には見られたくないのに、
といった少しナイーブなグループです。

そこで、Google Appsでも同じことが
できないかなーということで調べてました。

今まで知ってた使い方は
メーリングリスト形式なので
ちょっと違うなあと思ってたんですよね。

Google Appsは設定をカスタマイズできるので
辿り着くまでにかなり時間がかかりました。
でも、ようやく使い方をマスターしました!

使い方まとめてるので読んでくださいね。

GOOGLE グループ(GOOGLE APPS)の
共同トレイを使い複数人でお客様対応
(カスタマーサポートを)を行う方法
quest.s196.coreserver.jp/www.9-4.jp/main/k08j…

そうか、共同トレイっていうのを使えば
担当に来たメッセージを割り当てて、
担当に返信をしてもらうことが出来るんだ。

おおーこれは便利。

ということで、プロジェクトごとの
ちょっとしたメッセージ関係は
Google Appsで小さなグループを作って
そこで消化するようになりました。

ただちょっとだけよろしくないのが、
「下書き保存ができない」という点です。

例えば新人さんが入社すると
大抵カスタマーサポートの
研修をしてもらうことになります。

じゃあとりあえずこのメッセージに
返信をしてみてくださいってことで、
担当を振り分けて、新人君がサクっと返信。

後で読み返してみると
「なんっじゃこりゃー(°Σ°)」
となって炎上しちゃったり(経験アリ)

なので、新人さんが対応する場合は
下書きを承認して送信する機能は
一般的なメッセージの場合は必須です。

それが無いんすよね、Google Apps。

ということで、Google Appsの
共同トレイ機能は今のところは
ある程度わかってるリーダー職以上を
呼び込んで返信してもらうことにしています。

もうメールは1対1で返す時代は終わったし、
CCに何人も追加したってしょうがない。

転送って無限にゴミメッセージが増えるんです。

無意味な伝言ゲームにならないように、
一発で完璧に仕事が終わるようになれば、
残りの多くの時間を自分自身の時間に費やせます。

是非マスターしてくださいね。

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